Beneficios de la interoperabilidad en una empresa

Uno de los conceptos más importantes cuando hablamos de sistemas ERP, digitalización y gestión empresarial es la interoperabilidad. Se trata de una de las ventajas primordiales que hoy día todas las organizaciones deberían valorar por encima de otros aspectos, ya que los datos y la automatización deben ser la prioridad para un correcto análisis de las necesidades del negocio.

¿Qué es la interoperabilidad empresarial y cuáles son sus principales beneficios? ¿Por qué parece que hay algunas empresas que a pesar de que usan un software parece que no consiguen despegar y continúan repitiendo los viejos patrones a la hora de realizar sus procedimientos administrativos? Te lo explicamos.

¿Qué es la interoperabilidad empresarial?

La interoperabilidad de una empresa es la facultad de conectar sus distintas funcionalidades y procesos para que cada herramienta informática que utilicen puedan intercambiar datos.

Esto te permite ser más productivo y reduce los costes de tu empresa, ya que si utilizas distintas tecnologías pero no hay una buena comunicación entre ellas, tienes que seguir repitiendo procesos de comunicación manuales para acceder a los datos.

En otras palabras, si dispones de un software de facturación, una herramienta de gestión de almacén, un software de control de la producción y un sistema TPV, lo ideal es que estén conectados y que compartan datos, en lugar de que cada herramienta trabaje con bases de datos diferentes.

Es de pura lógica pensar que si trabajas con distintos programas informáticos que no comparten un mismo registro o base de datos va a ser menos eficiente y los datos no se actualizarán en tiempo real, por lo que tendrás que hacer frente a una enorme cantidad de trabajo administrativo.

¿Cuáles son los beneficios de la interoperabilidad en una empresa?

La interoperabilidad tiene una serie de ventajas para las empresas que permiten que éstas funcionen de manera más óptima.

Hoy día es indispensable, porque una empresa que haya incorporado nuevas tecnologías, pero trabaje con herramientas que no comparten base de datos, seguirá siendo ineficiente y no se puede decir que esté aprovechando los beneficios de la transformación digital.

1. Accesibilidad a los datos en tiempo real

El personal de tu empresa de todas las áreas va a poder acceder a la información actualizada en cualquier momento.

Eso significa que si por ejemplo un responsable comercial cierra una venta, se envía una orden de envío directamente al almacén para recoger el producto y enviarlo al cliente.

Y para que eso sea posible, las personas del área de almacén deben tener acceso a través de un software de gestión que incluya los datos que acaba de registrar el comercial.

2. Productividad

Cuando el personal de los distintos departamentos de la empresa recibe los datos en tiempo real, los trabajadores pueden ser más productivos.

La razón de esto es que no hay que utilizar medios tradicionales para comunicar cualquier actualización de la base de datos, sino que todos los datos se actualizan automáticamente para todas las partes, por lo que se reduce el trabajo administrativo. Una reducción del trabajo administrativo ayuda a que el personal de cada área pueda enfocar su tiempo y esfuerzo en aquello que debe realizar.

3. Rapidez

En un mundo marcado por la inmediatez que exigen las ventas online, los procesos tienen que estar automatizados. De nada sirve que los programas informáticos no compartan un mismo registro o base de datos si ésta no se actualiza automáticamente.

Las personas esperan, por otra parte, que sus productos se procesen tan rápidamente como realizan los pedidos, por lo que acortar el tiempo de ciclo de procesamiento del pedido.

4. Evitar duplicidades

Al disponer de una sola base de datos y no de un registro diferente para cada departamento, evitarás duplicidades y los errores derivados de trabajar con herramientas que no comparten datos entre sí.

¿Cómo lograr la interoperabilidad en tu negocio?

Hay diferentes formas en las que tu empresa puede lograr que haya interoperabilidad entre los sistemas con los que trabaja. Y no todas son igual de realistas y eficientes, por lo que debes considerar la opción más adecuada y cómoda para que tu PYME pueda aprovechar los beneficios de la interoperabilidad.

1. Integrar los procesos de diferentes aplicaciones

Si trabajas con diferentes herramientas de software on-premise y deseas seguir manteniendo dichos programas instalados en tu propio servidor, pero quieres que haya interoperabilidad, una de las opciones es integrar las distintas herramientas para que trabajen con una sola base de datos.

Esto puede ser posible con la ayuda de un programador informático especializado en desarrollo e implantación ERP, pero puede suponer diversos problemas para tu negocio. Además de los costes de la implementación, que pueden ser muy elevados para una PYME, no todas las herramientas de software facilitan la integración con otras aplicaciones o ni siquiera disponen de una API.

En ocasiones, las empresas que se plantean al principio apostar por el desarrollo de software acaban desistiendo y dándose cuenta de que la mejor opción suele ser migrar a un software de gestión en la nube que incluya todos los módulos que necesitas.

2. Utilizar un solo software integrado

Para lograr la interoperabilidad, no necesariamente debes seguir usando las herramientas que has estado empleando hasta ahora. Puede haber interoperabilidad dentro de un solo software, ya que datos compartidos entre módulos. Por ejemplo, el ERP puede incluir un módulo de contabilidad cuyos datos estén basados en todas las facturas de ingresos y gastos que vas subiendo al área de facturación.

Además, utilizar un solo software de gestión en la nube te permitirá automatizar diversos procesos donde la interoperabilidad es indispensable. Por ejemplo, tu tienda online podrá compartir datos con tu sistema ERP a través del conector eCommerce, lo que facilitará que tu tienda en línea y tienda física trabajen con los mismos datos.

Y lo mismo se puede decir del TPV: tu inventario quedará actualizado automáticamente cada vez que se registre una venta o haya una entrada de mercancías, puesto que puedes llevar un inventario permanente.

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