¿Qué es y qué ventajas tiene una factura digital?

Muchas empresas están ya evolucionando hacia la factura digital. Esto es ya lo habitual en la mayoría de las grandes compañías, aunque todavía persiste en las pymes los modelos de factura tradicional, sobre todo en las pequeñas empresas del sector servicios y autónomos.

Lo cierto es que no necesitas emitir una factura en papel, ya que esto supone numerosas desventajas para las organizaciones. Además, la Ley Crea y Crece obliga a las empresas y autónomos a realizar factura electrónica para el año 2025, por lo que ya no será posible emitir únicamente una factura en papel (aunque siempre puedes imprimirla si un cliente te lo solicita).

¿Qué es una factura digital?

Se trata simplemente de una factura legal que se ha realizado por medios informáticos o digitales. A diferencia de la típica factura en papel, donde se han rellenado los datos del cliente e importes a mano con bolígrafo, la factura digital se ha hecho digitalmente, bien con un programa de ofimática como Word o Excel o a través de un software de facturación online como myGESTIÓN.

Seguramente te estarás preguntando cómo puedes hacer esto, si tu negocio es quizás una empresa de servicios, donde normalmente se cobra y se factura al cliente en su mismo domicilio. Es el caso de muchas empresas de reformas, fontanería, electricidad, cerrajería, etc.

Pues bien, no es necesario que dispongas de un portátil en ese momento, ni que vuelvas a la empresa donde tienes tu programa de gestión instalado para crear una factura y enviarla por correo electrónico. Puedes hacer una factura digital en ese mismo momento, conectándote desde tu móvil o tablet a tu software de facturación en la nube myGESTIÓN y enviando la factura al cliente por e-mail en ese mismo momento.

De esta forma te ahorras trabajo porque ya no tendrás que introducir todas las facturas emitidas en papel en el software de facturación que utilices. Tampoco haría falta que tuvieras que escanear las facturas, ya que las has hecho digitalmente y puedes almacenarlas en cualquier soporte informático. Esto te ayudaría a evitar errores a la hora de hacer los cálculos de impuestos, por ejemplo.

Diferencias entre factura digital y factura electrónica

Es importante tener claras también algunas de las diferencias entre factura digital y factura electrónica, ya que aunque suenen parecido, no son exactamente lo mismo. Y por cierto, ya te hablamos de este tema en nuestro post sobre cómo emitir una factura electrónica.

La factura digital es aquella que se ha hecho en un formato digital, como PDF, Excel o Word, y se envía digitalmente al cliente. Mientras tenga los datos obligatorios de una factura legal, aunque esté en formato digital tiene la misma validez ante Hacienda. Incluso si se trata de una factura en papel que se ha escaneado, mientras la factura sea correcta, tiene vigencia, aunque no es el modo ideal de hacerla.

Ahora bien, la factura electrónica es un archivo de datos electrónicos, de manera que va mucho más allá de ser un simple archivo PDF. Cuando se hacen facturas a las administraciones públicas, éstas tienen que ser en formato electrónico, aunque también se pueden emitir este tipo de facturas a empresas o autónomos. Hay que tener en cuenta que las instituciones públicas y la legislación van en esa dirección, y un ejemplo de ello lo tenemos en la comunidad autónoma del País Vasco con el TicketBAI.

Una FacturaE o electrónica permite garantizar su integridad y autenticidad, por lo que permite controlar la manipulación, alteración de los datos o intento de fraude posterior de cualquier tipo. Estas facturas son más adecuadas cuando se trata de realizar una auditoría, ya que se han realizado con un certificado electrónico reconocido.

Ventajas de hacer facturas en formato digital

Pasar de la factura en papel a la factura en formato digital es un paso ineludible que todas las empresas tienen que dar cuanto antes.

Hay varios beneficios derivados de tomar esta decisión en tu negocio:

• Cumplir con la normativa: tienes que empezar cuanto antes a adaptarte -como máximo en 2025- a la Ley Crea y Crece para evitar multas y sanciones por su incumplimiento.


• Evitar errores fiscales y contables: hacer los cálculos de los modelos de impuestos a partir de las facturas en papel es una locura. Puede haber errores que hagan que no sepas ni cuáles son las bases imponibles.


• Reducir el gasto en papel: los costes en papel pueden parecer superfluos a corto plazo, pero a lo largo de un año pueden ser una cantidad importante, y más todavía si tienes múltiples técnicos en movimiento que emiten facturas en papel a diario.


• Ahorrar tiempo: tus contables te lo van a agradecer. Y si lo gestionas a nivel personal vas a ahorrar mucho tiempo.


• Tener todos los datos en una herramienta: vas a ganar tranquilidad y transparencia porque si está todo en un software de facturación, con tan sólo hacer las facturas puedes ya acceder a informes de ingresos y gastos mensuales, trimestrales y anuales, así como rellenar los modelos de impuestos o generar una remesa de recibos para enviar a tu banco.

Cómo hacer facturas digitales de forma fácil

Nosotros te recomendamos que si haces facturas digitales lo hagas con myGESTIÓN. Piensa que a través de un software de facturación como el nuestro, no vas a tener tanto trabajo ni sufrirás por haber calculado mal los impuestos, ya que todo se podrá hacer de forma automatizada para poder reducir al mínimo los errores durante el proceso de emisión de tus facturas digitales.

Para empezar a utilizar un software para hacer facturas, no necesitas digitalizar (escanear) todas las facturas en papel que hayas hecho hasta ahora. De hecho, puedes conservarlas en papel durante el período de tiempo de prescripción (4 años), e ir emitiendo todas las facturas nuevas con tu software myGESTIÓN desde el móvil o el tablet. Puedes crear tantos usuarios como necesites y utilizar la aplicación móvil para emitir tus documentos en movilidad.

Se acabaron los problemas con las facturas en tu PYME. ¿A que suena bien? Regístrate GRATIS y descubre nuestro software de facturación digital ahora mismo.


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