¿Qué es ERP, para qué sirve y qué ventajas tiene?

Todas las empresas necesitan herramientas con las que gestionar su negocio de forma eficiente. Da igual que sea una gran compañía o que sea una pequeña empresa. Quizá ya te suene qué es un ERP, el protagonista de este post. Las soluciones de gestión digitales te permiten mucho más que realizar facturas y gestionar tu inventario.

Hablamos de programas informáticos para empresas que pueden estar en la nube, como la mayoría de aplicaciones que utilizas. A través de estos software ERP puedes tener un control total de tu negocio, analizar cómo se venden tus productos o reducir los procesos de trabajo de la plantilla.

En este artículo te mostraremos qué es un sistema ERP y cómo puede ayudar en la administración de tu negocio.

 

ÍNDICE DE CONTENIDOS

¿Qué es un ERP?

Las 6 grandes ventajas de un ERP

¿Qué tipos de ERP existen?

¿Para qué sirve y qué características tiene un ERP?

¿Qué precio tiene implementar un software ERP en una empresa?

 

¿Qué es un ERP?

Un Planificador de Recursos Empresariales o ERP, según sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning, es un software de gestión empresarial. Con esta herramienta puedes llevar la gestión completa de una empresa B2B (Business-to-Business) o B2C (Business-to-Client) con todas las funcionalidades y herramientas que necesitas para gestionar tus procesos de negocio.

Da igual que tengas un negocio al por menor en una ciudad como Madrid o que seas fabricante o distribuidor. Todas las empresas necesitan una aplicación ERP de gestión que les permita llevar un control de sus datos y que se ajuste a sus necesidades.

Un programa ERP es escalable y modular. Puede venir acompañado de un software TPV y permitirte hacer transacciones en tu tienda de manera rápida y eficaz. También puedes conectarlo con tu tienda online o incluso gestionar todos los procesos contables de tu negocio con una extensión o programa de Contabilidad.

En un entorno empresarial tan competitivo como el actual, hay que diferenciarse de la competencia. Aunque muchos negocios ya cuentan con una herramienta ERP, hay otros muchos que no y utilizarlo puede ayudar a desmarcarte de tus competidores. ¿Por qué? Porque simplifica todos los procesos de gestión de tu empresa, los recursos y mejora la toma de decisiones.



El gráfico de barras anterior muestra el uso del ERP por sectores. El tecnológico, líder en la utilización del software en las empresas del sector, alcanza los 65 puntos. Es decir, 2 de cada 3 empresas gestionan su empresa con esta herramienta.

En cambio, en otros sectores como el servicios, industria o construcción, el empleo de una herramienta ERP tiene una menor acogida. Si tienes una empresa que pertenezca a alguno de estos sectores, utilizar un planificador de recursos empresariales puede ser el factor diferencial que provoque que te desmarques de tus competidores.

Las 6 ventajas que aportan las soluciones ERP

Utilizar un planificador de recursos empresariales para la gestión de cualquier negocio no solo te ayuda a tener un plan y organizar tus recursos. También reduce los errores provocados por la gestión manual -es decir, sin ayuda de ninguna herramienta- y mejora notablemente la toma de decisiones.

Vamos a ver los beneficios más destacados que una aplicación ERP aporta a la organización empresarial y sus recursos:

1. Control total y en tiempo real de la situación del negocio

Una herramienta ERP te aporta una visión total y a tiempo real de todos los KPI de tu empresa. Además de tener centralizados todos los datos -compras, ventas, almacén o contabilidad-, puedes descargar informes o visualizar gráficos constantemente actualizados de cualquier departamento.

Esta centralización y análisis de la información hace que tengas un control integral de la situación del negocio en todo momento.

2. Automatización de procesos y tareas empresariales

Cuando todos los departamentos o áreas de la empresa se gestionan desde el software, muchas tareas y procedimientos que se realizaban de forma manual pasan a estar automatizados.

La facturación masiva de albaranes, la generación de pedidos automática o la creación de los asientos contables son solo algunos de los procesos que puedes automatizar con el ERP. Incluso podrás olvidarte de enviar las facturas por correo o por WhatsApp a tus clientes. Un ERP como myGESTIÓN lo hace por ti.

3. Menos errores y menos costes = más productividad

A colación del punto anterior, cuantos más procesos se realicen de forma automática con el programa, más errores EVITAS que surjan de los trabajos manuales. Equivocarte al indicar los datos del cliente en una factura u olvidarte de actualizar el stock en un Excel son preocupaciones de las que no te tendrás que ocuparte por más tiempo.

Además de los errores o fallos que puedes cometer tú o tus trabajadores, un ERP ayuda a reducir costes. Por ejemplo, el papel o la tinta que ahorrarás al tener todos los documentos digitalizados. O todo el tiempo que economizas al tener multitud de procesos de gestión automatizados. El tiempo, no lo olvides, también es dinero.

Al disminuir los fallos de los procesos empresariales junto con la reducción de costes, contribuye a mejorar la productividad empresarial.

4. Toma de decisiones

Los sistemas de gestión suelen integrar una zona de analítica y reporting donde poder observar, a través de gráficos y totales, diferentes conjuntos de datos desde el software. Por ejemplo, visualizar qué productos se venden más y en qué punto de venta, qué clientes son los que más nos compran o cuál es el nivel de existencias que está por recibir en nuestros almacenes.

Los gráficos se condensan en un cuadro de mando o dashboard personalizable a medida del usuario, es decir, eres tú el que seleccionas los gráficos que más útiles te resulten. El cuadro de mando, junto con la posibilidad de descargar informes en Excel o PDF, hace que tus decisiones estén fundamentadas y apoyadas en datos verídicos. En definitiva, tu toma de decisiones mejorará de forma notable.

5. Adaptación a las necesidades reales de cada negocio

Un software ERP es modular y escalable. Es decir, son sistemas adaptados a las necesidades de cada negocio. Este tipo de herramientas cuentan con un pilar central de gestión que integra: facturación; gestión comercial y administrativa (control de cobros y pagos, gestión de precios y tarifas y ciclo de compra-venta completo); gestión de almacén e inventario; clientes, contactos y proveedores; y la ya mencionada sección de analítica y reporting. Además, algunos ERP como myGESTIÓN incluyen una app móvil para la gestión de la empresa en movilidad.



Por un lado tenemos este sistema central, que se complementa con módulos sectoriales en función de las necesidades de cada negocio. Algunos de los módulos ERP más buscados son: módulo o programa de Contabilidad Financiera Avanzada; Conciliación Bancaria; TPV Mostrador; Producción y Fabricación; SAT (Servicio de Asistencia Técnica); CRM; y Control Horario.

Más adelante, desglosamos y explicamos qué se puede hacer con cada uno de los módulos que se mencionan.

6. Seguridad de los datos alojados en el sistema ERP

Como veremos en el siguiente punto, hay dos posibilidades de almacenar y alojar datos: online y offline, en la nube u on-premise, respectivamente. La mejor opción siempre es en la nube, puesto que posibilita el acceso a los datos desde cualquier ordenador. Posibilidad que no permite un software local, desde el que solo se puede acceder desde los ordenadores donde esté instalado. Normalmente, en la oficina.

Respecto a los programas online, surge mucha confusión en torno al concepto de seguridad y mantenimiento de la información. Uno de los temores es respecto al almacenamiento de datos tan sensibles como los de la empresa en Internet. Pero... ¿acaso están más seguros en la oficina? ¿Y si ocurriera -ojalá que no- un incendio en el centro de trabajo? ¿O si te roban los equipos?

Alojar los datos en la nube siempre es más seguro. Por ejemplo, myGESTIÓN realiza dos copias de seguridad diarias en dos centros de datos diferentes. De esta forma, siempre hay dos copias íntegras de la información del negocio. Además de cumplir con los protocolos de seguridad en Internet como el protocolo https o la monitorización de accesos al ERP.

¿Qué tipos de ERP existen?

Existen múltiples tipos de ERP, atendiendo a diferentes criterios de clasificación y necesidades de cada empresa y/o sector.

Si nos fijamos en la ubicación del ERP (dónde está alojado), existen aquellos con instalación on premise, que se instalan en tus propios servidores o equipos informáticos en tu empresa, y los ERP en la nube como myGESTIÓN, que se alojan en el servidor del proveedor y tú te conectas a ellos utilizando tu navegador habitual a Internet.

Estos últimos son la opción que requiere menos mantenimiento, ya que no tienes que alquilar o comprar servidores, ni todo el trabajo de mantenimiento que esto requiere, algo que además precisa de personal informático especializado.

Atendiendo a otro tipo de criterio de clasificación, se pueden distinguir también los ERP verticales y los ERP horizontales:

• ERP verticales: son programas específicos para un sector o un área de negocio determinada. Son muy útiles para las empresas que requieren de funcionalidades muy concretas. Por ejemplo, un software SAT está únicamente enfocado para empresas que ofrecen asistencia técnica y tiene funcionalidades concretas para la gestión de contratos de mantenimiento, avisos y órdenes de trabajo.


• ERP horizontales: un software de gestión ERP horizontal es aquel que cubre todas las funcionalidades comunes de las empresas (facturación, presupuestos, almacén, TPV, tienda en la nube, etc.). Vale para empresas de cualquier sector, aunque no incluye funcionalidades específicas.

Ten en cuenta que, salvo en algunos sectores, la mayoría de empresas del sector servicios suelen tener casi las mismas necesidades de administración. Algunos programas que se venden a veces como específicos para un sector, en realidad son software horizontales con cuatro detalles que se han añadido, pero sin grandes personalizaciones.

Cualquier empresa comercial de tamaño pequeño o mediano puede funcionar perfectamente con un ERP horizontal, especialmente si no cubres el área de fabricación ni gestionas plantas de producción.

¿Para qué sirve y qué características tiene?

Las soluciones ERP como myGESTIÓN incluye:

• Facturación: gestiona todo el circuito de compra-venta de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.


• Clientes y proveedores: gestiona tu lista de clientes y proveedores con nombres, direcciones y datos de contacto. Incluso también el seguimiento de los clientes potenciales.


• Compras: la gestión de compras también puede llevarse a cabo de manera eficaz, controlando los costes o gestionando tu relación con los proveedores a través de una intranet.


• Ventas: gestiona las ventas de tu negocio, observa qué productos se venden más o menos, cuánto vendes cada mes o cuáles son tus ingresos.


• Contabilidad Financiera Avanzada: podrás llevar a cabo todas tus obligaciones fiscales desde la herramienta, incluso rellenar los modelos de Hacienda y enviarlos directamente. Los datos se calculan a partir de las facturas y datos que incluyes en tu ERP. Ahorrarás tiempo y evitarás errores manuales.


• Control de Almacén: podrás tener toda la producción logística controlada, gestionar lotes, fechas de caducidad, etiquetas, control de stock, stock mínimo y máximo, etc.


• TPV Mostrador: tu software ERP también te permite tener un TPV para que puedas cobrar a tus clientes y que los datos vayan directos a tu base de datos. Olvídate de sistemas de gestión antiguos y cajas registradoras.


• Tienda Online: sincroniza tu eCommerce de manera sencilla y práctica con el software de gestión. Precios, stock, productos, facturas... tenlo todo actualizado y ahorrarás muchísimo trabajo.


• CRM: gestiona las relaciones con tus clientes, consulta en qué estado se encuentra cada uno del embudo de venta, realiza campañas de e-mail marketing y lleva un control eficaz de las comunicaciones y de la atención al cliente.


• Cuadro de mando: todo ERP debe tener una herramienta de visualización que te permita controlar los principales KPI mediante gráficos e informes que te ayuden a analizar la situación del negocio.

¿Cuánto cuesta implementar un software ERP en una empresa?

Para resolver esta pregunta, lo primero que habría que saber es qué programa has elegido. Hay muchos proveedores que cobran por consultorías personalizadas, formaciones, cuota de instalación, puesta en marcha o importaciones de datos. Depende del software, hay presupuestos que alcanzan hasta los 10.000 euros. Otro tipo de proveedores, en cambio, al ser herramientas 100% en la nube, son implementaciones menos costosas.

En el caso de myGESTIÓN, no hay cuota de instalación ni de puesta en marcha. Además, la importación de datos es completamente gratuita a partir de plantillas Excel. También tienes a tu disposición un curso de formación e iniciación al ERP totalmente gratuito y que se imparte de forma online.

En resumen, depende del ERP que elijas, el coste de la implementación fluctúa. Infórmate bien antes de decidirte por el software definitivo para tu negocio. Es una decisión importante y por eso estás leyendo este post. Si quieres más información sobre los programas más utilizados del mercado, puedes leer este artículo donde se analizan y comparan los mejores ERP.

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