¿Cómo calcular la base imponible de una factura?

Un concepto con el que autónomos y empresas deben estar familiarizados es la base imponible. Cuando te llega una factura de gasto, debes saber cómo desglosar los diferentes elementos para poder llevar un cálculo adecuado de la contabilidad. ¿Cómo calcular la base imponible si dispones de tan sólo del total a pagar?

Para que no te quepan dudas sobre cómo se calcula la base imponible y cómo desglosarla del IVA y el IRPF, hemos preparado este artículo. Recuerda que con un software de facturación online como myGESTIÓN no tendrías que hacer estos cálculos manualmente, lo que te sería de gran ayuda para presentar tus declaraciones de impuestos.

¿Qué es la base imponible?

Lo primero es tener clara la definición de base imponible. No, no es equivalente al importe total de una factura.

La base imponible es el importe neto, es decir, el importe de la factura antes de aplicar el IVA y el IRPF.  Como autónomo, debes tener muy claro que una factura que está sujeta a IVA y en la que debes hacer retención del IRPF, con la base imponible no basta. Necesitas aplicar el tipo de IVA que corresponda a la actividad (21%, 10% o 4%) y la retención del IRPF (del 15% o el 7% si estás en los dos primeros años de actividad).

Ojo, el IRPF se aplica sobre la base imponible, no sobre la base imponible y el IVA. Por ejemplo: si haces una factura donde la base imponible es de 500 euros, la factura con el 21% IVA será de 605 euros, pero el IRPF se aplica sobre la base imponible, y por lo tanto el resultado será de 75 euros.

Así, para que lo veas más claro, el resultado de la factura sería el siguiente:

Base imponible (500 euros) + 21% de IVA - 15% de IRPF =  500 euros + 105 euros -75 euros = 530 euros

Ahora bien, esto es fácil de calcular en las facturas de ingresos. Y mucho más si lo haces con un software de facturación online, donde el cálculo se hace solo al introducir la base imponible de la factura.

¿Cómo calcular la base imponible a partir del IVA?

En las facturas de gasto, a lo mejor te resulta más complicado saber cuál es la base imponible. En realidad es muy sencillo, porque todas las facturas deben tener la base imponible y el IVA desglosado claramente especificados, pero te lo enseñamos por si no lo tienes claro.

Supongamos que tienes una factura a pagar de 300 euros. Ese es el importe total de la factura, incluyendo base imponible e IVA. A la hora de hacer tus declaraciones del IVA, necesitas sumar todas las bases imponibles, por lo que debes tener claro este concepto. Ahora bien, ¿cómo calcular cuál es la base imponible a partir del IVA si no lo has identificado en la factura?

En realidad se puede saber con una sencilla fórmula:

Base Imponible = Total de la factura / (1 + IVA/100)

Por tanto, si el total de la factura a pagar es de 300 euros, sólo tenemos que aplicar la fórmula para saber qué parte de esos 300 euros es base imponible y qué parte corresponde al IVA.

Base imponible = 300 euros / (1 + 21/100) = 300 / 1,21 = 247.93 euros

Por tanto, la base imponible de esta factura sería de 247,93 euros y el IVA sumaría 52,07 euros.

¿Cómo calcular la base imponible a partir del IRPF e IVA?

El proceso para calcular la base imponible si tenemos el dato del IRPF es muy similar. Ten en cuenta que si te han aplicado también la retención del IRPF, puedes aplicar una fórmula para calcular la base imponible fácilmente.

Base Imponible = Total factura / (1 + IVA/100 - IRPF/100)

En el mismo ejemplo anterior, el resultado sería el siguiente:

Base imponible = 300 euros / (1 + 21/100 - 15/100) = 300 / (1 + 0,21 - 0,15) = 300 / 1,06 = 283,02 euros

Por tanto, en una factura donde el total a pagar es de 300 euros, si se ha aplicado el IVA y el IRPF, la base imponible corresponde a 283,02 euros. Si además quieres saber a cuándo corresponde el IRPF y el IVA, la fórmula es también muy sencilla.

Para calcular el IVA, multiplica la base imponible 283,02 euros x 0,21, lo que te daría 59,43 euros. En el caso del IRPF, tendrías que multiplicar la base imponible 283,02 x 0,15, lo que te daría como resultado 42,45 euros.

Puedes tú mismo comprobar que sería correcto:

283,02 + 59,43 - 42,45 = 300 euros

Calcular base imponible, IVA e IRPF de forma fácil

Cuando tienes que realizar muchas facturas todos los meses, el cálculo de la base imponible, IVA e IRPF puede convertirse en una pesadilla. Hacer estos cálculos en una hoja de Excel puede ser fácil, pero es muy fácil acabar cometiendo un error, ya que no es un proceso automatizado sino manual.

Si eres autónomo, ya sabes que la mejor forma de calcular IVA y retención de IRPF en tus facturas es utilizar un software de facturación online como myGESTIÓN, donde lo único que tendrás que hacer es colocar la base imponible en tus facturas de ingreso y el software te calcula automáticamente el IVA, el IRPF y el importe total. En cuanto a las facturas de gasto, sólo tienes que identificar dónde está la base imponible en la factura e incluirla en el programa, indicar si lleva retención y qué tipo de IVA, y el cálculo se hará automáticamente.


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