Gestionar tu inventario con Access vs. programa en la nube

Muchas PYMEs vienen utilizando el programa Microsoft Access para la gestión de su catálogo. Se trata de un programa de bases de datos muy tradicional y muy utilizado en las empresas, pero que presenta muchos inconvenientes para atender a las necesidades de una empresa hoy día, cuando trabajamos mucho más con datos que con archivos y siempre se hace necesario compartir la información con otros usuarios.

Aunque siempre se puede compartir las bases de datos de Access a través de una red o a través de Internet, lo cierto es que el Access no es la mejor solución para atender a las necesidades en la gestión de inventario de las empresas. Y en este post vamos a tratar de explicarte por qué. Presta especial atención si eres usuario de este programa.

¿Qué es lo que te permite hacer el Access?

Entre las ventajas que implica utilizar este programa in-house, encontramos muchas funcionalidades fáciles de emplear para el usuario medio. Por ejemplo:

• Puedes crear tablas para el almacenamiento de datos.


• Se pueden realizar consultas para obtener los datos que necesitas.


• Existen formularios para agregar y actualizar los datos de las tablas.


• Se pueden hacer informes e imprimirlos.


• Existen páginas de acceso a datos que te permiten ver o modificar los datos a través de Internet o de una intranet.


• Se pueden almacenar datos en una tabla y visualizarlos desde distintos lugares.

Hasta aquí todo bien, y de hecho, muchas PYMEs están empleando actualmente este programa para introducir productos en el catálogo de la empresa. Sin embargo, creemos que tiene muchas desventajas a la hora de gestionar el inventario de tu negocio.

Qué desventajas implica usar Access en tu negocio

Actualmente es posible conectar Access a un servidor mysql y tener los datos de nuestra base de datos replicados en un servidor, que luego podemos utilizar para nuestra tienda online. Sin embargo, no significa que no sea mucho mejor trabajar directamente con un programa de gestión en la nube que esté conectado con nuestra tienda online.

Si usas Microsoft Access actualmente para gestionar las bases de datos de tu negocio, es probable que te encuentres con estos dos principales problemas:

• Falta de estabilidad. Uno de ellos es el tamaño enorme que pueden llegar a tener algunas bases de datos, que generan problemas de estabilidad. Resulta difícil manejar bases de datos que ocupan demasiado y con frecuencia se puede bloquear el programa durante algún proceso. Si creamos una tienda online, vamos a tener muchas menos garantías.

• Falta de compatibilidad. Por otro lado, hay que recordar también que Access no es multiplataforma, se trata de un programa creado por Microsoft y sólo puede utilizar en servidores que utilizan su sistema operativo. Si creas una tienda online con Prestashop o con Magento, debido a las características de estas aplicaciones, vas a necesitar servidores LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP).

Algunas empresas se decantan por la utilización de Oracle, que es una solución muy potente y de mucho mayor rendimiento para gestión de bases de datos, aunque es de carácter comercial y más cara. La forma de conexión de Access es mediante ficheros compartidos, mientras que Oracle utiliza ODBC. Por otro lado, Oracle sí funciona en diferentes sistemas operativos, no sólo en Windows.

Algunos ERPs funcionan sobre Oracle y no con MySQL, lo que hace más difícil, largo y costoso llevar a cabo una buena conexión que permita sincronizar los catálogos de la tienda offline y la tienda online en Prestashop. En el caso de que utilicemos bases de datos con Access, las dificultades son aún mayores.

Más allá de Access: conecta tu ERP a Prestashop

Cuando se crea una tienda online que no trabaja con bases de datos MySQL, sino que se hacen llamadas a archivos de Access, si queremos actualizar nuestra base de datos de la tienda online y no la tenemos conectada con nuestro servidor, hay que sustituir los archivos cada cierto tiempo para mantenerla actualizada y evitar los desequilibrios.

Esto a la larga acaba resultando muy pesado, además de que resulta muy fácil cometer errores. Por otro lado, mientras se carga un archivo de Access en el servidor, durante ese tiempo la base de datos permanece inactiva y las solicitudes y pedidos que se produzcan pueden generar errores, o en cualquier caso, no se producen.

Si queremos evitar que este tipo de problemas se produzca, la solución más fiable, económica y eficaz es disponer de un software en la nube que trabaje con MySQL y cuando introduzcamos los datos de nuestros productos en el catálogo, automáticamente estarán disponibles también en el catálogo de nuestra tienda en Prestashop, así como el número de existencias de las que dispongamos.

Te invitamos a conocer el conector Prestashop de myGESTION, que te permitirá tener una tienda completamente sincronizada y trabajando con bases de datos en MySQL.


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