¿Cómo ganar tiempo en tu empresa con un ERP?

Si no estás familiarizado con el mundo del software empresarial, a lo mejor aún no eres consciente del significado del ERP y sus aplicaciones en un negocio. De hecho, es posible que tu PYME tenga un programa de gestión ERP instalado sin que realmente sepas qué tipo de software es, y lo ves como una mera herramienta para gestionar la administración de un negocio, y no una solución para ganar tiempo en tu empresa.

¿Cómo ganar tiempo en tu empresa con un ERP?

Un ERP va mucho más allá de la administración de una empresa. Se trata de una solución que puede ayudarte en multitud de áreas: gestión financiera, compras, ventas, almacén, contabilidad, atención al cliente… Si desconoces todo el alcance que puede tener un software ERP en tu negocio, entonces quizás no estás aprovechando todos sus beneficios y te estás conformando con una herramienta limitada y poco eficiente.

Tareas manuales que te quitan tiempo en tu PYME

Desde un punto de vista práctico, lo que la mayoría de empresas necesitan para administrar su negocio es un sistema de gestión de inventario, donde puedan controlar las unidades de las que disponen, que además esté conectado con su TPV, de manera que puedan tener los datos automatizados y no tener que actualizarlos manualmente.

Hay numerosas empresas que cuentan con este tipo de software, pero siguen desarrollando manualmente una gran cantidad de tareas manuales que les llevan mucho tiempo. Por ejemplo:

• Presentar las declaraciones del Impuesto de Sociedades y el IVA, así como elaborar el Balance de Situación y la cuenta de resultados.


• Comprobar que los recibos bancarios coinciden con sus facturas (conciliación bancaria)


• Elaborar informes de ventas que les permitan tener una visión objetiva de cómo marcha su negocio.


• Tomar decisiones de compra basándose en su stock actual y necesidades futuras.


• Atender a la omnicanalidad: porque seguramente tienes clientes que te llegan por e-mail, teléfono, redes sociales o tienda física, y gestionar todo esto te lleva muchas horas.

Hay empresas que no pueden atender a sus correos electrónicos con prontitud. O que toman decisiones de compra erróneas y no tienen una visión clara del negocio. Y la razón siempre suele ser la misma: en tu empresa estáis muy ocupados en desarrollar tareas manualmente, lo que os quita tiempo para poder ofrecer un buen servicio al cliente, o mejorar vuestro proyecto a nivel estratégico.

Esto tiene una fácil solución: automatizar más para tener más tiempo. La automatización no es sinónimo de un trabajo lleno de errores, sino todo lo contrario. Los humanos nos equivocamos más que las máquinas cuando se trata de hacer cálculos.

En el siguiente apartado veremos algunos ejemplos de cómo te ayuda un ERP a mejorar la gestión.

Ejemplos de uso de un ERP en una empresa

Vamos a ver 3 ejemplos prácticos de cómo un ERP ayuda a tu empresa a ganar tiempo:

1. Olvídate de rellenar modelos de Hacienda

Cada tres meses tienes que presentar el modelo trimestral del IVA. Eso implica hacer un cálculo de todas las bases imponibles de los últimos tres meses. A veces puede que vendas productos que tienen un IVA del 21%, y otros que tengan el IVA reducido del 10% o el súper reducido del 4%.

Todo este proceso ya no tendrías que hacerlo, porque las facturas se autogenerarían en tu programa cada vez que hay una transacción. Los modelos calcularían automáticamente lo que debe ir en la casilla correspondiente, basándose en los datos de facturación de tu empresa. Los modelos del IVA e IS se rellenarían automáticamente y podrías conectar con la AEAT en unos pocos clics para hacer la declaración.

2. Haz la conciliación bancaria automáticamente

Las empresas necesitan que los recibos bancarios de cobros y pagos coincidan con sus facturas de ingresos y gastos. Cuando se ha producido una situación de impago, o los gastos que declaramos no se corresponden con lo que hay en la cuenta bancaria de tu empresa, pueden existir problemas.

Esto conlleva realizar una gran cantidad de trabajo, comprobando manualmente todos los extractos de tus cuentas bancarias, con el gran riesgo y lo fácil que resulta cometer errores. También podrías ahorrar tiempo en esto con un ERP que haga la conciliación bancaria automáticamente.

3. Toma tus decisiones de compra de forma ágil y rápida

Analizar un negocio puede ser muy complejo. Pero no puedes arriesgarte a tomar decisiones de compra si no tienes datos. Muchas veces las decisiones de compra las tienes que tomar muy rápidamente, porque el producto se agota, los clientes te lo piden y tú no puedes servir.

Un ERP te ayudaría a tomar decisiones de compra rápidas, estableciendo stocks mínimos que permitan prevenir situaciones de rotura de stock, y evitando los problemas administrativos que pueden acabar con que estés ocupado en tareas poco productivas.

Evolucionar de un ERP antiguo a una solución intuitiva y moderna

La tendencia en las PYMEs con los sistemas ERP suele ser muchas veces la misma: es mejor quedarme como estoy. Sin embargo, esto no es realmente correcto, ya que cambiar de software no significa que vayamos a empezar a utilizar una herramienta más complicada y con cientos de funcionalidades que no vamos a usar para nada.

Existen soluciones ERP intuitivas, modulares y fáciles de usar, como myGESTIÓN, donde no tienen que pasar meses para que puedas empezar a trabajar con ellas, ni necesitas hacer un curso de formación durante semanas para aprender a utilizarlo. Además la exportación es muy fácil desde un archivo csv o Excel, por lo que el proceso de migración te permitirá estar funcionando en poco tiempo.

Necesitas un ERP que te ayude a automatizar un mayor número de tareas. myGESTIÓN es la herramienta que estás buscando para tener un software de gestión en la nube que te ayude a ganar tiempo.


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