Los 5 errores en conciliación bancaria que debes evitar

La conciliación bancaria es un proceso complejo en el que muchos contables acaban cometiendo errores. La razón de esto es que muchas veces esta tarea se realiza de forma manual, utilizando programas de ofimática y comparando los datos entre la contabilidad y los extractos bancarios de forma completamente manual.

Cometer errores en la conciliación puede dar lugar a que tu contabilidad no sea realista, ni tenga el nivel de precisión que debería. Con frecuencia se pueden olvidar de mecanizar gastos que sí aparecen en los bancos, pero que deben llevar su correspondiente factura. Hacer la contabilidad correctamente es necesario para poder presentar el Impuesto de Sociedades, así como elaborar las cuentas anuales sin errores.

En este post te mostraremos algunos de los errores en conciliación bancaria más comunes que suelen cometer muchos departamentos de contabilidad que no usan un software de conciliación bancaria.

Errores en la conciliación bancaria

Cuando una empresa gestiona miles de operaciones, es muy fácil cometer un error. Los datos que obtenemos de nuestro banco pueden no ser exactos, ya que a veces se duplican los movimientos. Veamos algunos de los fallos más habituales que ocurren cuando se realiza la conciliación bancaria.

1. Cobros o pagos duplicados

Tienes una factura de un proveedor, pero la has pagado dos veces. O has enviado una factura a un cliente tuyo, y éste la ha pagado dos veces. O todos han pagado lo que tenían que pagar correctamente, pero por un error al obtener los datos del banco, se han duplicado los movimientos.

En estos casos, si no te das cuenta de que existen cobros o pagos duplicados, habrá operaciones que no han quedado contempladas con su correspondiente factura, lo que nos lleva a una incoherencia o falta de conciliación en los datos.

2. Pagos con importes que no coinciden

Supongamos que has enviado una factura a tu cliente de 205,50 euros, pero tu cliente ha hecho un pago de 255,00 euros. Hay un claro error en la contabilidad, ya que en primer lugar, tu cliente ha pagado demás. Pero la factura de dicha operación sigue indicando 205,50 euros, por lo que al final cuando intentes conciliar los datos de bancos y tu contabilidad, volverá a haber un desajuste en los importes.

Puede que aparentemente un error individual de este tipo no te parezca muy grande. Con todo, sigue siendo un error. Y debes tener en cuenta que fallos en la contabilidad de este tipo pueden ocurrir a lo largo de todo el año. La suma de muchas operaciones erróneas puede hacer que la diferencia entre el dinero percibido y facturado sea muy alto. En estos casos, es más que seguro que en caso de inspección puedas tener más de un problema con la Agencia Tributaria, ya que si debes presentar extractos bancarios, los importes no van a coincidir.

3. Gastos que no se han contabilizado

Otro de los posibles problemas que se presentan son los gastos que no se han contabilizado. Aquí pueden incluirse todo tipo de operaciones, como primas de seguros, comisiones bancarias, impuestos de vehículos, liquidaciones de intereses y otros elementos que no se han incluido en la contabilidad, pero sí que aparecen en la lista de extractos bancarios.

Esto puede provocar también desajustes entre lo declarado y la contabilidad de tu negocio, por lo que debes prestar atención a los diferentes gastos que no se han contabilizado.

4. Cobros y pagos contabilizados en distintas cuentas bancarias

Las empresas pueden disponer hoy día de múltiples medios de pago. Tal vez dispongas de varias cuentas bancarias, pero también es posible que cuentes con una cuenta de PayPal o de Stripe y que dispongas de operaciones que se han realizado por estas vías. Es posible también que dispongas de tarjetas de crédito de la empresa, con las que se han hecho operaciones que no están en la cuenta principal.

Un error muy común es dejar de realizar los asientos contables que no se han llevado a cabo en la cuenta principal. Tanto si se trata de cobros como de pagos, e incluso los cargos que se realizan en las otras cuentas bancarias o medios de cobro/pago, todo debe anotarse en la contabilidad y tenerse en cuenta.

5. No tener en cuenta los cobros o pagos que se hicieron en efectivo

Aunque cada vez se utiliza menos el efectivo y existen limitaciones para los pagos en efectivo superiores a 1.000 euros, los pequeños pagos que realiza una empresa en su día a día pueden haber sido hechos en efectivo. La suma de todos estos pagos a lo largo de un ejercicio puede ser alta. Estos pagos deben quedar también reflejados en la contabilidad.

También las facturas que se reciben en papel y que, aunque conservamos, es importante mecanizar en nuestro software de gestión empresarial, ya que de otro modo es fácil que se acaben dejando fuera de la contabilidad.

Cometer errores a la hora de hacer la conciliación bancaria es fácil cuando realizas este proceso de forma manual con programas de ofimática. Imagina que pudieras hacer la conciliación bancaria de forma automatizada con un módulo que te permita contabilizar todos los extractos bancarios y compararlos con tus datos contables.

Tu contable podría mejorar su productividad y correrías un menor riesgo de cometer errores, además de que todo se haría de forma más rápida. Descubre las ventajas de utilizar myGESTIÓN, el software de gestión empresarial que te permite gestionar la contabilidad íntegra de tu negocio de manera fácil y práctica.


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