¿Qué es la contabilidad colaborativa?

A medida que las empresas se digitalizan y gestionan sus datos en la nube, surgen nuevos conceptos. Estas metodologías en gestión contable son importantes de incorporar. Uno de ellas es la contabilidad colaborativa, cuyos efectos pueden ser decisivos para mejorar la eficiencia en la gestión administrativa de las empresas y la reducción de las tareas repetitivas.

En este post explicaremos qué es la contabilidad colaborativa y cuáles son sus ventajas y funciones. Además, también abordaremos cómo es el trabajo real diario con un software de gestión contable que permita la colaboración.

Contabilidad colaborativa: definición y concepto

La contabilidad colaborativa es una metodología de trabajo para la gestión contable en las empresas. Se basa en la colaboración activa entre el negocio y la gestoría o, si se gestionan los procesos internamente, entre el Departamento Contable y el resto de la empresa.

Se diferencia de la gestión contable tradicional porque utiliza un sistema integrado que automatiza los procesos y comparte una misma base de datos. Así, ya no es necesario tener un software de contabilidad y gestionar las facturas por separado, sino que todo se centraliza en tiempo real en una sola herramienta, para maximizar eficiencia y automatización de tareas contables.

Se diferencia de la gestión contable tradicional en que ésta utiliza un sistema integrado que permite automatizar los procesos de contabilidad y compartir una misma base de datos para facilitar las operaciones. En este sentido, ya no es necesario tener un software de contabilidad por un lado y gestionar las facturas por otro, sino que puede centralizarse todo en una sola herramienta que permite maximizar la eficiencia y la automatización.

¿Qué ventajas tiene la contabilidad colaborativa en las empresas?

Los beneficios de la contabilidad colaborativa en las organizaciones se dejan ver en distintas áreas.

• Automatización en la gestión contable: tan pronto como se crean las facturas se pueden hacer automáticamente los asientos contables. Esto permite también desarrollar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación de manera automatizada, sin tener que realizar los cálculos manualmente.


• Conciliación automática: puedes asegurar la conciliación entre los movimientos bancarios y los datos de tus facturas y nóminas de manera automatizada, sin que tengas que llevar a cabo este proceso de manera tradicional a través de Excel.


• Colaboración empresa-asesoría: tu asesoría no tendrá que llevar a cabo los procesos de forma tradicional, sino que el cálculo de los datos será mucho más rápido, lo que contribuirá a evitar errores y facilitar la gestión tributaria y contable.


• Trazabilidad: podrás hacer un mejor seguimiento de las operaciones, ya que todos los datos quedan registrados en el software, y se puede determinar qué usuarios han hecho y en qué momento.


• Mayor precisión en los datos: las empresas y profesionales pueden asegurarse de que los datos que tiene su asesoría se corresponden de manera precisa con los datos que hay en sus libros de facturación, ya que se trabaja con un mismo software, en lugar de tener que enviar y compartir archivos por e-mail u otros medios, y hacer la contabilización manual.


• Cumplimiento de los plazos: una gestión de la contabilidad que se realiza de forma colaborativa permite facilitar el cumplimiento normativo de los plazos en la presentación de modelos tributarios o de las cuentas anuales, ya que se trabaja con una herramienta que ahorra tiempo y permite automatizar los procesos para que se lleven a cabo de manera más rápida.


• Facilitar la comunicación: en la contabilidad siempre hay elementos cambiantes que tienen que reflejarse en el Balance de Situación, como es el caso por ejemplo del inventario, cuyo valor se debe reflejar de manera precisa, y es necesario que tanto la asesoría como la empresa cuenten con los mismos datos actualizados en tiempo real.

¿Cómo aplicar la contabilidad colaborativa en tu empresa?

Para aplicar la contabilidad colaborativa es indispensable empezar por la digitalización de tu negocio.

Las facturas deben poder crearse en formato electrónico, acorde a la normativa de la Ley Crea y Crece. Además, deben permanecer almacenadas en el software de facturación, junto con el resto de documentos (presupuestos, pedidos o albaranes). También posibilita mantener tu inventario actualizado, ya que estará conectado con el sistema TPV y tu tienda online. Los datos serán precisos y exactos.

Contar con este tipo de software permite elaborar los modelos tributarios automáticamente, como el Impuesto de Sociedades o el IVA. Además, puedes gestionar toda la contabilidad, hacer el cierre anual y llevar un registro completo de la actividad económica y financiera de la empresa.


A partir de aquí, el proceso es muy sencillo. Sólo crea un usuario para que tu asesor fiscal acceda a los datos de tu facturación. Podrá usar las herramientas de gestión contable en tu empresa y realizar directamente el trabajo sobre myGESTIÓN.

Si tienes una asesoría, puedes usar el programa de contabilidad de myGESTIÓN. Es una solución multiempresa que permite gestionar la contabilidad de tus clientes. De esta forma, los datos se integran dentro de la misma herramienta y puedes darle acceso a tu gestor.

Nuestro consejo es usar una solución avanzada de contabilidad, que incluya todas las funcionalidades para gestionar integralmente tu negocio y facilitar la toma de decisiones. Esto incluye la contabilidad colaborativa, lo que facilita las decisiones y mejora la eficiencia administrativa y contable.


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