Cómo numerar facturas para evitar problemas con Hacienda

Para evitar problemas con Hacienda, la numeración de las facturas es uno de los datos a los que se debe prestar especial atención. Pueden producirse errores humanos que pueden acarrear problemas o sanciones por parte del Fisco.

El remedio más eficaz para evitar estos errores y recibir alguna visita por parte de la Agencia Tributaria es utilizar un programa de facturación que numere las facturas por ti.

¿Qué hay que tener en cuenta en la numeración de las facturas?

Ya sean facturas de proveedores (compras) o de clientes (ventas) todas y cada una de ellas deben llevar una numeración que las identifique. Además, también han de incluirse en una serie de facturación donde la numeración de las facturas sea correlativa. No puede haber saltos en la numeración de las facturas ni varios documentos que compartan el mismo número de factura -cada número es único y exclusivo-.

La Agencia Tributaria distingue entre facturas simplificadas -tickets- y facturas completas. En ambos casos, es obligatorio por ley que aparezca tanto el número de factura como la serie de facturación en la que se incluye.

Las series de facturación son 'grupos' de facturas que tienen una continuidad numérica. Dentro de cada una de las series, la numeración y la fecha de las facturas ha de ser consecutiva. Es decir, no es posible registrar la factura 5 en el mes de octubre y la número 6 en el mes de junio.

Al comenzar cada año fiscal, se puede empezar la numeración del nuevo ejercicio desde el principio o continuar a partir de la última factura emitida del año.

Recomendaciones para numerar las facturas

En la web de la Agencia Tributaria exponen una serie de recomendaciones para la numeración de las facturas:

• Caracteres recomendados: para los números y letras de la serie se emplean ''0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ''. No se recomienda el uso de letras minúsculas ni las letras ''Ñ'' o ''W''.


• Espacios en blanco: se aconseja introducir un espacio en blanco entre los caracteres, pero ''nunca más de uno'', indican desde la AEAT. Por ejemplo, ''A 123''.


• Caracteres especiales: para separar el número de la factura de la fecha o del código de la serie de facturación, se aconseja utilizar algún carácter especial: guion medio ''-'', guion bajo ''_'', barra inclinada normal ''/'' y punto ''.''. Por ejemplo, ''A/123'' o ''A-123''.


• Si en el código de identificación de la factura incluye la serie de facturación, se aconseja que la serie aparezca primero, seguido del número de la factura.


• No debe haber espacios en blanco delante del texto: es decir, el texto ha de estar ajustado a la izquierda. ''A/123'' correcto y ''  A/123'' sería incorrecto.

En el ejemplo anterior, la letra ''A'' corresponde con la serie de facturación del documento. Como se contempla en la normativa sobre la numeración de facturas emitidas 1619/2010 de 30 de noviembre, es obligatorio por ley la expedición de facturas en series específicas de:

• Facturas rectificativas: la serie y numeración de las facturas rectificativas ha de ser independiente del resto.


• Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales debe existir una serie distinta.


• Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

Errores en la numeración y facturas proforma

Cuando se emiten facturas, es posible que surjan errores en la numeración de los documentos. Por ejemplo, un salto o duplicado en la numeración. Esta situación se soluciona con la generación de una factura rectificativa que corrija al documento erróneo.

En el caso de los duplicados, el fallo se puede enmendar a través de un arreglo manual. Por ejemplo, se añade un símbolo para diferenciar una factura de otra -con un símbolo como ''*'' o ''#''-.

En el caso de las facturas proforma, que no tienen validez ante el Fisco -puesto que sólo expresan un compromiso entre el comprador y el vendedor-, NO es necesario numerarlas.

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