¿Cómo imprimir facturas?

La impresión de facturas electrónicas no suele ser lo más adecuado para ahorrar costes. No obstante, en cualquier negocio un cliente te puede pedir una factura en papel y tengas que imprimir el documento. ¿Cómo imprimir facturas y qué debes tener en cuenta?

Antes de plantearte imprimir una factura y dársela a tu cliente en papel, debes tener claro que la factura está bien hecha. Hay quienes utilizan plantillas de facturas gratis para imprimir, y tienen un Excel donde cambian los datos para crear e imprimir la factura manualmente. Esto puede ser una gran fuente de errores, y desde luego, no es lo más idóneo para un negocio que tenga un cierto número de clientes, donde se suele usar un software de gestión online.

Pasos para imprimir una factura en myGESTIÓN

Con el software de facturación online myGESTIÓN imprimir una factura electrónica es muy sencillo.

1. Una vez nos logueamos con nuestro usuario, tenemos que irnos al panel de la izquierda y buscar “Ventas > Facturas”.


2. A continuación, seleccionamos la factura del cliente que deseamos imprimir. Verás que las facturas se pueden ordenar por cliente, número o fecha, por lo que te resultará muy fácil localizarla.


3. Una vez hayas pulsado en la factura, verás que se colorea de color gris. Debes darle entonces a donde dice “Impresión”, en la parte superior de la pantalla, y después a “Imprimir documento”.


4. Cuando le hayas dado, se abrirá una ventana en la que aparece tu factura, que te puedes descargar en pdf y simplemente darle a Archivo > Imprimir desde el programa que utilices para abrir el documento.

De este modo, puedes imprimir una factura a tu cliente de la manera más rápida y sencilla. Recuerda que debes tener tu impresora encendida y correctamente instalada para poder imprimir documentos.

¿Cuándo puedes necesitar imprimir una factura?

En muchas tiendas físicas, te pueden solicitar una factura impresa cuando quien compra representa a una empresa o es autónomo.

Las facturas son un documento que atestigua que se ha llevado a cabo la operación, por lo que si una empresa o autónomo desea desgravar en el Impuesto de Sociedades o IRPF, o bien deducir el IVA en su próxima declaración, lo lógico es que te pida factura.

Si no nos piden una factura expresamente, no es necesario que la imprimamos, pero sí que debemos emitir factura en nuestro programa de facturación. Por lo general, si tenemos un TPV bastará con que imprimamos el ticket y se lo demos al cliente.

Por otra parte, si tu negocio es 100% online y no tienes contacto presencial con el cliente durante la transacción, lo lógico es enviarle un correo electrónico con la factura, por lo que tampoco necesitarás imprimir la factura.

¿Es obligatorio imprimir las facturas y almacenarlas en la empresa?

Según el artículo 30 del Código de Comercio, en España tienes obligación de conservar las facturas y todo documento administrativo hasta 6 años después de su emisión. Por su parte, la Ley General Tributaria indica que la prescripción se produce 4 años después de la emisión de las facturas.

No obstante, las facturas electrónicas tienen la misma validez que las facturas impresas en papel, siempre que contengan todos los datos que debe tener una factura.

Esos datos son los siguientes:

• Número de factura y serie


• Fecha de expedición


• Nombre y apellidos o denominación social de emisor y receptor


• El NIF o CIF de ambas partes


• La dirección de emisor y receptor


• La descripción de las operaciones


• El precio unitario sin impuestos


• El tipo impositivo aplicado


• La fecha en la que se ha efectuado la operación.

Por tanto, no es obligatorio imprimir las facturas en papel, pero sí puedes tenerlas almacenadas en tu software de gestión empresarial de forma electrónica. Recuerda además que tu ERP debe estar adaptado a TicketBAI si tu empresa se ubica en el País Vasco.

¿Cuáles son las ventajas de NO imprimir facturas electrónicas?

Entre otros beneficios, la facturación electrónica puede tener muchos beneficios para la empresa.

• Ahorro de costes en papel y tóner.


• Ahorro de espacio. No necesitarás tener un archivo donde guardar todas las facturas impresas.


• Evitar pérdidas innecesarias como consecuencia de tener que almacenar las facturas físicamente.


• La transacción se lleva a cabo de forma más rápida y ágil.


• Contribuyes a mejorar el medio ambiente, al no malgastar papel ni usar la impresora innecesariamente.

Utiliza las facturas electrónicas en tu negocio

Da igual qué tipo de negocio tengas. La digitalización afecta a todas las empresas.

Las facturas se hacen mejor de manera electrónica, y no es necesario imprimirlas salvo casos excepcionales en que te las soliciten. De hecho, si alguien te pide factura en tu establecimiento, puedes proponerle enviársela por correo electrónico, y todos salimos ganando.

Piensa también que hoy día a la hora de hacer la contabilidad tienes que presentar tus impuestos electrónicamente, por lo que a la hora de hacer los cálculos, no tiene ningún sentido tener las facturas impresas.

De hecho, tampoco es conveniente tener en tu ordenador una colección de facturas en pdf, que tendrás que sumar y contabilizar una por una, con el riesgo de equivocarte. Esto es un trabajo enorme que ninguna empresa de cierto tamaño hace ya así, pero que tampoco las PYMEs deberían hacer de este modo.

Utilizar un software empresarial en la nube como myGESTIÓN es sencillo, te permite hacer facturas electrónicas, almacenarlas y enviarlas por correo electrónico.


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