Cuáles son los 5 mejores programas de Contabilidad 2024
Ricardo escribió este artículo el 01/01/2024, en la categoria: Contabilidad
Todo aquel que se dedique a la gestión contable y fiscal de un negocio sabe que es un área donde es preciso el apoyo informático. Un mínimo error puede desembocar en una sanción económica o administrativa para la empresa, y precisamente por este motivo, es necesaria la automatización de tareas. Un programa de contabilidad online, además de ahorrar tiempo y procesos manuales, permite minimizar al máximo los errores contables y aprovechar al máximo los recursos.
A continuación tienes a tu disposición una guía para que elijas el software contable más adecuado para tu empresa o para tu actividad como autónomo. Existen varios tipos de programas según las necesidades de cada negocio: herramientas cloud/web o instaladas en local, gratis, de pago, etc.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. ¿Cómo elegir el mejor programa de contabilidad?
2. TOP 5 Mejores programas de contabilidad
3. Comparativa de los mejores software de contabilidad
¿Cómo elegir el mejor programa de contabilidad?
A priori puede parecer una pregunta fácil de responder, pero la solución es más compleja de lo que parece. A la hora de elegir una plataforma para llevar la contabilidad, entran en escena varios factores en función de las exigencias de cada empresa. Una multinacional no utiliza el mismo software de contabilidad que una pyme porque no precisa de funciones avanzadas que sí requiere una gran compañía.
A menudo se confunden las características de un programa de contabilidad con las de un software de gestión y facturación. Este último tiene funcionalidades más amplias, como la gestión de almacén o el registro de albaranes y facturas, que permiten la administración integral de la empresa. Muchas pymes y autónomos externalizan la contabilidad a profesionales (gestorías o asesorías fiscales). En este último caso, la pequeña o mediana empresa sólo necesita la parte de gestión y no tanto el módulo de contabilidad.
En cambio, si eres un trabajador por cuenta propia o tienes una empresa que controla sus labores tributarias y fiscales, te conviene la ayuda de una herramienta informática, tanto de gestión como de contabilidad. Te ayudará a simplificar procesos y ahorrar tiempo en la creación de facturas, asientos, balances o modelos de impuestos.
Vamos a ver qué tipos de programas vas a encontrarte en el mercado y qué debes tener en cuenta para optar por uno u otro:
Tipos de software contables
Depende de la naturaleza del software, hay que diferenciar entre varias tipologías:
- Precio: existen ERP con planes gratuitos o de pago. Hay software con versiones gratuitas muy potentes, aunque en general siempre es recomendable optar por la opción de pago. Estas son más completas, cuentan con mantenimiento e incluso con soporte técnico. Sólo por la asistencia, merece la pena pagar una cuota mensual o anual que asegure el correcto funcionamiento.
- Tipo de instalación: las más comunes son la instalación local u on premise y la instalación cloud. Con un software de contabilidad online dispondrás de más ventajas que con una versión local. Por ejemplo, podrás acceder a la base de datos desde cualquier dispositivo y lugar o, incluso, dar acceso al gestor para que trabaje desde su oficina.
- Tipo de versión: depende del proveedor de software que elijas, puedes contratar versiones estándar o versiones a medida. Las primeras ya están testadas por la comunidad de usuarios y, generalmente, a lo largo de varios años. Las versiones a medida, además de no estar probadas, ni contrastadas ni contar con feedback alguno, son notablemente más caras y complejas de implementar.
Funcionalidades básicas en un programa contable
De nada sirve utilizar un programa de contabilidad si luego se registran las facturas en papel. La facturación y contabilidad deben ir de la mano, ya que ambas zonas comparten información. La gran ventaja de los sistemas de contabilidad es la creación automática de asientos de ventas, compras, pagos o cobros. A partir de aquí, se generan los balances o los modelos de impuestos de la Agencia Tributaria.
Esta automatización sólo se consigue a partir de la integración de las facturas de ingresos y gastos y de los recibos asociados con los libros contables. Una vez aclarado que el software que elijas debe integrar esta funcionalidad, vamos a ver qué otros beneficios proporciona:
- Gestión del Diario Contable: registro de todo tipo de asientos, manuales o automáticos, a partir de las facturas emitidas y recibidas.
- Modelos fiscales y Libros contables: generación de los modelos de impuestos más habituales como el 303, 347 o 349. Registro de los diferentes libros contables de ingresos, gastos, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias.
- Balances: descarga de el balance de pérdidas y ganancias, sumas y saldos o el de situación, en formato Excel o PDF.
- Inventario: gestión de los bienes tangibles e intangibles de la empresa y su amortización en años o meses. Los asientos de amortización deben generarse también automáticamente, desglosados por mes o en un único asiento a final de año.
- Conciliación bancaria: proceso de comprobación entre los ingresos y gastos con las facturas de ventas y compras. Se sincroniza el extracto bancario con el software y se realiza la conciliación con los recibos de la facturación.
- Punteo y casación: similar al proceso de conciliación bancaria pero exclusivo para la contabilidad. Se puntea un asiento de una factura o alguna de sus partidas con los apuntes de los asientos de cobros y pagos.
¿Cuáles son los programas contables más usados?
La lista de proveedores y de plataformas contables es interminable. Por eso te vamos a mencionar algunos de los programas de contabilidad que más usan pymes y autónomos, unas son soluciones cloud y otras en local:
1. myGESTIÓN
El software de myGESTIÓN es la herramienta de gestión y contabilidad empresarial online para la digitalización de todo tipo de negocios. La herramienta tiene un diseño intuitivo y está enfocada a pequeñas y medianas empresas de diferentes tamaños y sectores.
ERP: facturación, contabilidad, almacén...
myGESTIÓN es un ERP Online integral que permite llevar todas las áreas de tu negocio. Puedes registrar los clientes, las facturas de compras y ventas (facturación electrónica), controlar los productos del almacén o gestionar la Contabilidad.
También tienes disponibles otros módulos más verticales cómo el módulo TPV, Producción o conexión con eCommerce. El programa se adapta a las exigencias de cada empresa y puedes contratar y configurar sólo lo necesario. Con toda la información centralizada, el sistema facilita la toma de decisiones final.
Traspaso automático de facturas
Al contar con la facturación conectada con el módulo de Contabilidad, puedes crear los asientos automáticamente a partir de las facturas de ingresos y gastos. Con sólo un clic, traspasa las facturas de un trimestre o del periodo que elijas. Si necesitas registrar un asiento manual, puedes hacerlo desde el Gestor de Asientos avanzado de la aplicación.
Mantenimiento y soporte técnico
Con la contratación de la solución de myGESTIÓN, se incluye el mantenimiento, actualizaciones, creación de copias de seguridad o la asistencia técnica. Puedes contactar con nuestro departamento de Soporte en cualquier momento para resolver la consulta que tengas o consultar las guías sobre la contabilidad.
2. SAP Business One
El software que comercializa la multinacional alemana es uno de los más usados por las grandes empresas a nivel mundial. Es un programa complejo y avanzado que cuenta con varios módulos especializados.
El ERP para las grandes compañías
El 25 % de estas empresas utilizan SAP para el procesamiento eficaz de datos empresariales y para la mejora del flujo de comunicación entre las organizaciones. Por su parte, SAP Business One o SAP B1 está enfocado a empresas de tamaño medio pero que requieren de funcionalidades avanzadas de marketing o de finanzas. SAP incluye funcionalidades como el control total sobre el producto, los clientes o un módulo CRM destinado a la información comercial.
Instalación local y cloud
El software puede instalarse tanto on premise como en la nube. La implantación en servidores propios siempre es más costosa y, además, no ofrece las mismas ventajas que la solución web.
Informes y Análisis financieros
Potenciado por SAP HANA, el sistema adaptado a enormes corporaciones, dota a SAP B1 de los informes y reportes financieros de todo tipo. Aunque Business One es una herramienta dirigida a medianas empresas, son negocios que necesitan de reportes y auditorías avanzadas.
3. PGConta
Es uno de los ejemplos de programas contables que se utilizan en local y se descargan e instalan directamente en el PC de trabajo. La instalación precisa que el ordenador tenga unos requisitos mínimos, aunque son relativamente fáciles de superar.
PGConta es un sistema como los de antes
Su diseño y su interfaz son clásicos. Si llevas utilizando programas de Contabilidad desde que aparecieron, su dinámica de trabajo te resultará familiar. En cambio, si ya te has acostumbrado a herramientas modernas, con interfaces y diseños actuales, PGConta no te encajará demasiado.
Cuanto más usuarios más rentable
PGConta tiene unos precios asequibles pero demasiado costosos para que se utilice sólo por un usuario. A más puestos o trabajadores que trabajen con el software, más rentable económicamente resulta el precio.
Mantenimiento no incluido
Los precios competitivos de este software de contabilidad on premise no incluyen el mantenimiento (actualizaciones y soporte técnico). Estos servicios los ofrecen aparte. Si no contratas el servicio, el programa no recibirá actualizaciones (de mejoras ni de seguridad), por lo que no es recomendable.
4. ContaYA
Es un programa de contabilidad gratuito que posibilita una gestión más avanzada y específica de los procesos contables de una pequeña empresa o autónomo. Como la opción anterior, también se instala de forma local (puede instalarse en remoto).
Herramienta gratuita pero mejor que Excel
Es una mejor herramienta que la de la suite de Office. No hay que aplicar fórmulas complejas ni encontrar la fórmula adecuada para calcular un nuevo dato contable. ContaYA es un software sencillo pero muy útil, tanto a nivel personal como profesional.
Ampliación a funcionalidades de pago
En la versión gratuita se incluyen las opciones más elementales y básicas a nivel contable. Para utilizar funcionalidades más avanzadas, como el Suministro Inmediato de Información (SII) y el envío a la AEAT (Agencia Tributaria) de los registros del IVA.
5. DistritoK
Esta empresa creada en Galicia, desarrolla un ERP a medida y 100 % configurable. Es un ERP que se instala también en local y no tiene alojamiento web. Es una plataforma dirigida a la administración empresarial y comercial más elemental en todo tipo compañías.
Contabilidad analítica
Uno de las opciones que permite DistritoK es la gestión de la contabilidad analítica. Permite la creación y organización por departamentos para asociarles las partidas de ingresos y gastos correspondientes o agregarles un porcentaje.
Depósito de cuentas anuales
Con la aplicación del Registro Mercantil, se crea automáticamente el archivo para la presentación de las cuentas anuales.
Comparativa de software de Contabilidad
De todas las soluciones, independientemente de si está diseñada en un entorno cloud y web o en uno local, son óptimas para gestionar todos los recursos, finanzas, obligaciones contables y fiscales de una empresa. Muchas de estos sistemas también
A continuación, tienes una tabla comparativa de los 5 mejores programas de contabilidad para pymes o autónomos. La comparación y análisis se han realizado en base a los siguientes criterios:
- Perfil de empresa: tamaño de organización al que se dirige el software
- Precio: coste mensual o precio de las licencias de uso
- Usuarios: precio de cada puesto de trabajo adicional para que los empleados puedan acceder al programa de manera simultánea
- Online o local: tipo de instalación de las soluciones. Puede ser en la nube o de forma local en los servidores de la oficina
- Soporte: si la asistencia técnica se incluye o no en el plan base
Principales ventajas de uso
Ya has visto todas las funcionalidades y programas que tienes a tu disposición para que elijas el más adecuado para tu negocio. Pero, ¿qué ventajas competitivas puede aportarte una solución contable? Te resumimos algunas de ellas a continuación:
- Integración con la facturación: el área contable de un negocio está estrechamente ligado con el departamento de facturación. Una vez generadas las facturas de ingresos o gastos, hay que reflejarlas también en el apartado contable. Tener integrada la facturación posibilita contabilizar las facturas y los recibos casi automáticamente, lo que evita trabajar doble en algunos aspectos como en la generación de los asientos.
- Ahorro de costes: muchas de estas herramientas, a pesar de que hay que tener unos conocimientos mínimos sobre contabilidad, tienen una curva de aprendizaje muy rápida. Puedes formar a uno de tus trabajadores para que se convierta un experto en el software y así evitar tener que externalizar estos servicios a una gestoría.
- Accesibilidad en tiempo real: se acabó eso de que la gestoría tenga toda la documentación y estés bajo su tutela. Ahora tienes el poder para controlar en tiempo real el área contable de tu negocio, independientemente de si externalizas el servicio o lo delegas a uno de tus trabajadores.
- Informes contables avanzados: estas herramientas especializadas te permiten descargar informes en tiempo real. Listados de mayor, balances, diario de asientos, diario resumen, libro de bienes de inversión, modelos...
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