Diferencia entre albaranes y facturas

Un elemento de gran importancia que debes gestionar en tu negocio son las facturas y albaranes. Pero, ¿conoces las diferencias entre ambos tipos de documentos y cuál es la finalidad de cada uno?

Aunque si tienes un comercio es probable que crees albaranes de manera habitual, vamos a aclarar algunos puntos para que tengas conciencia de su importancia y valor, así como su condición a nivel.

¿Cuál es la diferencia entre los albaranes y facturas?

La diferencia principal entre un albarán y una factura la vemos en su función y su valor legal en las transacciones comerciales. Ambos son documentos comunes en operaciones de compra-venta, pero tienen una finalidad distinta.

Tal como explicamos anteriormente en el artículo Qué es un albarán y para qué sirve, se trata de un documento mercantil que tiene como objetivo que el comprador pueda verificar que la mercancía se ha entregado correctamente.

Mientras que el albarán es un documento que acredita la entrega de mercancías o servicios, la factura refleja una transacción de compra-venta con todos sus detalles y genera una obligación de pago.

Ambos pueden servir como comprobante de que el vendedor ha enviado o entregado los productos, y el comprador los ha recibido, pero sólo la factura tiene valor para Hacienda como justificante de la operación. En ésta se detalla la descripción de los productos y servicios, cantidades, precio unitario, impuestos y datos del emisor y receptor.

El albarán no tiene un valor fiscal ni en sí mismo supone una obligación de pago. Más bien es un documento cuyo objetivo es simplemente confirmar la entrega de los productos y suele entregarse junto con la mercancía y el receptor tiene que firmarlo para dejar constancia de su recepción.

Por su parte, hay que tener en cuenta que las facturas con valor legal a efectos fiscales se envían después de la entrega de los productos o servicios. En caso de que simplemente quieras mostrar el precio o dar un presupuesto para gestionar un anticipo de parte del pago, siempre es posible crear facturas proforma.

¿Es obligatorio crear albaranes y facturas?

Crear facturas de las ventas de productos y servicios que realices es obligatorio, salvo en los casos de determinados negocios, que pueden emitir una factura simplificada o ticket para las pequeñas operaciones.

En el caso de los albaranes, al no tener una validez fiscal, no es obligatorio crear y almacenar albaranes, pero sí es conveniente para evitar malos entendidos y discrepancias en los envíos. También muchas veces ocurre que, si no se ha generado una factura todavía, el albarán nos pueda servir como referencia para generar la factura, en caso de que sea un albarán valorado, es decir, que refleje los precios.

Hay un caso muy importante en el que, sin embargo, sí que debes conservar los albaranes. Y es cuando haces facturas recapitulativas en las que las descripciones hacen referencia a albaranes de envíos realizados, de manera que sin los albaranes no se podría entender a qué hacen referencia los conceptos de la factura recapitulativa.

Por otra parte, el almacenamiento de albaranes siempre puede ser útil a nivel operativo, ya que muchas veces suele ser necesario enviar un albarán electrónico por email a los clientes, y en caso de que no les haya llegado o te lo soliciten, siempre puedes volver a enviarlo.

¿Cómo crear albaranes y facturas en tu empresa?

Ahora que tienes clara la diferencia entre albaranes y facturas, es probable que te preguntes cuál es la mejor forma de hacerlos y almacenarlos para no equivocarte y poder localizar cualquier documento fácilmente.

En algunas ocasiones, las empresas utilizan documentos de Word o Excel para generar sus facturas y albaranes, pero debes tener en cuenta que cada vez es más importante que tu empresa empiece a dar pasos hacia la utilización de un software específico de facturación. Y esto no sólo porque a partir de julio de 2025 existirá la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las empresas, como consecuencia de la Ley Crea y Crece, sino también porque gestionar tus facturas y albaranes digitalmente es mucho más fácil, eficaz y productivo a la hora de manejar un alto volumen de operaciones.

Utilizar un software de facturación que te permita crear facturas electrónicas conforme a la legislación será clave para que no tengas problemas en el futuro, ya que continuar las facturas manualmente como hasta ahora puedes ser objeto de sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

Nuestra recomendación es que optes por una solución como myGESTIÓN, donde no sólo podrás crear las facturas electrónicas de manera legal y tenerlas almacenadas en tu sistema, sino que también podrás crear tus albaranes para cada envío que realices y llevar una mejor gestión documental.

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