¿Cómo gestionar las órdenes de compra de mercancías?

Uno de los aspectos que debe controlar todo retailer es la compra de mercancías a proveedores. Si no se lleva una política eficaz de compras a proveedores, tu empresa puede ver mermadas sus ventas y sus ingresos.

Para gestionar las órdenes de compra es importante que tu empresa tenga primero una estrategia de compras, basada en su conocimiento del mercado, que te permita así abastecer al público al que te diriges.

Gestionar las órdenes de compra va más allá de ser un mero aspecto administrativo, donde debes emitir la orden al proveedor, y esperar a que éste te envíe los artículos con su correspondiente albarán y factura. En este artículo te mostraremos cómo enfocar tus órdenes de compra para que puedas obtener una mayor rentabilidad en tu negocio.

¿Qué son las órdenes de compra?

Las órdenes de compra son documentos emitidos por un comprador en el que le solicita una serie de mercancías a un vendedor. Así de sencillo. Se trata de un pedido a proveedor, en el que se especifican todo un conjunto de elementos imprescindibles para que tu proveedor pueda procesar el pedido.

Toda orden de compra debe constar de:

• Datos del comprador


• Datos del proveedor


• Fecha y lugar de emisión del pedido


• Nombre del producto


• Cantidad


• Precio


• Forma de entrega


• Condiciones de pago


• Costes de envío


• Firma autorizada

Este documento es muy importante porque el proveedor emitirá una factura basándose en este conjunto de datos. Y además procederá con el pedido de lo que le hayas solicitado, por lo que si hubiera cualquier error en la orden de compra, esto repercutiría en tu negocio si luego no se te envía ese artículo.

Hay que tener en cuenta también que la orden de compra es un documento justificativo del pedido, por lo que el proveedor lo puede utilizar como argumento en un proceso judicial en caso de que se produjera cualquier desacuerdo o conflicto.

¿Cómo gestionar las órdenes de compra de mercancías?

Las órdenes de compra de mercancías son un elemento muy complejo. Lo lógico es que una tienda o negocio emita órdenes de compra masivas a un mismo proveedor. Pero también es habitual que las empresas minoristas no tengan un único proveedor, sino varios proveedores.

Para poder gestionar las compras de artículos a proveedores, tienes varios desafíos a los que hacer frente:

• Que los productos en tu base de datos estén correctamente asociados con el proveedor que te los vende


• Disponer de los datos de contacto de cada uno de los proveedores para que reciban las órdenes de compra


• Poder emitir órdenes de compra de forma automatizada, sin tener que crear un documento de forma individual, con el alto riesgo de errores humanos que puede suponer


• Realizar pedidos a proveedores en la fecha adecuada para que se ajusten a tus plazos y evitar la rotura de stock. Es decir, que puedas realizar pedidos de forma automatizada en función de un stock de seguridad.


• Tener las direcciones de entrega actualizadas; en algunos casos, el proveedor envía el producto a tu punto de venta, mientras que hay proveedores que te permitirán enviar el producto directamente al cliente.

Gestionar los pedidos a proveedores y órdenes de compra de forma manual es enormemente complejo. Hoy día es mucho más fácil que puedas tener una lista de tus proveedores en tu software ERP, con los datos de productos correspondientes a cada proveedor, y que puedas realizar tus pedidos de mercancías en un simple clic.

Además, con un software ERP como myGESTIÓN podrás realizar pedidos de mercancías automáticos, de forma que nunca te quedes sin stock y puedas automatizar parte del proceso de compra. Como es lógico, en una tienda con miles y miles de productos es enormemente complicado estar pendiente de las fechas para evitar quedarte sin stock en el peor momento.

Controla las fechas de entrega y automatiza los pedidos a proveedores

Uno de los aspectos que hay que tener en cuenta al emitir las órdenes de compra es la fecha del pedido y el tiempo de entrega. Si tu proveedor tarda varios días en enviarte la mercancía, pero esperas al momento de quedarte sin stock para realizar la orden de compra, podrías perder muchas ventas durante esos días en los que te has quedado sin stock de ese producto.

Por otra parte, hay que tener en cuenta también las características de cada negocio. Hay empresas que no tienen stock de forma permanente, y sólo actúan como intermediarios entre el proveedor y el cliente. Pero es el proveedor el que envía el producto directamente al cliente.

Por tanto, necesitas poder procesar estos pedidos de forma ágil y rápida, ya que cualquier retraso repercute al final en tu marca y en la calidad del servicio al cliente. Con una solución que te permita gestionar los pedidos a proveedores el proceso es mucho más fácil y podrías automatizar la solicitud de mercancías a proveedores. Si quieres gestionar pedidos a proveedores y órdenes de compra desde tu ERP, prueba ya myGESTIÓN.


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