5 tips para mejorar la administración de tu negocio

Cada poco tiempo las empresas y los autónomos tienen que hacer papeleo. Rellenar documentos del Impuesto de Sociedades, el IVA, el IRPF, la Seguridad Social y otras obligaciones. Para estar al día en nuestra gestión fiscal, es imprescindible que llevemos un buen registro de todas las facturas (emitidas y recibidas), así como seguir un procedimiento estándar para que la facturación sea lo más rápida y fácil posible.

Si queremos acelerar este papeleo, que muchas veces acaba resultando una tarea tediosa, tenemos que preguntarnos hasta qué punto podemos automatizar tareas. Cuanto más tareas se hayan automatizado, mayores facilidades habrá para que estos procesos se desarrollen de manera eficaz y sin problemas.

En este post queremos darte algunos consejos para que la administración de tu negocio sea más rápida y sencilla y no tengas que pasar horas y horas y horas haciendo cuentas.

1. Evita que las tareas se acumulen

Por ejemplo, hay muchas facturas recibidas que a veces se pueden acumular en tu correo electrónico, o en tu bandeja de papel. ¿Por qué no introducirlas inmediatamente en tu programa de facturación? Esto te permitirá llevar un control de gastos al día, lo cual te puede servir como referencia para no incurrir en gastos extraordinarios.

Si todas las semanas o todos los meses introduces las facturas recibidas y emitidas, podrás tener una relación de ingresos y gastos bien detallada, con gráficos que te informarán sobre el estado de tus cuentas. Un detalle tan simple como éste te permitirá tomar mejores decisiones.

2. Uniformiza los formatos

Por ejemplo, tienes unas cuantas facturas en papel, pero otras las tienes en digital, en pdf. El problema de todo esto es que estarás usando formatos diferentes, y luego, para llevar una relación de todas, no errar con los códigos de factura y tener una panorámica de tu negocio es una locura.

Digitaliza, por sistema, todas las facturas en papel que te lleguen por correo. O solicita a tu proveedor que, a partir de ahora, te envíe las facturas a un correo electrónico para una mayor comodidad.

3. Evita las duplicidades

Aunque cueste creerlo, hay empresas que están utilizando más de un software de facturación. Uno muy limitado, como las facturas que se generan con Prestashop, o en Paypal, y otro el programa de facturación de la empresa.

A la hora de hacer las cuentas, resulta que nos tenemos que poner a introducir las facturas que se han generado a clientes de la tienda online en nuestro programa de gestión. Esta actividad nos roba un tiempo precioso y, además, se podrían producir muchos errores humanos a la hora de contabilizar.

La mejor manera de ahorrar tiempo en este tipo de situaciones es conectar tu Pretashop con tu ERP, a través del módulo ERP Prestashop que te ofrece myGESTIÓN. De este modo, cuando se produce una venta en tu tienda online, ésta queda registrada en el programa de gestión y no tienes que introducir manualmente el dato.

4. Automatiza facturas, domicilia los pagos

Para perder el menor tiempo posible en facturación, ten en cuenta a aquellos clientes que siempre les cobras la misma cantidad por el mismo servicio. O bien han hecho un contrato por un año y todos los meses han de pagarte cierta cantidad. Automatiza las facturas para que se envíen periódicamente a esos clientes, de modo que no tengas que enviársela de manera manual. Será de gran ayuda si en algún momento se te olvida enviar la factura en su momento.

En cuanto a los pagos de impuestos, la mejor opción es domiciliarlos a tu cuenta bancaria. Perder el mínimo tiempo posible en rellenar papeleos, disponiendo ya de todos los números y asientos realizados de antemano a través de tu programa de facturación.

5. Revisa y comprueba que esté todo en orden

Las revisiones y comprobaciones son fundamentales en el campo de la facturación y la contabilidad. Te animamos a que compruebes y revises las facturas las veces que sea necesario para asegurarte de que se han hecho correctamente, o bien delegues esta tarea en un contable o una gestoría que pueda llevar a cabo la revisión.

No todas las facturas son correctas. A veces, le podemos haber marcado la retención del IRPF a un cliente que era del extranjero, o si trabajamos con varios tipos de IVA, podemos haber añadido uno en vez del otro. El mero hecho de utilizar un programa de facturación no hará que nos equivoquemos menos. Eso sí, si tus facturas se repiten mes a mes con frecuencia, será todo mucho más fácil.

¿Estás teniendo en cuenta estos tips en la administración de tu negocio? ¿Cuánto tiempo extra crees que pierdes en la gestión de tus cuentas, debido a que no estás siguiendo el proceso más económicamente eficiente? Te invitamos a que pruebes gratis nuestro software de gestión myGESTIÓN y disfrutes de todas sus ventajas durante 15 días.


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