Factores que afectan a la productividad de tu PYME

¿Qué elementos o factores afectan a la productividad de tu PYME? ¿Sabes la cantidad de tiempo que pierdes realizando tareas que se podrían hacer mejor y en menos tiempo de otra manera? Sin duda la productividad es una de las asignaturas pendientes de las empresas españolas, un elemento que a veces se acomete a veces solamente sobrecargando al trabajador de tareas o ampliando las jornadas laborales, en lugar de diseñando mejores estrategias y utilizando mejores herramientas.

En este post te vamos a mostrar algunos de los factores que influyen en la productividad de tu pequeña empresa. Al incrementar la productividad, podrás mejorar también los resultados de facturación. Al mejorar los resultados de facturación, generalmente podrás también maximizar tus beneficios si la relación coste-beneficio está compensada.

Qué es la productividad y por qué no logras aumentarla

Si tuviéramos que definir la productividad, tendríamos que enfocarnos entre la cantidad de bienes y/o servicios producidos en relación con los recursos utilizados.

Cuando hablamos de recursos empleados, no sólo nos referimos a los trabajadores o el capital humano, sino también las herramientas que se utilizan para conseguir dichos bienes.

¿Cuáles son algunas de las estrategias erróneas que se utilizan para aumentar la productividad?

Para aumentar los bienes y servicios producidos, aumentamos la jornada laboral de los trabajadores, o contratamos más trabajadores, incrementando así los costes y no necesariamente obteniendo una mejor productividad.

Obligamos a los empleados a realizar tareas manuales, cuando podríamos liberarles de tiempo utilizando mejor tecnología y herramientas informáticas para que puedan dedicar su su tiempo en tareas más productivas.

Aunque las dos estrategias anteriores teóricamente tendrían que ayudarte a conseguir mejores resultados, lo cierto es que no siempre sucede así.

Más horas de trabajo o más gente trabajando no soluciona los problemas de productividad. Esto es, unidad/servicio producido por cada trabajador.

Realizar más tareas manuales reduce la productividad del empleado. Y no necesariamente es más barato, porque al empleado le estás pagando un sueldo.

Qué elementos afectan a la productividad de los empleados

Si queremos por tanto mejorar nuestros resultados, debemos poner el foco en lo siguiente:

Trata de aumentar los bienes/servicios producidos, pero con el mismo número de trabajadores y sin aumentar las horas de trabajo de cada uno. Sólo organizando mejor la jornada laboral, sin mermar la calidad, y utilizando mejores herramientas/tecnología.

• Esto es lo que tienes que hacer para mejorar tu productividad.


• Independientemente de que luego realmente necesites aumentar el número de empleados en tu empresa, o aumentar las horas de trabajo de los mismos, dentro de la ley.

¿Cómo podemos entonces mejorar la productividad? Hay una serie de elementos que están lastrándola y ante los que podrías actuar.

Absentismo/presentismo

Tener trabajadores contratados no es sinónimo de que estos estén trabajando realmente para tu negocio. Hay dos elementos contra los que hay que luchar:

• El absentismo (que el trabajador se ausente y, por tanto, se reduzcan las horas trabajadas).


• El presentismo (que el trabajador esté de cuerpo presente en la oficina, pero cotilleando Facebook, charlando con sus compañeros o perdiendo el tiempo en el aseo).

El absentismo y el presentismo son signo de negligencia, dejadez, falta de motivación y falta de control. Aunque es importante tratar de evitar al máximo los “tiempos muertos”, recuerda que también una extrema rigidez puede ser contraproducente para la moral de los empleados. Es decir, que trabajen duro, pero deja que se repongan de los momentos de mayor estrés para no “quemarlos”.

Reuniones, e-mails, whatsapps y llamadas telefónicas

Ojo, no queremos decir que este tipo de comunicaciones no sean importantes y necesarias. Pero hay que racionalizar el tiempo que dedicamos a este tipo de tareas de comunicación interna. Son tareas organizativas, en sí mismas no te producen beneficios, por lo que hay que tratar de limitar el tiempo que se dedica a ellas.

Hay muchas reuniones que realmente lastran tu productividad y que podrían resolverse creando un manual de instrucciones o una serie de protocolos para cada situación.

Muchas tareas podrían automatizarse: no hace falta explicar montones de datos por teléfono o correo. Estandariza, automatiza. Basta con crear informes estándar que los directivos o responsables de departamento puedan entender y compartir de forma rápida.

Si cada uno sabe lo que tiene que hacer, se reducirá el tiempo que dedicas a prestar instrucciones a través de WhatsApps o correos electrónicos.

Software y herramientas en la nube

Otra de las áreas en las que las empresas flaquean es en estar preparadas para el modo de trabajo actual. Es decir, poder compartir información en línea de manera estandarizada a través de un software en la nube, desde el que todos los departamentos puedan subir y descargar información, dependiendo de sus funciones dentro de la compañía.

¿Qué ocurre cuando no utilizamos el software adecuado? Que se malgastan muchas horas de trabajo realizando tareas manuales, se pierde automatización, aumentan los imprevistos y errores humanos, con lo que tu negocio pierde productividad. Te recomendamos invertir en un programa de gestión en la nube que te permita mejorar tus procesos internos.

Cuando tu productividad es baja, significa que estás invirtiendo muchos recursos y obteniendo mucho menos ingresos a cambio de los que podrías obtener. Es hora de potenciar tu productividad de manera racional y dejar de perder dinero, pero mejorando tus herramientas de trabajo y racionalizando los horarios y procesos internos de trabajo.


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