¿Qué es la contabilidad colaborativa?

A medida que las empresas se van digitalizando y gestionan sus datos desde un software en la nube, surgen nuevos conceptos y metodologías en los procesos de gestión contable que es importante incorporar. Uno de ellos es la contabilidad colaborativa, cuyos efectos pueden ser decisivos para mejorar la eficiencia en la gestión administrativa de las empresas.

En este post te explicaremos qué es la contabilidad colaborativa, cuáles son sus ventajas y funciones y cómo puedes aplicarla en tu negocio a través de un software de gestión contable.

Contabilidad colaborativa: definición y concepto

La contabilidad colaborativa es simplemente una metodología de trabajo para la gestión contable en las empresas, basada en la colaboración activa entre el negocio y la asesoría, o en caso de que se gestionen los procesos contables internamente, entre el Departamento Contable y el resto de la empresa.

Se diferencia de la gestión contable tradicional en que ésta utiliza un sistema integrado que permite automatizar los procesos de contabilidad y compartir una misma base de datos para facilitar las operaciones. En este sentido, ya no es necesario tener un software de contabilidad por un lado y gestionar las facturas por otro, sino que puede centralizarse todo en una sola herramienta que permite maximizar la eficiencia y la automatización.

¿Qué ventajas tiene la contabilidad colaborativa en las empresas?

Los beneficios de la contabilidad colaborativa en las organizaciones se dejan ver en distintas áreas.

• Automatización en la gestión contable: tan pronto como se crean las facturas se pueden hacer automáticamente los asientos contables. Esto permite también desarrollar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación de manera automatizada, sin tener que realizar los cálculos manualmente.


• Conciliación automática: puedes asegurar la conciliación entre los movimientos bancarios y los datos de tus facturas y nóminas de manera automatizada, sin que tengas que llevar a cabo este proceso de manera tradicional a través de Excel.


• Colaboración empresa-asesoría: tu asesoría no tendrá que llevar a cabo los procesos de forma tradicional, sino que el cálculo de los datos será mucho más rápido, lo que contribuirá a evitar errores y facilitar la gestión tributaria y contable.


• Trazabilidad: podrás hacer un mejor seguimiento de las operaciones, ya que todos los datos quedan registrados en el software, y se puede determinar qué usuarios han hecho y en qué momento.


• Mayor precisión en los datos: las empresas pueden asegurarse de que los datos que tiene su asesoría se corresponden de manera precisa con los datos que hay en sus libros de facturación, ya que se trabaja con un mismo software, en lugar de tener que enviar y compartir archivos por e-mail u otros medios, y hacer la contabilización manual.


• Cumplimiento de los plazos: una gestión de la contabilidad que se realiza de forma colaborativa permite facilitar el cumplimiento de los plazos en la presentación de modelos tributarios o de las cuentas anuales, ya que se trabaja con una herramienta que ahorra tiempo y permite automatizar los procesos para que se lleven a cabo de manera más rápida.


• Facilitar la comunicación: en la contabilidad siempre hay elementos cambiantes que tienen que reflejarse en el Balance de Situación, como es el caso por ejemplo del inventario, cuyo valor se debe reflejar de manera precisa, y es necesario que tanto la asesoría como la empresa cuenten con los mismos datos.

¿Cómo aplicar la contabilidad colaborativa en tu empresa?

Para aplicar la contabilidad colaborativa es indispensable empezar por la digitalización de tu negocio.

Las facturas deben poder crearse de manera electrónica (además, debes tener en cuenta la obligación de la factura electrónica), y quedar almacenadas en tu software de facturación online myGESTION.

Puedes además mantener tu inventario actualizado, ya que lo tendrías conectado con el sistema TPV y tu tienda online, y los datos que reflejan serían precisos y exactos.

Contar con este tipo de software te permitiría poder elaborar los modelos tributarios automáticamente (Impuesto de Sociedades, IVA, etc.), pero también llevar toda la gestión contable, hacer el cierre anual y llevar un registro de toda la actividad económica y financiera de la empresa.

A partir de aquí, el proceso puede ser muy sencillo. Sólo debes crear un usuario para que tu asesor fiscal pueda acceder a los datos de facturación y las herramientas de gestión contable en tu empresa, y realizar los cálculos a través de nuestra herramienta.

En caso de que tengas una asesoría, puedes utilizar el programa de contabilidad de myGESTION, que es una solución multiempresa y te permite llevar la gestión contable de tus clientes, manteniendo los datos almacenados en un mismo software, y pudiendo gestionar los permisos de acceso para las distintas personas involucradas.

Nuestro consejo es que utilices una solución empresarial avanzada como myGESTIÓN, que incluya todas las funcionalidades para una gestión integral de tu negocio, lo que incluye la gestión de la contabilidad colaborativa, de modo que se pueda facilitar la toma de decisiones y mejorar la eficiencia en los procesos administrativos y contables.


Etiquetas: programa de Contabilidadsoftware contable