¿Cómo gestionar tus facturas de PrestaShop?

Muchos negocios que se han lanzado al eCommerce y han creado una tienda online con Prestashop suelen tener el mismo problema. La gestión de facturas con Prestashop, que puede resultar aparentemente muy sencilla, puede provocar una serie de dificultades administrativas en tu negocio.

En este post te mostraremos algunos aspectos clave que debes tener en cuenta si dispones de una tienda online y estás haciendo tus facturas automáticamente con Prestashop, pero aún no cuentas con un conector eCommerce.

Facturas con PrestaShop: cómo crearlas

Cuando dispones de una tienda online en Prestashop, una de las ventajas que tienes es que se pueden generar facturas automáticas con cada pedido. Esto permite que no tengas que hacer manualmente cada factura y enviarla al cliente correspondiente por correo electrónico.

Desde el menú de Pedidos > Facturas, puedes visualizar y descargar las facturas que se han generado según las fechas que escojas. Además, puedes marcar distintos filtros para ordenarlas según su estatus. Por ejemplo, Entregada, Pedido cancelado, Pago aceptado, etc.

En tu área de administración también puedes configurar distintos parámetros para la generación de facturas con Prestashop. Por ejemplo, el prefijo de cada factura, si quieres que aparezca el año a continuación o antes del código de factura, etc. También se pueden añadir textos y legales notas al pie de cada factura: esta opción es importante, porque no hay ningún campo específico para introducir los datos fiscales de tu empresa, por lo que puedes incluirlos aquí. En caso de que quieras que aparezcan arriba de la factura, tendrías que modificar el código o usar algún módulo Prestashop.

Existen además algunas opciones de personalización de las facturas, como por ejemplo la posibilidad de añadir la imagen del producto al lado de cada concepto para que el cliente pueda visualizar mejor los diferentes elementos que ha comprado.

Los datos de las facturas se generan automáticamente a partir de los datos del cliente, por lo que prácticamente no tienes que hacer nada para generar las facturas.

Desventajas de gestionar tus facturas con PrestaShop

A pesar de lo sencillo que resulta generar facturas con Prestashop, quizás te hayas dado cuenta ya de algunos problemas que existen cuando usas este sistema para generar tus facturas. Y es que, a menos que conectes tu tienda online Prestashop con tu ERP, vas a tener las facturas de todos los pedidos de tu tienda online en el administrador, mientras que las facturas que se generen en tu tienda física las vas a tener en tu software de facturación habitual.

¿Cuáles son los problemas que esto puede conllevar?

• Falta de sincronización en los números de factura: la numeración de las facturas de los pedidos de tu tienda física no será igual a la numeración de los pedidos que lleguen a tu tienda online. No hay sincronización entre la numeración. Como son dos herramientas de facturación distintas, puede darse perfectamente el caso de que tengas facturas con numeración duplicadas (pedido 101-2023 en tienda online y pedido 101-2023 en tienda física).


• Falta de personalización de facturas: la opción básica y gratuita de las facturas de Prestashop no da muchas opciones para personalizar la factura como uno prefiera. Es posible que las empresas deseen darle una plantilla o formato predefinido a sus facturas, pero en Prestashop esto requiere instalar un módulo, o bien tocar el código fuente.


• No hay contabilización automática de facturas: las facturas que genera tu Prestashop están en el panel de administración de Prestashop y se almacenan en tu hosting. Puedes descargarlas y enviarle los documentos al contable. Pero éste tendría que contabilizarlas manualmente para hacer el cálculo de los impuestos. Es una tarea administrativa manual que, además de hacer perder tiempo a tu empleado o asesor, implica el riesgo de errores.


• Pedidos a proveedor a partir de ventas y facturas: cada vez que se produce una venta en Prestashop, se genera una factura. Sin embargo, tienes que estar pendiente de conectarte y comprobar todos los pedidos que se han hecho cada día. Si se produce un pedido por ejemplo en Estados Unidos, donde hay una gran diferencia horaria con España, es posible que pasen hasta 11 horas hasta que procesas el pedido manualmente. Lo ideal es tener un sistema que te permita automatizar los pedidos a proveedor a partir de las ventas y facturas que se generen.

Gestionar facturas en PrestaShop conectado con tu ERP

Las facturas en Prestashop están muy bien como opción básica, especialmente si tienes una tienda 100 % online. Pero éste no es el caso de una gran cantidad de negocios, que tienen también su establecimiento físico, y venden también a través de otros canales, como el teléfono, las redes sociales o el e-mail. En esta línea, lo mejor es tener un software ERP en el que puedas centralizar todas las facturas de las ventas de los diferentes canales.

Se trata de tener una herramienta a la que profesionales de ventas tengan acceso y que esté también conectada con tu sistema TPV de myGESTIÓN. Esta solución en la nube te permite conectar tu tienda Prestashop con tu ERP para que haya una sincronización de las facturas sin errores, con una numeración única sean ventas físicas u online, y que además te permita generar informes de ventas y contabilizar las facturas de forma automática para gestionar tus impuestos.

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