¿Cómo mejorar el rendimiento del workflow en tu empresa?

El buen funcionamiento de una empresa está basado en procesos. Cuando se dividen las acciones que debe realizar cada empleado en tareas, estos pueden concentrarse en realizarlas en el tiempo y forma adecuada, mientras que si tienen que improvisar o dedicar demasiado tiempo a planificar o responder a nuevos input, es fácil que se reduzca notablemente la productividad. Para solucionar este problema necesitas definir un workflow y utilizar una herramienta de trabajo como el ERP online, que te permita lograr el mayor grado de automatización y aumentar el rendimiento de tus flujos de trabajo.

¿Qué es el workflow en una empresa?

El workflow o flujo de trabajo es una forma de automatización de una secuencia de tareas que forman parte de un proceso de trabajo en el día a día y que forma parte de los procesos de tu negocio. De esta forma, los empleados se limitan a cumplir unas reglas y procedimientos para poder realizar sus funciones correctamente.

Por ejemplo, cada vez que entra un pedido en tu tienda, no puedes improvisar las acciones que se van a llevar a cabo. Necesitas automatizarlas y fijar unas reglas que debe seguir cada empleado en su área. Así, por ejemplo, una vez que llega un pedido y se ha verificado el pago, el pedido entra en producción si se trata de un producto bajo demanda, o si es un artículo que tienes en almacén, el pedido entra en la cola, y los operarios deben llevar a cabo los distintos procesos para su envío, desde la extracción o recogida del producto en la estantería hasta la impresión del albarán, la preparación del pedido, el etiquetado de las cajas y la carga en el camión.

Estos procedimientos se realizan siguiendo unas reglas y un orden, de manera que se pueda dar prioridad a aquellos productos que tienen un plazo de entrega más próximo. Definir un workflow permitirá que cada empleado en su departamento conozca el flujo de tareas que debe realizar en una misma secuencia, así como los objetivos que debe cumplir a lo largo de un día, semana, mes o año.

Tipos de workflow en la empresa

Como te habrás dado cuenta, una de las funciones de la definición del workflow es facilitar la coordinación entre los distintos empleados y mejorar su productividad. Si no hay procesos definidos, todo es una continua improvisación y se puede producir un mayor número de errores.

Podemos clasificar el flujo de trabajo en las empresas desde diferentes ángulos:

Workflow administrativo

Se trata de todo el flujo de tareas relacionado con los procesos administrativos y la gestión de la documentación. Utilizando el ejemplo anterior, todo pedido que llega a tu tienda online lleva asociado un conjunto de documentos, desde la factura que se envía al cliente hasta la orden de producción en caso de que se fabrique ad hoc y el albarán.

Para no cometer errores en la gestión del workflow administrativo, las empresas suelen trabajar con un ERP que posibilita:

• Almacenar y clasificar todos los documentos involucrados en cada operación: te será muy fácil localizar cualquier información que necesites.


• Facilitar la coordinación entre empleados: no tendrás que enviarle las facturas al responsable de contabilidad porque ya las tiene en el ERP.


• Evitar tener que crear los documentos ad hoc en un Excel o Word: podrás crear los documentos asociados a cada tarea de una manera mucho más rápida y muchas veces automatizada.

Workflow de producción

El flujo de trabajo en la cadena de producción no está enfocado en los documentos, sino en las tareas que hay que realizar para producir una o más unidades. Para que los operarios puedan ser productivos, debes lograr el máximo grado de automatización en tu fábrica y facilitar que cada operario tenga acceso a las tareas que debe realizar, de manera que la empresa pueda cumplir con las órdenes de producción.

Muchas empresas que disponen de su propia fábrica y se mueven en el terreno del a industria trabajan con un software de control de la fabricación, que permiten tener un control de los materiales involucrados en los procesos de producción, atender a las órdenes de producción y ajustarse a unos objetivos preestablecidos.

Workflow de contabilidad

Los flujos de trabajo automatizados en contabilidad permiten llevar a cabo distintas tareas, como por ejemplo la verificación de las facturas. Tu departamento de Contabilidad debe poder trabajar eficientemente para que todas las facturas, tickets o modelos de impuestos que pasen por éste puedan tener un control, evitando así el desorden y la desorganización.

La falta de un flujo automatizado de trabajo, que permita hacer un seguimiento de las tareas realizadas, daría lugar por ejemplo a que se contabilicen facturas sin verificar, lo que daría lugar a errores en tu contabilidad.

El software ERP, un aliado para la automatización de los flujos de trabajo

Menos tareas manuales implica flujos de trabajo y procesos más eficientes. De nada sirve tener una serie de procedimientos manuales, extraordinariamente largos y repetitivos, porque eso puede dar lugar a que se cometan más errores. Lo que necesitas es automatización, hacer que el trabajo del contable, el responsable de ventas, o el responsable de almacén se pueda llevar a cabo de manera más rápida, ágil y sencilla.

El software ERP es el mejor aliado de las empresas para desarrollar flujos de trabajo que permitan mejorar la productividad, reducir los errores y mantener el control y la supervisión sobre cada área de tu negocio, desde la gestión de los stocks en almacén hasta el seguimiento de tus leads de ventas. Te invitamos a descubrir por ti mismo cómo myGESTIÓN puede ayudarte a lograr los resultados que deseas: más eficiencia, automatización y control.