¿Cómo gestionar tus facturas si eres freelance?

El freelance tiene multitud de opciones a la hora de realizar sus facturas: con un documento de Word, con Excel, con un programa para hacer facturas que puedas descargarte, con un software en la nube… Pero lo cierto es que, muchas de las veces, no acabas del todo satisfecho a la hora de gestionarlas, especialmente cuando tu negocio como freelance empieza a crecer y todo se complica.

Empiezas a hacer facturas a empresas en países extranjeros, a particulares, con distintos tipos de IVA, distintas características, etc. Cometer un error es algo más común de lo que parece. Por eso queremos darte algunos consejos para que puedas gestionar mejor tus facturas como freelance.

Qué hacer para gestionar tus facturas si eres freelance

Fíjate en que estamos hablando de “gestionar”, no de hacer facturas. Como ya sabes, tienes obligación de conservar tus facturas mientras Hacienda te las pueda reclamar.

Sí, quizás creas que eso no va a pasar nunca si siempre haces las cosas bien, pero basta un pequeño error en la Declaración de la Renta, para que Hacienda pueda retener la devolución y al final tengas que subir todas tus facturas de un ejercicio para demostrar cuánto ganaste.

Aunque la cosa no tiene que ver sólo con Hacienda; creemos que un negocio, para poder adquirir conocimiento sobre lo que funciona y lo que no, debe tener su propio historial de ventas, sus propias gráficas comparativas por años y por meses. Algo que te permita sentarte y analizar tu negocio con tranquilidad.

Consejos para gestionar bien tus facturas como freelance

Así, si quieres tomarte en serio lo de gestionar tus facturas correctamente, te aconsejamos que tengas en cuenta estos aspectos.

1. No te conformes con hacer facturas; necesitas gestionar datos de ventas y compras

En otras palabras, no utilices un programa que no te permita ver en un solo golpe de vista, y sin posibilidad de fáciles errores, todos tus datos de compras y ventas por mes, trimestre y año.

Si hablamos de gestionar facturas, no puedes conformarte con gestionar archivos independientes entre sí que no tienes forma de cruzar de manera automatizada. Y ésta es la clave de la buena gestión; cuantas más cosas puedas automatizar a través de un buen programa de facturación en la nube, más fácil te va a resultar todo.

2. No olvides que el trabajo va más allá de hacer facturas

Al margen de la gestión de facturas, no hay que olvidar que el trabajo no termina ahí. Siempre es necesario que hagas tus declaraciones de impuestos, entre ellas las declaraciones trimestrales del IVA (390) y del IRPF (130), así como los resúmenes anuales (303 para el IVA y 190 para el IRPF), en el tiempo y forma adecuados para no tener problemas con Hacienda.

En ese sentido, la falta de tiempo o el desconocimiento de la legislación te puede llevar a presentar tus declaraciones tarde, o a cometer errores, que luego den lugar a procedimientos de inspección o de sanción por parte de la Agencia Tributaria.

3. Automatiza el envío de facturas

Cuando tienes que facturar una y otra vez al mismo cliente, crear una y otra vez la misma factura, pero cambiando las fechas y los códigos, puede resultar una actividad muy confusa y en ocasiones dar lugar a errores.

Por eso la mejor opción para llevar a cabo el envío de facturas es que intentes automatizar este proceso lo máximo posible. Intenta, por ejemplo, dar de alta tu lista de clientes, con sus datos de empresa y sus datos de envío, de manera que para enviar las facturas a sus respectivos clientes sólo tengas que pulsar un botón.

4. Ten en cuenta qué te puedes desgravar y qué no

Piensa, por ejemplo, que no todo es cuestión de las facturas que haces, sino también de las que recibes. Éstas las puedes utilizar para desgravar en el IRPF o para deducirte IVA en la próxima liquidación trimestral.

Si no tienes en cuenta qué te puedes desgravar y qué no, además, si no te acuerdas de recoger las facturas para que puedas justificar las operaciones, en el futuro es posible que no te puedes desgravar algunas compras que hayas realizado. Por lo tanto, ten mucho cuidado con esto.

5. Mantén tus facturas siempre protegidas

Imagina que tienes todas tus facturas almacenadas en tu ordenador y que no utilizas ningún software en la nube como myGESTION. ¿Qué pasa si no haces copias de seguridad y un día entra un virus y te ves obligado a formatear tu ordenador? Es muy fácil que en muchas situaciones tus facturas se puedan perder o desaparecer por problemas de seguridad.

Así que es muy importante que tengas tus facturas almacenadas en un mismo sitio y a ser posible lejos de tu ordenador, mediante un programa en la nube que realice copias de seguridad y que te dé la confianza de que siempre vas a poder descargarlas estés donde estés.

¿Entiendes la importancia de gestionar bien tus facturas como freelance? Esperamos que este post te haya ayudado. Te invitamos a darte de alta GRATIS en myGESTION y probar tu programa de facturación en la nube de forma fácil y rápida.


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