Dificultades al implementar un ERP en una pyme

Es muy probable que tu PYME tenga ya muy claro que necesita evolucionar hacia una mejor forma de gestión. Sin embargo, implementar un ERP no está exento de dificultades para un pequeño negocio, y es posible que tengas algo de resistencia al cambio. Al fin y al cabo, siempre has estado haciendo la gestión de los procesos manualmente y quizá no tengas muy claro si te acostumbrarás a hacerlo con un ERP.

Cambiar los hábitos en tu empresa siempre puede ser difícil, pero no hay otro camino. Si sigues manteniendo procesos que te llevan tanto tiempo y que implican un mayor riesgo de errores, tu empresa se quedará atrás y no podrás mejorar la productividad, que es de lo que se trata en un negocio.

En este post te mostraremos algunas de las dificultades al implantar un ERP y cómo puedes resolverlas al utilizar el software de gestión adecuado.

Dificultades al implementar un nuevo ERP y cómo resolverlas

Hay diferentes circunstancias que pueden darse cuando has tomado la decisión de implantar un ERP. Éstas son algunas de ellas.

1. Migración

Lo tienes todo en otro software, o incluso repartido en diferentes programas. A lo mejor te toca dedicar una gran cantidad de horas y horas de trabajo para mecanizar toda la información. No tienes muy claro si podrás hacer una migración eficaz de tu antiguo sistema al nuevo.

Aquí nosotros te recomendamos trabajar con herramientas flexibles, que faciliten la migración desde tu antiguo software. Por ejemplo, en myGESTIÓN es muy fácil migrar todos tus datos de otros programas, ya que puedes hacerlo en un formato estándar como un archivo Excel.

En caso de que no pudieras exportar los datos desde tu anterior programa, no es imprescindible trasladar toda la información para poder trabajar con un nuevo ERP. Recuerda que, de acuerdo con la Ley General Tributaria (58/2003), sólo tienes obligación de conservar las facturas de los últimos 4 años. Aún así, puedes mantener los datos en tu antiguo sistema y mecanizarlos de forma paulatina cuando los hayas exportado a un formato Excel.

2. Elección del software ERP

No todos los ERP pueden ser adecuados para tu negocio. Hay programas que son claramente muy limitados y no se adaptan a todos los procesos que tiene que llevar a cabo tu empresa. Otros son demasiado complejos y que claramente se alejan de lo que necesita tu empresa. Elegir un software que se adapte perfectamente a las características de tu negocio puede ser difícil.

Nosotros te recomendamos que antes de contratar e implementar un software, lo pruebes. Es la única forma de ver que de verdad incluye las funcionalidades que necesita tu empresa. Además, durante este período de prueba puedes comprobar cómo funciona su soporte técnico, así como probar las diferentes integraciones que podrías hacer. En myGESTIÓN puedes probar una demo con todo incluido GRATIS durante 15 días.

3. El modelo de pago y licencia de software

A la hora de implementar un ERP, puedes optar por un software open source (código abierto) instalado en tu propio servidor local o bien por un modelo de pago por uso que puedas utilizar desde la nube. No necesitas comprar un programa bajo licencia y hacerte cargo del coste de todas las actualizaciones. El modelo de pago por uso es muy cómodo, ya que solamente pagas una cantidad mensual según las funcionalidades y características del software que hayas contratado. Esto hace que resulte muy flexible, ya que si tu empresa crece, el programa crece con ella de manera proporcional.

El hecho de que tu ERP esté en la nube te ahorra también muchos problemas en el futuro. Te ahorras el coste de contratar un hosting, que puede ser tan elevado como el propio uso del software o más. Tendrías también el problema anexo de que la velocidad del software estaría limitada por las características del servicio de hosting que tienes contratado. Con un ERP en la nube como myGESTIÓN te ahorras la migración a otro servidor, ya que es tu proveedor quien aloja el software y tú simplemente entras con un usuario y una contraseña a tu cuenta.

4. Transformación de procesos

¿Qué procesos ya no serán necesarios cuando implementes el nuevo software? Esto es algo que debes valorar de antemano. Es importante saber en qué medida el software de gestión te va a ayudar a ahorrar tiempo. De nada te sirve utilizar una nueva tecnología informática si no te aporta ventajas competitivas. Debe suponer una mejora en la gestión del tiempo en todas las áreas de tu negocio.

Un software de gestión te ayuda a aumentar la automatización y transformación de procesos. Si no es así, es algo que deberías poder evaluar desde el principio, durante el período de prueba de la demo. Hay programas que no ofrecen suficiente integración de procesos, por lo que al final no aportan grandes ventajas a la hora de automatizar procesos y te obligan a seguir manejando diferentes herramientas, cuando lo ideal es que puedas integrar distintas aplicaciones.

Esperamos que, si te has encontrado con cualquiera de estas dificultades, te apuntes a nuestro curso de formación gratuito para dar tus primeros pasos con myGESTIÓN. Esto te ayudará a tomar bien la decisión final y saber cómo enfocar el proceso de implementación del software.


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