¿Qué es una factura proforma y cómo se crea?

Seguramente en alguna ocasión te han enviado una factura proforma y te has preguntado en qué consiste. ¿Puedes hacerlas tú en tu negocio? ¿Qué sentido tiene crearlas y cómo puedes hacerlo? ¿Dónde suelen utilizarse más?

Este post vas a encontrar las respuestas a estas preguntas. Además, puedes ver un ejemplo práctico de una factura proforma en el software de gestión online myGESTIÓN.

¿Qué es una factura proforma?

Una proforma es un tipo de factura que tiene como principal función declarar al comprador toda la información relativa a la operación comercial. No es una factura ‘real’, es un documento que declara el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador a un precio determinado.

Es un documento similar a un presupuesto de ventas, con la diferencia de que en la proforma, además de aparecer lo que se va a vender y por cuánto, también se debe indicar el cómo. Han de aparecer unos detalles mínimos que se reflejarán en la factura de ventas definitiva. Es un borrador de factura que se entrega al cliente antes de comprar, ya sea un producto o un servicio.

Al ser un borrador o un adelanto de la factura final, no tienen validez fiscal ni contable. Por lo tanto, estos documentos no pueden presentarse ante Hacienda como facturas ordinarias. Debe presentarse la factura final.

¿Qué información debe contener para que sea válida?

Una de las condiciones sine qua non para que una proforma tenga validez legal, aparte de contener la información anterior, es que el diseño y formato sea equivalente al de la factura final.

Aparte de esta condición, este tipo de facturas deben reflejar la siguiente información:

• Razón social del emisor.


• Razón social del receptor.


• NIF: número de identificación fiscal de ambas partes.


• Domicilio: dirección de la vivienda donde residen emisor y receptor del documento.


• Número y fecha de emisión del documento.


• Descripción de la operación, de los servicios prestados y de la mercancía. Concepto de los servicios prestados y de los productos junto con unos detalles mínimos sobre los mismos.


• Importes: desglosados en bruto y neto (base imponible + IVA).


• Retención de IRPF aplicada.

Para evitar errores en las facturas, ya sea en las de compras o de ventas, visita el post donde ofrecemos una serie de consejos para eludir este tipo de fallos en el formato.

¿En qué situaciones se utiliza?

Generalmente, las situaciones en las que se emplean las facturas proforma son:

• Créditos: cuando se solicita un crédito a un organismo o entidad bancaria, la persona o sociedad que lo piden han de justificar la finalidad del mismo. En este caso, la proforma actúa como justificante de la solicitación del crédito.


• Comercio internacional: cuando se envían muestras de productos o se tramita una licencia de importación, se presenta una proforma para que el comprador sepa cuál sería el coste de la adquisición de más unidades.


• Uso libre: por último, también se pueden presentar este tipo de facturas a los clientes para detallar la operación comercial.

¿Cómo debe ser el modelo de un documento proforma?

Un modelo de factura proforma, como hemos comentado, debe contener los datos que se especifican en el punto anterior. Aparte de esto, es indispensable que el documento contenga el texto de “factura proforma”, a efectos de identificarlo y diferenciarlo del resto de facturas. Esta configuración de un modelo de factura proforma puede ser llevado a cabo con un software de gestión online para la empresa. Lo primero que hay que realizar es la plantilla del documento. Si ya utilizas myGESTIÓN, para crear el modelo de factura proforma hay que acceder a la zona de ''Configuración>>Formatos de impresión>>Documentos de compra/venta''.

Visita la guía de Cómo crear una factura proforma en myGESTIÓN

Una vez creada la plantilla, la siguiente configuración a ejecutar en el programa de gestión es la creación de una nueva serie de facturación para las proforma. Por ejemplo, la serie de las facturas ordinarias sería la serie A mientras que para las proforma emplearemos otra diferente, por ejemplo la P. Un ejemplo de factura proforma sería el siguiente:

¿Factura proforma o presupuesto?

Como veíamos en el primer párrafo, son muchas las similitudes que comparten ambos tipos de documentos. Entonces, ¿qué diferencias existen entre un presupuesto y una factura proforma?

Una de las diferencias más importantes para que un documento proforma sea válido, es que el diseño y el formato del mismo debe ser idéntico al de la factura de ventas final.

La diferencia más notable resulta en el procedimiento de creación. Es decir, el presupuesto se crea de forma orientativa para dar al cliente una idea de cuánto le costará contratar unos determinados productos/servicios. En cambio, la factura proforma es un documento de carácter más formal que se le da al comprador para darle más detalles sobre los productos contratados.

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Las imágenes que se muestran en este artículo de una factura proforma se han extraído del ERP online myGESTIÓN. En cualquier momento puedes darte de alta en el programa y comenzar a crear tus facturas proforma desde la nube.

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