¿Cómo detectar problemas en la administración de tu empresa?

Uno de los primeros problemas que se suele encontrar en algunas empresas es precisamente que nadie es capaz de detectar e identificar los errores. Quizás porque pienses que siempre se ha hecho de esa forma o porque no seas consciente de que estás cometiendo fallos. ¿Qué se puede hacer para detectar problemas en la empresa?

El resultado muchas veces es que esos errores generan cada vez más dificultades en la gestión y administración de tu negocio, muchas veces sin que te des cuenta. ¿Hasta qué punto los fallos en la administración de tu empresa pueden llevarte a una peor gestión de la tesorería, a errores contables importantes o a la toma de malas decisiones?

Si quieres aprender las claves sobre cómo detectar problemas en tu negocio, es muy importante dejarte asegurar y prestar atención a las señales de que hay algo erróneo con tu empresa.

Tipos de problemas administrativos en tu empresa

Existen tres tipos diferentes de problemas administrativos. Estos pueden clasificarse de la siguiente forma:

1. El fallo humano (errores en la aplicación de procedimientos)

Los errores de procedimiento o cometidos por personas son aquellos que se producen cuando los trabajadores de tu empresa no siguen los protocolos o procedimientos administrativos correctamente. Podemos estar hablando desde errores de inventario hasta fallos en la creación de facturas.

Por ejemplo, imagínate que has establecido unos criterios generales para enfocar la forma de gestionar las facturas de proveedores, pero tu departamento contable no ha revisado si las facturas tenían algún error. Como consecuencia, un fallo humano en el procedimiento administrativo ha conducido a que se contabilicen facturas con errores.

La solución en estos casos viene a ser establecer criterios de control que permitan que, si una factura ha sido admitida erróneamente, el departamento de Contabilidad haga una verificación posterior para asegurarse de que la factura es correcta, contiene todos los datos (fecha, datos fiscales de la empresa, importe, IVA...). También es importante incidir en la formación del personal para reducir los fallos recurrentes.

El fallo humano, y éste tiende a ser inevitable, pero se puede minimizar al máximo cuando aprendemos a detectarlo y cuando utilizamos tecnología que reduzca las posibilidades de que ocurra.

2. Problemas con la estrategia de gestión administrativa

Otro de los problemas que debes detectar es si existen errores en la estrategia de gestión administrativa. Se trata de un problema de la dirección, no de los empleados.

Aquí ya no hablamos de si el personal está cumpliendo o no con las directrices establecidas para procesar documentos o facturas, sino de si el sistema que estás utilizando favorece la productividad y la eficacia o no. ¿Cómo gestiona tu negocio las facturas, la gestión de los pedidos, la actualización del inventario o las compras a proveedores?

Este es uno de los principales problemas de muchas PYMEs, que siguen utilizando herramientas obsoletas para su gestión administrativa. Como consecuencia, siguen una mala estrategia en la gestión de los flujos de información, que acaba dando lugar a problemas de productividad, un exceso de tareas manuales y repetitivas y falta de automatización.

Si la estrategia en la gestión administrativa plantea problemas, lo que necesitas es utilizar una tecnología ERP como myGESTIÓN que te permita optimizar los procesos para que sean más productivos y automatizables, y tu personal no tenga que perder una cantidad excesiva de tiempo.

3. Falta de integración de las tecnologías

Supongamos que tu empresa cuenta con tecnologías que favorecen la automatización y también tiene unas directrices y una formación que el personal responsable de cada área del negocio (almacén, ventas, compras...) tiene que seguir de manera rigurosa. ¿Qué otros problemas se pueden presentar en la administración?

Uno de los que a veces no somos capaces de detectar es la falta de integración de las tecnologías. Esto se produce como consecuencia de una mala estrategia de transformación digital, que ha dado lugar a que se utilicen múltiples herramientas de software de distintos proveedores que no trabajan de forma sincronizada ni comparten datos.

Como consecuencia, en lugar de aumentar la simplificación, el uso de distintas tecnologías ha aumentado la complejidad. Manejas un software para facturar, otro para gestionar tu tienda online, uno diferente para la gestión contable y es posible que incluso tengas un programa de gestión documental aparte.

¿Cuál es el resultado de esto? La dispersión de los datos y las dificultades para trabajar de forma colaborativa; también los problemas para crecer en el futuro y la necesidad de cambiar de ERP a medida que evoluciona la empresa. Aunque en este momento la dirección de la empresa ha sido proactiva en buscar soluciones para la automatización y la eficiencia, no lo ha hecho de manera planificada e inteligente.

Cómo solucionar problemas en la gestión de tu empresa

Hemos visto diferentes problemas administrativos que pueden producirse en tu negocio: 

• Si utilizas tecnología deficiente (por ejemplo, un ERP que no conecte con la tienda online), tus procedimientos de trabajo también van a ser deficientes (habrá fallos de sincronización de precios, productos, existencias y facturas).


• Y si tu personal tiene las herramientas, pero carece de la formación y los criterios esenciales para aprovechar su potencial, se van a seguir generando fallos administrativos que te generarán nuevos dolores de cabeza.

Si quieres evitar que esto se produzca es recomendable que centres el foco en la utilización de tecnología que se adapte plenamente a tus necesidades, como el software de gestión myGESTIÓN, donde puedes implementar los módulos ERP que desees según tus objetivos.

Y por otra parte, es determinante que potencies la formación de tu personal en el uso de las herramientas, manteniendo un contacto directo con nuestro equipo de soporte, revisando nuestra sección de guías de usuario y, si es la primera vez que vas a utilizar nuestro software, apuntándote a nuestro curso gratuito.


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