¿Cómo mejorar la colaboración entre departamentos de una empresa?

Uno de los mayores retos que enfrentan las empresas actualmente es la falta de colaboración efectiva entre departamentos. Aunque cada área de la organización cumple con sus objetivos, los equipos a menudo operan de forma independiente, sin compartir información crítica ni coordinarse adecuadamente. Esta falta de colaboración entre los departamentos de una empresa puede dar lugar a errores, retrasos y reducción de la calidad en el servicio al cliente.

Sin embargo, las empresas son cada vez más conscientes de la obligación de adaptarse a la era digital e implementar sistemas que permitan facilitar la colaboración entre departamentos y equipos. ¿Cómo compartir datos de manera adecuada? ¿Cuáles son las claves para mantener una comunicación fluida entre Contabilidad, Almacén o Ventas? Te lo explicamos.

¿Qué es la colaboración entre departamentos y por qué se produce?

La falta de colaboración entre departamentos suele surgir a medida que una PYME ha ido creciendo en número de personas y en complejidad.

Cuando se forman los departamentos y se produce una especialización y división de tareas en la PYME, hay un responsable o director de departamento que se ocupa de los aspectos que le competen, cuenta con un presupuesto para poder llevar a cabo las tareas necesarias y tiene que dirigir al equipo con eficacia para lograr los objetivos marcados.

El problema es que, aunque es imprescindible en toda organización que haya un reparto de las tareas, también es indispensable que haya una comunicación fluida entre los departamentos, ya que hay aspectos que dependen unos de otros. Por ejemplo, todas las ventas y las compras tienen que tener su correspondiente factura y registrarse en la contabilidad.

Pero también hay que enviar una orden a los responsables de almacén para que envíen un producto. Los productos se tienen que clasificar y organizar de manera adecuada. Hay que hacer una previsión del stock mínimo necesario y el tiempo en que debe hacerse la siguiente compra para que no se produzca una rotura de stock.

Y también hay otras áreas intrínsecamente relacionadas con otros departamentos. Por ejemplo, atención al cliente, o los responsables de gestión de la tienda online, necesitan disponer de datos en tiempo real del stock y enviar la información a la persona responsable que corresponda.

Razones por las que no hay una colaboración adecuada entre los departamentos de la empresa

Hay varios motivos por los que se puede producir una falta de colaboración o coordinación adecuada entre departamentos: 

1. No hay una centralización de los datos

Centralizar la información de la empresa es indispensable para que todo responsable de cada área tenga acceso a unos mismos datos actualizados.

Si bien cada departamento puede tener usuarios con roles con distintos permisos, todo aquello que le competa o tenga alguna relación con su área debe ser accesible.

2. Utilizas diferentes herramientas de software

Tal vez usas un software de contabilidad en el departamento contable, y un software de facturación en el área de ventas y compras. Y luego gestionas la tienda online de forma manual a través de la plataforma de eCommerce que utilizas. Y finalmente, el área de gestión de almacén y el área de producción utilizan un programa diferente.

Éste es el camino perfecto para la descoordinación. Si los datos no están centralizados, da igual que tu empresa esté utilizando herramientas de software modernas y avanzadas. Utilizar muchos programas diferentes que no comparten datos entre sí no es digitalizar el negocio, sino hacerlo más complejo.

3. No hay flujos de trabajo prefijados

Puedes tener un ERP, pero si las personas responsables de cada área no han fijado las tareas y procesos que debe realizar cada persona, se producirán retrasos y dificultades que afecten y retrasen a otros departamentos. Es esencial asegurar la interoperabilidad de la empresa para trabajar de forma coordinada.

Esto se puede solucionar de diferentes formas: a través de la formación ERP, para que cada persona sepa cuáles son sus funciones y cómo utilizar el software ERP para realizarlas; y segundo, estableciendo unos flujos de trabajo que primen la automatización siempre que sea posible para evitar procesos manuales.

4. No has digitalizado tu empresa

Tal vez estás todavía utilizando programas informáticos de ofimática para los procesos de tu negocio. Creas las facturas con Excel o Word. Las compartes por e-mail o a través de un sistema de almacenamiento en la nube con el resto de personas implicadas.

Si bien esto puede suponer un cierto grado de colaboración, el problema es que las tareas manuales se disparan al no estar utilizando un software especializado. No puedes acceder a informes en tiempo real, por lo que tienes que hacerlos manualmente. No puedes rellenar y presentar los modelos de impuestos en la Agencia Tributaria de manera automática.

En definitiva, tienes una cantidad enorme de trabajo manual, por lo que aunque estés usando la nube para compartir datos, la falta de automatización puede generar retrasos y errores frecuentes.

5. Hay personas trabajando en remoto

Si parte de tu equipo trabaja en remoto, entonces tienes la necesidad de centralizar todos los datos. De otro modo, habrá muchos desajustes entre la información con la que ellos cuentan y los datos de los que disponen las personas trabajando en la empresa. Esto puede dar lugar a numerosos errores si no estás utilizando herramientas que te permitan disponer de una base de datos permanentemente actualizada.

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