7 elementos esenciales para hacer una factura legal

Facturar puede ser una tarea sencilla, pero precisamente por eso acabamos muchas veces cometiendo errores. Los nuevos autónomos son muchas veces los que más dudas tienen a la hora de empezar a facturar y no suelen tener muy claro cómo hacerlo, cuánto IRPF hay que retener, qué datos deben quedar reflejados obligatoriamente en la factura, etc.

Por otro lado, las facturas cumplen no sólo una función con Hacienda, sino que también son una muestra del buen hacer y la calidad de nuestra empresa, ya que deben mostrar precisión, elegancia, diseño y estética para transmitir una imagen profesional.

En este post queremos señalar algunos aspectos que no deben faltar en tus facturas.

1. Tus datos fiscales

Los datos fiscales que debemos introducir en la factura son aquellos con los que nos hemos dado de alta en Hacienda en el epígrafe correspondiente. Esto incluye nuestro nombre completo, DNI (o CIF, en caso de ser una empresa), dirección, código postal, ciudad, provincia y país.

Hay otros datos que también puedes incluir, aunque no son obligatorios. Por ejemplo, unos datos de contacto personales para que en el área de facturación de la empresa te contacten en caso de duda, o de que haya que realizar cualquier modificación en la factura. Un teléfono y un correo electrónico puede ser suficiente.

2. Los datos de tu cliente

Por otro lado, también debes introducir los datos de tu cliente en lo que respecta a CIF, nombre de la empresa, dirección, código postal, ciudad, provincia y país. Es importante, por ejemplo, que introduzcas el nombre exacto y completo de la empresa (ya sea S.L, S.A, S.L.U, etc.), ya que no serviría por ejemplo introducir el nombre de una marca comercial.

3. El código de la factura

Otro de los elementos clave que no debe faltar en una factura es el código de la factura. Generalmente, podemos empezar con el código 01 y seguir aumentando de forma consecutiva en las siguientes facturas. Otros autónomos deciden poner delante el número del año en el que se realizó la factura (por ejemplo, factura 2016-001), y cada nuevo año, vuelven a reanudar la codificación (2017-001).

4. El concepto

El concepto de los productos/servicios que se han adquirido también debe quedar claro para que la factura sea legal y no haya dudas. Es de gran utilidad, por ejemplo, que incluso si vendemos servicios profesionales, dispongamos de un mismo concepto o nombre para determinados tipos de servicios y utilizar invariablemente los mismos.

Esto es sencillo de hacer cuando disponemos de un software de facturación, donde puedes dar de alta nombres de servicios con un concepto determinado y vincularlos a un precio determinado.

5. La base imponible

Como ya sabrás, la base imponible es el precio del producto o servicio, pero sin IVA, ni aplicar retenciones del IRPF. Este dato debe estar desglosado y detallado, no basta con poner el precio final con el IVA ya sumado, ya que no quedaría lo suficiente claro.

6. El IVA

La aplicación del IVA debe aparecer también en nuestra factura (en caso de que no esté exento) y, como hemos dicho anteriormente, de forma independiente y desglosada.

Hay diferentes tipos de IVA; debemos indicar el correspondiente a nuestra actividad y servicio. No hay que olvidar que el IVA se calcula sobre la base imponible y se suma a ésta para obtener el precio con IVA.

7. Retenciones del IRPF (si procede)

La ley también nos obliga a aplicar las retenciones del IRPF en las facturas, pero sólo cuando estamos trabajando con empresas. A los particulares no hay que aplicarles la retención del IRPF.

Cada cierto tiempo pueden ir variando, aunque actualmente el tipo general se encuentra en el 15%. Algunos autónomos disponen de una bonificación al estar empezando y pueden hacer una retención con un porcentaje menor.

El IRPF se aplica a la base imponible, no al precio con IVA. Es decir, si la base imponible son 150 €, calcularemos el 15% de 150 y lo ponemos con signo menos.

La fórmula correcta es: Base imponible + IVA – IRPF = Total.

Ejemplo

Un ejemplo de cómo facturar un producto o servicio concreto, con el tipo general de IVA e IRPF y para actividades profesionales comunes, sería el siguiente:

Nombre del producto o servicio.......................................... 150.00 €
IVA (21%)............................................................................ +31.50 €
Retenciones IRPF (-15%)................................................... -22.50 €
TOTAL................................................................................ 159.00 €

El cliente tendría que pagar la cantidad de 159 euros al vendedor y tendría la obligación de ingresar las retenciones del IRPF en Hacienda. Por su parte, el profesional o vendedor recaudaría el IVA y tendría la obligación de ingresarlo en Hacienda, rellenando los modelos correspondientes.

¿Cómo hacer las facturas fácilmente?

Hacer facturas es muy sencillo y se puede hacer con una hoja de Word, o una hoja de Excel. Pero por experiencia sabemos que cuando se hacen manualmente se acaban cometiendo muchos errores. Además, resulta una labor muy pesada tener que rellenar una y otra vez los mismos datos y perder el tiempo

Lo más recomendable es utilizar un programa de facturación en la nube que te permita facturar rápido, fácil y sin complicaciones. Eliminas errores humanos y tienes la opción de dar de alta clientes y productos para no tener que volver a escribir otra vez los datos en cada nueva factura. En unos pocos clics has hecho las facturas e incluso puedes programar que se envíen al cliente.

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