Cómo gestionar la documentación de tu almacén

La digitalización se ha convertido en un elemento fundamental de nuestra forma de trabajar. El uso del papel está quedando atrás. Hoy día muchas empresas deben hacer frente a la gestión de presupuestos, facturas, expedientes y solicitudes en formato electrónico, lo que también afecta a todos los documentos vinculados a la gestión de inventario y almacén.

Esta transición ha facilitado la gestión empresarial y mejorado la eficiencia en numerosas organizaciones. Para las empresas que requieren gestión de almacén o dedicadas al sector logístico, organizar correctamente los documentos es determinante para lograr una buena productividad y evitar errores.

En este post te mostraremos los principales documentos electrónicos que necesitas para una gestión de almacén digital.

¿Qué software necesito para la gestión de documentación de un almacén?

La solución más eficaz para estas necesidades es implementar un software ERP con módulo de gestión de almacén o SGA. Este tipo de herramienta permite gestionar tanto los procesos administrativos como llevar a cabo la gestión operativa de tu comercio, a fin de aumentar la productividad y tener el máximo control en la cadena de suministro.

Lo ideal es que esté integrado con el resto de las áreas de la empresa, como la gestión de facturas de ventas y compras, el TPV y la tienda online.

Principales documentos en almacenes

Registrar cada una de las transacciones realizadas en un almacén es un aspecto vital para la gestión empresarial. La digitalización de tu empresa a través de un software de gestión documental para almacenes te permite acceder a la información en cualquier momento y lugar, lo que ayuda a agilizar los distintos procesos.

A continuación, te vamos a mostrar los principales documentos gestionados en un almacén:

• Encargos: son una parte esencial de la logística de almacén. Se trata de las solicitudes de los clientes. Documentar correctamente los encargos asegura una contabilidad precisa y evita desajustes en la gestión de inventario. La digitalización de los encargos agiliza la preparación de pedidos.


• Pedidos: aunque no implican una obligación legal inmediata, estos documentos permiten optimizar la preparación de órdenes. Su registro facilita la organización del stock, permitiendo priorizar productos de mayor antigüedad.


• Entradas de almacén: este documento certifica la recepción de mercancías en la empresa, proporcionando información clave para gestionar el inventario.


• Recepción de mercancías: al recibir productos en el almacén es necesario documentar su estado y cantidad. Cualquier incidencia, como daños o unidades faltantes, debe quedar registrada para evitar problemas posteriores.


• Control de niveles de existencias: este tipo de documento permite monitorizar el stock, los envíos y las reposiciones necesarias, además de gestionar las mermas. Una documentación eficiente reduce errores y aumenta la eficacia del almacén.


• Órdenes de compra: este documento representa un compromiso legal al solicitar mercancías. Es de gran importancia que puedas gestionar tus compras eficazmente para evitar las roturas de stock.


• Presupuestos: reflejan los costes de producción o compra de productos, distribución y entregas.


• Albaranes: los albaranes reflejan los productos enviados o recibidos, e informan de los bienes que se incluyen en los envíos y sus cantidades. Debes poder controlar tanto los albaranes de compra (generados por tus proveedores) como de tus propios envíos a clientes.


• Facturas: las facturas permiten acreditar la información importante de las transacciones llevadas a cabo con mercancías. La automatización y digitalización de este proceso es fundamental para el cumplimiento normativo y la eficiencia.


• Documentos de transferencia: Registran transferencias de productos a otros almacenes, clientes o distribuidores, evitando inconsistencias en el inventario.

Procesos de gestión documental en un almacén

La gestión documental eficiente de un almacén permite optimizar el almacenamiento, acceso y seguridad de los documentos, lo que mejora la productividad y reduce los riesgos asociados con la pérdida de información.

Los procesos de almacén fundamentales son los siguientes:

• Incorporación de nuevos documentos: toda empresa debe seleccionar y digitalizar los documentos relevantes para archivarlos de manera adecuada.


• Registro: un aspecto clave es formalizar la incorporación de documentos con identificadores únicos y metadatos que faciliten su recuperación.


• Clasificación: es esencial agrupar documentos jerárquicamente según características comunes para mejorar su organización.


• Almacenamiento: preservar la documentación garantizando su autenticidad, integridad y disponibilidad mediante medidas de seguridad y control de condiciones.


• Acceso: regular permisos para crear, consultar, modificar o eliminar documentos, garantizando la confidencialidad y el cumplimiento de las leyes correspondientes.


• Trazabilidad: monitorizar el uso y movimiento de documentos para mantener un control adecuado y garantizar su localización.


• Disposición: aplicar acciones finales a los documentos una vez agotado su período de conservación, asegurándose de que no sean necesarios para la organización.

Optimizar la gestión documental en almacenes

Cada fase del proceso operativo de un almacén debe estar documentada para garantizar un control efectivo de productos, proveedores y clientes.

Un módulo de gestión de almacén  te ayuda a automatizar los flujos de trabajo, reducir los costes y  minimizar errores humanos. Además, puede integrarse con otras herramientas del ERP, creando un ecosistema digital fluido que brinda visibilidad en tiempo real de inventarios y envíos.

Si buscas un software que gestione adecuadamente los documentos de tu almacén, myGESTIÓN incluye un módulo de gestión de almacén. Esta herramienta está diseñada para realizar las operaciones típicas de un almacén, como crear albaranes, registrar los nuevos productos que llegan, localizar productos en la base de datos para enviarlos a los clientes o gestionar el inventario en tiempo real.

Además, nuestro módulo de gestión de almacenes está integrado con la facturación y con las ventas y el TPV, por lo que todo queda registrado en el mismo programa en la nube, facilitando así la comunicación interna entre el almacén y el área de ventas.


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