¿Qué es el stock out y cómo evitarlo?

Muchos negocios se van a encontrar a lo largo del tiempo con el problema del stock out. Se trata de una circunstancia que puede producirse en tiempos de alta demanda, pero también cuando hay una mala previsión general de ésta porque no se ha realizado una planificación inteligente o que no se han utilizado las herramientas adecuadas.

En este artículo nos gustaría explicarte qué es el stock out y cómo puedes prevenirlo en tu empresa para que no dé lugar a malentendidos con el cliente o con cualquier agente de la cadena productiva.

Stock out: definición

El stock out o falta de stock es una situación en la que un producto que los clientes desean comprar no está disponible en el inventario. También se conoce como desabastecimiento, o rotura de stock, lo que implica que no puedes satisfacer la demanda de un producto en un momento dado.

Esto se traduce en una pérdida de ventas, ya que si el producto no está disponible, el cliente puede ir a buscarlo a otro sitio, en lugar de tener que esperar a que lo tengas disponible para poder comprarlo.

Si el stock out sucede con frecuencia en productos populares, la falta de stock puede generar también un deterioro de tu reputación de marca, ya que si no puedes servir adecuadamente a tus clientes, estos no perderán el tiempo en acudir a tus tiendas físicas o buscar en tu tienda online para comprar el producto que desean.

¿Cuáles son las causas del stock out?

Hay muchas razones por las que se puede producir el stock out en un comercio o industria B2B. Veamos cuáles son las causas más habituales de esta falta de stock:

1. Mala previsión de la demanda

Tanto si eres un minorista y compras tus mercancías a proveedores, como si eres un fabricante, tienes que hacer una previsión de la demanda.

Es decir, si en un mes voy a vender generalmente 200 unidades de un tipo de perfume, no puedes tener un stock de 150, ya que perderías ventas. Pero generalmente tampoco es bueno que tengas un stock demasiado justo porque la demanda puede experimentar picos de crecimiento imprevisibles, por lo que deberías tener siempre un stock mínimo capaz de satisfacer a la demanda.

2. Falta de control de las existencias

¿Tu inventario está actualizado? Si no lo está, te va a resultar muy difícil hacer una previsión de la demanda, ya que necesitas saber en tiempo real de cuántas existencias de cada producto dispones.

Además, lo ideal es establecer automatismos a la hora de comprar a proveedores. Es decir, enviar órdenes de compra automáticas cuando te vas acercando al stock mínimo. Aunque no sólo debes tener en cuenta las cifras de unidades disponibles, sino también el tiempo de entrega desde que realizas la orden de compra a tu proveedor hasta que el producto llega finalmente a las tiendas.

3. Falta de diversificación de proveedores

Algunas veces, un proveedor no va a tener disponible los productos que deseas en el momento en que lo deseas. Quizás porque están en proceso de fabricación y pueden tardar unos días, o también si se produce cualquier retraso en la producción. Esto es una realidad que no depende de ti si no eres el fabricante, pero debes ser previsor y tener en cuenta que puede ocurrir.

Por eso deberías diversificar proveedores en la medida de lo posible. Trabaja con varios distribuidores, de manera que puedas disponer de varios sitios en los que adquirir un producto si hay una alta demanda.

4. Error administrativo

Quizás en tu tienda online se indica que hay falta de stock de un producto, pero en realidad sí lo tienes en tienda. Esto puede dar lugar a que en tu ecommerce no vendas ese producto, aunque podrías venderlo si el stock de tu plataforma eCommerce estuviera sincronizado con el software ERP, de manera que se reflejen las existencias reales en cada momento.

No pierdas ventas por la falta de sincronización entre el ERP y la tienda online. Si tu software de gestión es antiguo y no te da una solución para esto, lo mejor es cambiar de ERP. Utiliza el conector ecommerce ERP de myGESTIÓN para asegurarte de que las existencias permanezcan actualidadas.

¿Cómo prevenir la falta de stock o stock out en tu empresa?

Llegados a este punto, veamos algunos de los elementos que debes tener en cuenta si quieres prevenir el stock out en tu empresa:

1. Establece un stock mínimo y un stock de seguridad

Todas las unidades de tu tienda deberían tener un stock mínimo, o al menos aquellas que tengan una mayor demanda. El stock mínimo necesario se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

Stock mínimo = Demanda promedio diaria x Tiempo de reposición + Stock de seguridad

El stock de seguridad persigue cubrir las variaciones de la demanda inesperadas. La demanda promedio diaria puedes calcularla a partir de tus datos de ventas, que puedes obtener a través de un informe de ventas extraído de tu software ERP.

2. Haz compras automáticas o establece alertas

Lo ideal es automatizar al máximo las órdenes de compra o de producción, ya que si por cualquier circunstancia no realizas las operaciones a tiempo, calcular el stock mínimo no te servirá de nada.

Debes liderar a tu equipo en la obligación de realizar compras manuales de existencias, ya que en la vorágine del día a día es esencial cumplir con los tiempos para que no se produzca una situación de rotura.

3. Mantén tu inventario actualizado

Es esencial que tu inventario pueda estar actualizado. Para eso, debería estar conectado tanto con tu TPV como con tu tienda online. Muchas empresas no tienen un software de gestión que les permita llevar a cabo esta integración.

Nosotros te recomendamos que si no tienes la herramienta adecuada, cambies de ERP. Te ahorrarás mucho esfuerzo y podrás tener un mayor control de tu negocio. Piensa que el cambio de ERP al final se va a traducir en un aumento de las ventas y una mejor cobertura de la demanda.

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