Errores comunes de facturación que podrías evitar fácilmente

En este post queremos darte una lista de errores comunes de facturación electrónica que casi seguro has cometido alguna vez.

Lo cierto es que hacer las facturas online no es algo que esté exento de fallos, especialmente si no utilizas la herramienta adecuada para realizarlas. A la hora de facturar nuestros productos o servicios, debemos en cualquier caso seguir las normas que nos marca la ley.

Cómo debemos hacer las facturas

La Agencia Tributaria nos enseña en este documento quién debe expedir factura y cuál debe ser el contenido de las mismas. Una factura que contenga errores puede no ser legal si no atiende a las exigencias de la normativa, por lo que es importante que a la hora de facturar sigamos todas las indicaciones.

En un post anterior ya te explicamos cómo hacer una factura legal, pero en este artículo queremos centrarnos más bien en esos errores comunes de facturación que a veces cometemos al hacer facturas.

Error 1: No introducir el código de factura correcto

Los códigos de factura deben seguir una serie y una numeración. Si hay saltos en la serie, y recibimos una inspección de Hacienda, la Administración notará que hemos borrado algunas facturas realizadas, lo que no es nada conveniente.

Pero puede que no haya saltos en la serie, sino que simplemente has hecho dos facturas con el mismo número o código de serie, lo cual tampoco es correcto. Muchos de estos problemas surgen cuando hacemos las facturas en una plantilla Excel y olvidamos cambiar el código. El problema se solucionaría utilizando un software de facturación en la nube.

Error 2: No colocar la fecha conveniente

Resulta que te has dado de alta como autónomo el día 14 de agosto, pero algunas de tus facturas están hechas el día 2 de febrero del mismo año. Claramente esto no es lo correcto, ya que significa que estabas desarrollando una actividad económica antes de darte de alta como autónomo y tener posibilidad de expedir facturas legalmente.

Comprueba siempre la fecha de tus facturas para que no levante sospechas y hazlas siempre posteriormente a haberte dado de alta en Hacienda y la Seguridad Social.

Error 3: No incluir el IVA… cuando tu factura debe llevar IVA

Al vender productos y servicios debes aplicar el IVA en tus facturas por norma general, pero naturalmente hay excepciones. Por ejemplo, cuando facturas un servicio a una empresa con domicilio en las Islas Canarias, que está exenta del pago del impuesto del valor añadido al ser un territorio insular.

O también hay otros casos, como por ejemplo las actividades artísticas, servicios de formación o colaboraciones periodísticas sujetas a Derechos de autor, que por ley están exentas de la tributación de este impuesto.

Error 4: No hacer la retención del IRPF correctamente

Aunque no todas las facturas deben incluir obligatoriamente las retenciones del IRPF, sí que debes incluirlo por ejemplo cuando facturas a otras empresas. En cambio, si emites una factura a un particular, éste no tiene capacidad de ingresar tu IRPF en Hacienda, por lo que tendrás que hacerle una factura sin la retención.

No incluir las retenciones del IRPF cuando tienes obligación de hacerlo supone un error, ya que si como autónomo o empresa tienes obligación de adelantar a Hacienda el IRPF de tus transacciones, las facturas deberían incluir el porcentaje correcto (en el ejercicio 2017, un 15% por norma general y un 7% para los nuevos autónomos).

Error 5: No colocar correctamente tus domicilio fiscal… o el de tu cliente

A la hora de colocar la información de facturación, debe aparecer obligatoriamente el CIF o NIF de tu cliente, el nombre o razón social, la dirección completa, el código postal y la ciudad y provincia. Pero también debes incluir estos mismos datos sobre ti mismo. En caso de que seas autónomo y no dispongas de un CIF, tendrás que incluir tu número de NIF.

Uno de los errores comunes de facturación relacionados con el domicilio fiscal tiene que ver con los cambios de domicilio. Por ejemplo, te cambias de oficina y empiezas a hacer las facturas con la nueva dirección. Sin embargo, aún no has hecho el cambio en Hacienda mediante el modelo 037. Por lo tanto, no puedes hacer facturas con la nueva dirección hasta que no hayas cambiado tu domicilio fiscal.

Error 6: No colocar claramente la cantidad facturada de forma desglosada

Es decir, puede que hayas hecho una factura erróneamente porque no has desglosado Base imponible, IVA e IRPF de manera clara y adecuada, lo que puede generar confusión.

Muchas veces, éste problema se debe a que hemos realizado la factura manualmente y hemos olvidado incluir alguno de los datos. Por lo tanto, te aconsejamos que empieces a utilizar un software de facturación para realizar tus facturas de manera mucho más fácil, rápida y sin los errores típicos, que luego te pueden dar más de un susto antes de que te lo imagines.


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