¿Cómo mejorar la contabilidad de una empresa?

La contabilidad es una disciplina esencial en todo negocio. Las empresas necesitan poder identificar y consultar las distintas operaciones económicas, así como poder corroborarlas documentalmente, de cara a llevar una gestión eficaz de la actividad económica de la empresa. De ahí la importancia de mejorar la contabilidad en toda organización para que sea un proceso claro, ágil, sencillo y transparente.

El proceso de control de la contabilidad se ha llevado muchas veces a cabo a través de programas contables. Sin embargo, estas herramientas, cuando se utilizan de forma aislada y ajena al resto de procesos empresariales, suelen tener lugar diversos errores e ineficiencias.

En este post te daremos algunas claves para mejorar la contabilidad de tu negocio.

Cómo se puede mejorar la contabilidad

Facturas que no llegan, mal seguimiento de los gastos comerciales, falta de flujos de comunicación eficaces en el registro de los ingresos, libros desactualizados... En muchas organizaciones los problemas contables son una realidad a la orden del día.

Luego, cuando el Departamento de Contabilidad necesita presentar el Impuesto de Sociedades o las cuentas anuales, nos encontramos con que muchas notas de gastos nunca se les han llegado a pasar. El resultado es que al final la empresa paga más impuestos de los que debería y, por lo tanto, la actividad resulta menos rentable.

Si quieres tener una buena contabilidad en una empresa, es imprescindible sistematizar los procesos de comunicación y registro de los datos.

Veamos algunos consejos de contabilidad que debes tener en cuenta.

1. Crea un flujo de comunicación

A través de un software ERP con módulo de contabilidad, los empleados de cada departamento pueden subir las notas de gasto que les correspondan. Estos datos pueden ser validados por los responsables de cada área y pueden ser automáticamente consultados por los responsables del departamento contable.

Después, a la hora de elaborar los libros contables y modelos de impuestos, se puede hacer de forma automatizada, sin que los responsables del Departamento de Contabilidad tengan que introducir los datos manualmente de todas las facturas de gastos.

2. Integra tu tienda online con tu negocio

Muchos de los problemas contables vienen de la falta de integración en el almacenamiento de los datos. En muchos negocios, la tienda online funciona de manera aislada del resto de la empresa, lo que conlleva no pocos problemas contables, especialmente a la hora de hacer las facturas, pero también en el momento de tener actualizado el inventario en la tienda online.

Para que esto no te ocurra, integra tu tienda online y tu ERP, de manera que cada vez que se produzca un pedido, se generen las facturas correspondientes de manera automática en el software de gestión, y no tengas que crearlas manualmente. Esto, además de ahorrarte trabajo, ayuda a evitar errores humanos.

3. Automatiza la conciliación bancaria

Una parte muy importante de la contabilidad es comprobar que los datos de la cuenta bancaria de tu empresa se ajusten a tus libros contables. De este modo, podrás asegurarte de que no hay ninguna factura pendiente de pago, o que hayas hecho pagos cuya factura no has registrado y debería haberse hecho.

La conciliación bancaria es un proceso que en muchas empresas se hace manualmente, descargando los extractos bancarios de un período de tiempo y comparando en una hoja de Excel los cobros y pagos que se han realizado con los libros de facturas. Esto es un error, porque es muy fácil cometer fallos de esta forma. Utiliza una solución como myGESTIÓN que te permite automatizar la conciliación bancaria.

4. Digitaliza tu Departamento de Contabilidad

Uno de los pasos imprescindibles para mejorar la gestión contable es hacer mejoras en el Departamento de Contabilidad. Eso implica renovar muchos de los procesos que se están llevando actualmente, que por lo general suelen ser manuales y tienden a consumir mucho tiempo de los empleados, generando ineficiencias.

Proporcionar formación a los empleados sería una de las formas de mejorar el área de Contabilidad. Todos los empleados sabrán así qué es lo que deben hacer en su departamento cuando les llegue una factura, un ticket de compra, o tengan que formular una solicitud para realizar un pago, etc., utilizando para ello una herramienta digital que facilite el proceso.

5. Haz una buena planificación de la tesorería

Una de las partes más olvidadas en la gestión contable es la tesorería. Es imprescindible llevar el control de las fechas de vencimiento de las facturas para no incurrir en retrasos y los posibles recargos que puedan acarrear. También para llevar un control eficaz de las facturas impagadas y prevenir la morosidad, a través de un proceso sencillo y metódico que permita reclamar los pagos y evitar que cualquier descuido redunde en que la empresa pierda liquidez.

Esperamos que ahora entiendas algunos aspectos imprescindibles sobre cómo llevar un buen control contable y las distintas mejoras que se pueden hacer en el Departamento de Contabilidad, que por supuesto pasan por una mayor digitalización y el uso de un software de gestión integral o ERP en el que puedas registrar todos tus datos.


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