6 consejos esenciales para controlar la facturación sin volverte loco

Si quieres controlar la facturación, debes aplicar algunos principios en tu negocio. Cuando no creamos un proceso para gestionar una determinada tarea o problema, nuestra tendencia es a improvisar. Y la improvisación implica, muchas veces, pérdida de tiempo y dinero.

En este post te enseñaremos algunos consejos para llevar un mayor control de la facturación y crear los procesos adecuados para que la administración de tu empresa vaya hacia delante.

Consejos para controlar la facturación

Un autónomo o PYME no tiene sólo que hacer facturas. Debe llevar un control de las mismas para evitar pérdidas, errores y complicaciones que den lugar a desajustes en la contabilidad.

Para que puedas llevar un buen control de tus facturas, te recomendamos que tengas en cuenta estos puntos.

1. Determina un día para hacer todas tus facturas

Para el caso de los profesionales autónomos que venden servicios, la mejor opción es hacer y enviar las facturas en un día determinado. O en un período de tiempo. Por ejemplo, entre los días 25 y 30 de cada mes.

De esta forma, te aseguras que las empresas dispongan de la factura a su disposición antes de la fecha en la que suelen pagar, generalmente a primeros o finales de mes.

2. Comprueba si hay errores

¿Cómo te puedes dar cuenta de un error en la facturación? Si sólo dependes de que el cliente se dé cuenta del fallo, es posible que hasta dentro de no mucho no lo sepas. Y entonces tendrías que emitir una factura rectificativa para solucionar el error.

Facturar no es un juego. Es una obligación contable que han de cumplir empresas y autónomos para poder hacer sus declaraciones de impuestos. Lo ideal es validar y comprobar las facturas, tanto las que se emiten como las que recibimos.

3. Utiliza el software de facturación adecuado

Cuando dispones de un programa de facturación online, tienes la opción de poder crear facturas de forma rápida y fácil. Sólo tienes que dar de alta a tus clientes, con sus datos y los tuyos, y luego generar las facturas con la información correspondiente. La numeración de las facturas se genera también automáticamente, por lo que es mucho más fácil evitar errores en este sentido.

Si hasta ahora has estado facturando manualmente, a través de un Excel, es posible que esta tarea de facturar te resulte muy pesada. Comprueba cómo hacerlo con un programa de facturación en la nube y verás cómo te puedes ahorrar un montón de horas de trabajo, especialmente si eres autónomo y gestionas tu propia contabilidad.

4. Lleva un control de las facturas impagadas

En ocasiones no llevamos un control de cobros de las facturas que hemos realizado. De tal situación se obtiene como resultado, en muchas ocasiones, tener problemas de liquidez. Nuestros clientes no han pagado en el plazo correspondiente, ni tampoco disponíamos de los mecanismos adecuados para reclamar el pago y poder disponer del dinero en la fecha correcta.

Si quieres controlar la facturación, debes llevar un registro de todas las facturas que no has cobrado. Sería importante también, sin embargo, que en las facturas viniese incluida la fecha máxima de pago, por ejemplo un mes. Y a partir de esa fecha, se generarían intereses de demora por no pagar a tiempo.

5. Lleva tu libro de registro de facturas al día

¿Llevas un libro de registro de facturas expedidas? ¿Lo tienes al día? Es posible que en alguna ocasión se te olvide facturar un trabajo que has realizado. Y al no hacer la factura, no te envían el pago. En algunas ocasiones, por las características del pedido o el momento en el que te encuentras, puede llegar a ser más fácil de lo que parece.

Si no quieres que te pase, lo ideal es llevar también un registro de los trabajos que realizas. Llevar un documento de Excel en el que estipules claramente qué trabajos has realizado, para quién, cuánto cuestan y la fecha en la que has enviado la factura.

6. Determina un día para realizar tus declaraciones trimestrales y anuales

Aunque muchas PYMEs delegan su contabilidad en una gestoría, si gestionas tú tu propio negocio debes estar pendiente de los plazos. Cada trimestre y cada año, dispones de un período de tiempo en el que puedes presentar tus declaraciones trimestrales de IVA e IRPF.

Especialmente si eres autónomo y gestionas tu propia contabilidad, no dejes de marcar un día en el calendario en el que rellenarás los documentos correspondientes. Lo ideal es que dispongas del Certificado Digital para poder hacer todas tus operaciones por Internet en la página de la Hacienda Tributaria. Pero si no te lo has sacado, también puedes utilizar el sistema de PIN 24H.

Espero que estos consejos te resulten útiles para controlar la facturación. Te invitamos a que utilices nuestro software de facturación myGESTIÓN. El registro es gratuito y puedes probar todas las funciones del software durante 15 días sin compromisos.


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