Sistema de facturación para negocios: ¿qué es y por qué es importante?

Quizás tu negocio hasta ahora sólo ha pensado en cumplir con la obligación legal de facturar. Pero no ha puesto el foco en cuál es la forma más eficiente y rápida de hacerlo, ya que tal vez no considerabas importante tener un sistema de facturación sencillo y automatizado.

Ahora bien, cuando te paras a analizar los numerosos errores que se cometen en los procesos de facturación a medida que tus ventas y clientes crecen, la realidad pasa a ser muy distinta. Te das cuenta de que necesitas una solución que te permita ser más productivo y facilitar el trabajo al área contable, ya que los errores de facturación acaban generando una visión errónea del negocio.

¿Qué es un sistema de facturación?

Un sistema de facturación consiste en la herramienta para facturar con la que puedes gestionar el flujo de trabajo relacionado con la gestión de facturas. Por ejemplo:

• Dar de alta (o de baja) los datos de un cliente.


• Crear facturas en pdf y enviárselas.


• Si es un cliente que ha contratado un servicio mensual, o anual, programar el envío de facturas.


• Verificar que las facturas enviadas se hayan pagado


• Integrar esas facturas con el proceso de elaboración de los modelos de impuestos que correspondan (IVA, Impuesto de Sociedades...)

Imagina todo el tiempo que pierdes en tu negocio realizando estas operaciones de manera manual, calculando los datos en un Excel. Si cometes un error en la factura enviada a tu cliente y no te das cuenta, lo que es bastante habitual, el error se va arrastrando a la parte contable.

¿Por qué la metodología de facturación es importante?

El proceso y metodología que utilizas a la hora de crear facturas es importante porque influye en tu productividad.

Es mucho más fácil crear una factura en un software en la nube, en la que ya aparecen todos los campos para crear una factura legal y correcta, a tener que crear una factura manualmente en Word o Excel.

Y no sólo eso, piensa que hay clientes a los que vas a facturar no una, sino decenas o cientos de veces. Es muy fácil utilizar una plantilla Excel para ese cliente y volver a crear una nueva factura, pero en la práctica casi siempre se acaban cometiendo errores.

• En la numeración de las facturas.


• En los datos del cliente, la dirección o el código postal.


• Y también en el cálculo de los impuestos.

Con un sistema de facturación, el proceso que siguen los responsables de venta es mucho más automatizado y sencillo.

De hecho, puedes convertir presupuestos rápidamente en facturas, o crear albaranes a partir de los mismos datos de la factura, y otro tipo de “automatismos” que ahorrarán mucho trabajo administrativo a tu equipo de ventas.

La ventaja de presentar tus impuestos sin tener que contar manualmente las facturas

Todos tenemos que pagar impuestos. Cuando se trabaja sin un sistema de facturación, tenemos que contabilizar las facturas de manera manual e ir rellenando las casillas del modelo trimestral del IVA, del IRPF, de la declaración de las operaciones intracomunitarias… ¿Eres consciente de las muchas posibilidades que hay de cometer un error y de la cantidad de tiempo que se pierde en calcular estos datos manualmente?

Cuantas más facturas hagas, más complejo es el proceso de cálculo. Incluso utilizando un Excel, si has creado todas las facturas en un documento de Word o en Excel, tendrás que ir entrando en una por una para calcular la suma total de los importes facturados, con sus impuestos y sus particularidades.

Ahora imagina que pudieras simplemente tener ya rellenados los documentos de tus impuestos a partir de las facturas de ingresos y gastos que has subido a tu sistema de facturación. El proceso para elaborar el modelo de impuestos es mucho más rápido y sencillo y no se cometen tantos errores.

Si tus facturas están bien, tus modelos de impuestos también lo estarán. De este modo, estás ahorrando tiempo en los procesos administrativos de tu empresa, logrando que tu negocio sea más eficaz y productivo.

¿Es obligatorio utilizar un sistema de facturación?

Pues con la Ley Crea y Crece va a ser obligatorio que todas las empresas tengan un sistema de facturación, con el que puedan crear facturas electrónicas que cumplan los requisitos legales, y que además conecte con la administración para que se remitan los datos de manera automática. El plazo máximo para adaptarse terminará en julio de 2025.

Así que, incluso si hasta ahora pensabas que utilizar un sistema de facturación no era necesario, no vas a tener otra que digitalizar tu negocio. De hecho, son muchas más las ventajas que los inconvenientes, porque te va a ahorrar tiempo y trabajo a la hora de gestionar las facturas en tu PYME.

Desde myGESTIÓN queremos ayudarte a que puedas digitalizar tu proceso de facturación utilizando una herramienta de gestión, sencilla e intuitiva con la que puedes cumplir la Ley Crea y Crece y crear las facturas electrónicas obligatorias. Date de alta ahora en nuestro sistema de facturación online y descubre qué fácil es facturar con un software en la nube.


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