¿Qué impacto tiene la facturación en la contabilidad?

La gestión de facturación y la contabilidad son dos obligaciones que están claramente interrelacionadas, y cada una puede tener consecuencias sobre la otra.

Esto lleva a que muchas veces las empresas acaben cometiendo errores en la gestión contable debido a que se producen errores en la facturación. Aunque también se pueden cometer errores a la hora de emitir o registrar facturas como consecuencia de alguna acción vinculada con el proceso contable.

Si no quieres que esto se produzca en tu empresa es de vital importancia que puedas asegurar la máxima integración entre ambos procesos, y trabajes con una herramienta de software ERP que te permita automatizar la facturación y la gestión contable.

¿Qué relación tiene la facturación y la contabilidad?

La facturación y la contabilidad vienen a ser dos caras de la misma moneda. Ambas son obligaciones legales que toda empresa que realice una actividad económica debe llevar a cabo, si bien en el caso de los profesionales por cuenta propia, al no ser una sociedad mercantil, no tienen que hacer el depósito de cuentas en el Registro Mercantil:

• Facturación: se trata de aquellos documentos que registran las ventas de productos o servicios, y donde se detalla la cantidad, concepto, precio, impuestos aplicables, datos del emisor y del receptor, fecha y número de la factura. Pueden ser de ingreso o de gasto y cada una debe almacenarse en el correspondiente Libro de Facturas.


• Contabilidad: se trata de la información registrada de todas las transacciones y operaciones realizadas por la empresa, y que debe registrarse en los libros contables. Todas las facturas emitidas o recibidas deben integrarse en el sistema contable. Además, en el proceso contable hay que asegurarse de que existe una plena conciliación entre los datos del banco, los libros contables y la facturación.

Son los datos de facturación los que permiten a las empresas elaborar las declaraciones tributarias correspondientes al Impuesto de Sociedades o IRPF, por lo que su impacto en los resultados de la empresa es determinante para cumplir con la legislación y evitar sanciones.

Además, las cuentas de la empresa deben aprobarse, legalizarse y depositarse en el Registro Mercantil, en caso de que se trate de una sociedad, de modo que se puedan reflejar de forma precisa las cuentas de la empresa. Asimismo, hay que tener en cuenta que a la propia empresa le interesa gestionar la contabilidad para llevar un control de las facturas impagadas y la morosidad.

La realidad de muchas empresas, sin embargo, es que hay un gran desajuste entre el área de facturación y contabilidad, lo que suele dar lugar a muchos errores debido a la falta de herramientas que faciliten la automatización.

¿Por qué se producen errores en el traspaso a contabilidad?

Las empresas por lo general suelen utilizar un software de facturación para crear, modificar y almacenar las facturas de ingresos y gastos. Estas facturas se traspasan posteriormente al área contable, lo que se conoce como un traspaso a contabilidad.

El traspaso a contabilidad debe llevarse a cabo de la manera más eficaz y automatizada posible, evitando errores de cualquier tipo que puedan afectar a la información financiera de la empresa. Cuando se traspasan las facturas a contabilidad, se pueden llevar a cabo todos los procesos ligados a ésta, como la elaboración de la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance de situación, la conciliación bancaria o el análisis del flujo de efectivo de la empresa.

Generalmente, los errores en los traspasos a contabilidad se producen por estos motivos:

• Errores en las facturas: si las facturas que se han hecho contienen errores, la persona de contabilidad debería cerciorarse de ello, pero en caso de que no sea así, dicho error se acabará reflejando en la contabilidad.


• Falta de automatización: cuando se lleva a cabo el traspaso a contabilidad de manera manual, hay un mayor riesgo de que se cometan errores humanos y no se reflejen los números correctamente.


• Incompatibilidad de sistemas: quizás estés utilizando un software de gestión de contabilidad por un lado que no conecta con tu software de facturación, por lo que a la fuerza tienes que hacer el traspaso a contabilidad de manera manual, con el consiguiente riesgo de fallos.

Mejora la integración entre facturación y gestión contable

Si quieres evitar los procesos operativos ineficientes y los errores derivados de la gestión manual, lo mejor es empezar a trabajar con un ERP que incluya también un módulo de gestión de contabilidad.

Con este tipo de herramienta, podrías hacer todas las operaciones relacionadas con la facturación, la conciliación bancaria, la elaboración de los libros contables y la presentación de las declaraciones tributarias de manera automática.

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