¿Cómo gestionar bien el flujo de tus facturas?

La correcta gestión de facturas, tanto las emitidas como las recibidas, posee una gran relevancia de cara a realizar la contabilidad y estrategias de la empresa. Cuanto mayor es el flujo de facturación que entra y sale de nuestro negocio, mayores son muchas veces las dificultades para gestionarlo correctamente si no se disponen de los canales y herramientas adecuados.

Lo mejor es utilizar siempre un método y mantenernos fieles a ese método. Establecer unas fechas de envío automatizado de facturas, tratar de gestionar correctamente los pedidos esporádicos y unificar en un solo sistema la recepción de facturas. No tiene sentido, por ejemplo, que nos den facturas en papel y luego no las digitalicemos, por lo que esa información quedaría fuera del rango de nuestro programa de facturación.

Para poder facturar con eficacia hay que mantener una serie de procesos en funcionamiento. Si no lo hacemos, lo normal es que se acumulen una serie de errores humanos que luego traigan de cabeza al departamento de contabilidad a la hora de rellenar documentos fiscales.

Digitalización e historial de facturas expedidas

Cuando decidimos que siempre se van a digitalizar todas las facturas y se van a hacer de manera invariable en formato digital, empezamos a implantar una serie de cambios en nuestro negocio.

No se trata de utilizar ya un Excel para la elaboración de facturas, ni de tener que tenerlas almacenadas por carpetas en nuestro ordenador. Realizar la facturación de esta forma conlleva casi siempre una gran cantidad de errores, que van desde las direcciones postales de los clientes y los CIFS a los códigos de las facturas y las mismas fechas.

Por otro lado, mediante la facturación electrónica podemos garantizar la completa seguridad e identificar la factura enviada a nuestro cliente, impidiendo fraudes, modificaciones o cualquier malentendido que se pudiera producir como consecuencia del uso del formato digital.

Muchas veces, realizar las facturas de esta forma nos impide enterarnos mediante un solo vistazo de cuánta es nuestra facturación de un mes, cuánto IVA se ha recaudado, cuánto IRPF se nos ha retenido, etc. También se nos pasan por alto los errores que se hayan podido cometer en alguna de las facturas si se ha realizado manualmente y no de forma automatizada mediante un programa de facturación en la nube.

La mejor manera de solucionar esto es empezar a pensar en las facturas, no como documentos, sino como datos, que se acumulan en un determinado programa, se suman, se cruzan y automáticamente se visualizan en un panel donde numerosas cuentas que tendríamos que programar en un Excel aparecen ya hechas.

¿Cómo gestionar las facturas recibidas?

Las facturas recibidas muchas veces pueden venir por diferentes canales. En algunos casos, nos llegan por correo electrónico. En otros, se nos envían por correo postal. Luego están las facturas electrónicas que tenemos que descargar de nuestra cuenta de usuario en la página web del proveedor. Y así una gran variedad de sitios donde pueden situarse las facturas que nos han hecho.

Las facturas recibidas de nuestros proveedores son de gran importancia a la hora de desgravar el IRPF, por lo que no llevar un registro adecuado puede suponer no sólo el incumplimiento de la obligación legal de llevar un Libro de Facturas, sino también una gran pérdida de tiempo en contabilizar una gran cantidad de documentos que nos podrían ahorrar dinero en el pago de impuestos, pero que no se están contabilizando.

Nada es peor en una empresa cuando se descubre que se nos hicieron facturas que nos podíamos desgravar, y sin embargo éstas nunca llegaron a manos de la gestoría fiscal porque estaban perdidas u olvidadas en un correo electrónico. Empezar a establecer criterios claros acerca de todos los productos y servicios que se están adquiriendo, tanto fijos como variables, es de gran importancia para regularizar el almacenamiento de documentos en nuestro negocio.

Gestorías fiscales y errores humanos

Otro de los aspectos complejos que a veces se puede pasar por alto es el de las facturas rectificativas, que en muchas ocasiones suelen estar asociadas a confusiones que luego acaban provocando desajustes en los números. ¿Se incluyó la factura rectificativa en las cuentas? ¿Son los datos de facturación que hay en tu programa absolutamente reales?

Se ha demostrado claramente que la proliferación de ficheros en tu ordenador no sólo es perjudicial para la seguridad de tu historial de facturas, sino también para la eficacia de todas nuestras tareas de contabilidad y fiscalidad. Darse cuenta de los problemas que se están produciendo es el primer paso para tratar de solucionar la mala gestión de las facturas.

Poner en orden en los procesos de facturación es uno de los pasos importantes que se deben dar. No todo depende de la gestoría. De hecho, disponer de un programa de facturación facilita mucho las relaciones entre las empresas y las gestorías, facilitando una comunicación más fluida y unos mejores resultados de cara al futuro.


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