¿Cómo simplificar procesos administrativos en una empresa?

Trabajar más horas no significa trabajar mejor. Pero la realidad es que en muchas organizaciones no se están aplicando medidas para simplificar procesos para potenciar la productividad. A veces no se trata de que el personal trabaje más rápido o no cometan errores, sino de que la empresa tenga herramientas de software que faciliten los objetivos que se pretenden lograr.

De eso viene a tratar el post de hoy, de simplificar los procesos administrativos en una empresa, de manera que pueda funcionar de manera más eficiente y no lleven tanto tiempo, ni se conviertan en una fuente de errores.

¿Qué procesos administrativos es necesario simplificar?

Hay diversos procesos administrativos en la empresa que pueden llevar más tiempo del que imaginas.

1. Contabilizar las facturas

Para hacer el cálculo de las liquidaciones de impuestos trimestrales, como el IVA o las retenciones del IRPF, las empresas y los autónomos tienen que sumar todas las bases imponibles de las facturas para conocer su volumen de ingresos real. Además, tienen que calcular la suma total de los impuestos y aplicar las deducciones.

¿Cómo se podría hacer esto mejor y más rápidamente? Con un software ERP en el que, además de crear las facturas, se calculen automáticamente los datos agregados de ingresos y gastos.

2. Conciliación bancaria

Sabemos que en las sociedades un elemento muy importante es asegurar la coincidencia de los datos entre el banco y los libros de facturas. Si hay divergencias, luego puede ser más difícil justificar operaciones. Hacer la conciliación bancaria, sin embargo, puede ser un proceso lento y pesado si tienes muchos extractos bancarios, lo que es habitual en las empresas ya consolidadas y con muchos clientes.

La manera de simplificar el proceso de conciliación bancaria es contar con un software que incluya un módulo que realice la conciliación bancaria automáticamente, como es el caso de myGESTIÓN.

3. Gestión de la contabilidad

Toda empresa lleva la necesidad de llevar la gestión contable. Hablamos de aspectos como la cuenta de pérdidas y ganancias, o el Balance de Situación, que dependen directamente de la facturación, las nóminas y de las operaciones bancarias que se realicen.

Lo ideal es que este proceso se pueda llevar a cabo automáticamente, con un software de gestión contable que calcule los datos de tu cuenta de pérdidas y ganancias y Balance directamente a partir de la información de ventas compras y las operaciones bancarias que hayas realizado.

4. La actualización del inventario

Cuando las empresas registran una compra o una venta, las existencias deben actualizarse en el inventario. Pretender hacer esto manualmente en un negocio en el que hay muchas operaciones es sencillamente una locura que consumirá la mayor parte de tu tiempo. Necesitas que las existencias se actualicen automáticamente con cada operación.

¿Cómo es posible simplificar este proceso? Necesitas un sistema TPV y una tienda online conectados a tu ERP, y que los datos del inventario se actualicen en tiempo real, de manera que no tengas que controlar manualmente los cambios en las existencias. Para esto es indispensable que todos tus productos estén etiquetados y se puedan identificar, por ejemplo a través de un lector de código de barras.

5. Actualización de precios en tu tienda online

El tiempo pasa y los precios cambian, pero es posible que sólo los hayas cambiado en tu tienda física. El proceso de actualizar los precios periódicamente en tu página web es sencillamente una tarea larga y compleja, que te quitará demasiado tiempo. Además, es fácil que se te queden productos por cambiar, especialmente si tienes un eCommerce con miles de referencias.

Para no volverte loco con la actualización de los precios, la solución para simplificar este proceso es contar con un conector eCommerce que permita que el stock, los productos y los precios estén sincronizados. De este modo, cualquier cambio de precios en el ERP se reflejará automáticamente en la tienda online, sin que tengas que hacer trabajo adicional.

6. Gestión de órdenes de fabricación

Cuando llegan pedidos a tu industria, debes en primer lugar gestionar las ventas, y luego hacer un envío de la orden de fabricación a los responsables de producción para que el pedido entre en la secuencia de producción. Este proceso se puede llevar a cabo manualmente si te llegan pocas ventas, pero no es lo lógico en una fábrica en la que se han invertido grandes recursos precisamente para gestionar muchos pedidos.

Es incompatible tener una industria y utilizar un sistema de gestión de ventas que no conecte con el área de fabricación. En estos casos, nuestra recomendación es que optes por un software de control de la producción.

Utilizando el software adecuado podrás ahorrar más tiempo, mejorar la productividad y lograr un mayor grado de eficiencia, al hacer un mejor uso de los recursos disponibles. Desde myGESTION te invitamos a conocer nuestra herramienta online para tener el control de todas las áreas de tu negocio.


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