¿Cómo transformar una empresa offline en online?

Hoy hay cada vez más empresas que han nacido al abrigo de Internet, pero la realidad de muchos negocios ha sido abordar un proceso de transformación interna. La digitalización y las nuevas tecnologías han llevado a que muchas empresas empiecen a trabajar su canal de ventas online o desarrollen la gestión empresarial con un software ERP en la nube.

Como las situaciones pueden ser muy distintas dependiendo de cada caso, en este post te vamos a mostrarte algunas pautas para transformar tu empresa offline tradicional en una empresa moderna, que apuesta por la gestión online y la transformación digital.

Características de las empresas offline

Una empresa tradicional suele tener canales de venta en tiendas físicas, o estar orientada a la distribución y disponer de su propia infraestructura de fabricación. O incluso puede cubrir todo el ciclo de vida del producto y gestionar su propia cadena de suministros. Sea cual sea tu situación, hay algunas características comunes en las empresas que no se han digitalizado.

• No disponen todavía de un canal de ventas online, o están empezando a crearlo.


• Su facturación se gestiona a través de herramientas de ofimática tradicionales, como Excel.


• Gestionan la contabilidad manualmente, enviando los datos de ventas a su asesoría.


• No cuentan con un software de gestión empresarial conectado con su TPV. En los casos más extremos, ni siquiera hay un sistema TPV y se trabaja con una caja registradora, especialmente en micropymes.


• No hay integración entre las distintas áreas de tu empresa: contabilidad, producción, ventas, facturación, compras… parece que cada uno vaya por su lado y no se dispone de información en tiempo real sobre los datos que maneja cada responsable.

En definitiva, podemos ver claramente que un negocio offline suele ser un tipo de empresas donde se realizan muchas tareas manuales y repetitivas, el factor humano puede ser el causante de numerosos errores y existe una falta de agilidad evidente debido a la dependencia de los procesos manuales.

En muchos casos, el consumo de papel en la empresa llega a ser excesivo y puede incluso haberse convertido en un problema, ya que no dispones de suficiente espacio para almacenarlo correcta y ordenadamente.

Cómo transformar tu empresa offline en una empresa online

Seguramente llegados a este punto ya sabes que si quieres mejorar tu competitividad y tener un negocio rentable en el futuro necesitas digitalizarse. Este término puede sonar muy amplio y poco preciso, pero por eso precisamente queremos que hay distintas áreas en las que puedes evolucionar.

Gestión empresarial digital

La gestión empresarial de una empresa online suele requerir el uso de un software ERP en la nube, con el que puedas generar facturas en línea y trabajar de forma eficiente. Esto te ahorra tener que elaborar y almacenar las facturas manualmente, pero no sólo eso. Ya no tendrás que contabilizar todas las facturas en una hoja de Excel para poder ver la evolución de tus ingresos y gastos, o disponer de datos para elaborar la contabilidad.

Toda la gestión interna de una empresa online se realiza a través de herramientas digitales; éstas están diseñadas para ahorrarte trabajo y aumentar la automatización, si bien sigues teniendo tú todo el control del proceso.

En lugar de crear tus facturas en un Excel o un Word, simplemente tendrías que conectarte a tu software ERP online con tu usuario y contraseña, crear la factura de forma rápida rellenando los datos esenciales y enviarla al cliente. Los datos de las facturas se acumulan y te permiten ver la marcha de tu negocio de forma fácil e intuitiva en sencillos gráficos. Y no sólo eso, sino que además si usas el módulo de contabilidad de myGESTIÓN ya no tendrías que rellenar los modelos de impuestos manualmente, ya que podrías elaborar los cálculos de manera más rápida y sin errores a través de nuestra herramienta.

Integración con tu negocio offline

Que estés empezando a digitalizar tu negocio no significa que tengas que vender únicamente a través de Internet. Puedes gestionar tus tiendas físicas de forma más ágil, óptima y productiva si te aseguras de que haya una adecuada integración entre tu ERP y el TPV.

Muchos negocios tradicionales utilizan programas TPV instalados en sus propios sistemas informáticos, y estos no están conectados con su software ERP, lo que al final acaba provocando que la gestión de tu empresa se vuelva compleja. Lo mejor es dejar de trabajar con herramientas obsoletas y utilizar un ERP con TPV que te permita integrar todas las funcionalidades de un software Terminal Punto de Venta para gestionar tus pedidos y mantener tu inventario actualizado.

Vender a través del canal online

Por último, si quieres transformar tu empresa en un negocio online, necesitas explotar las ventas en línea. Puedes crear una tienda online con Prestashop o WooCommerce si tienes un comercio, subir tus productos y cobrar a tus clientes fácilmente a través de tarjeta bancaria, o los más actuales monederos de pago. Aquí lo ideal es que tu tienda online también esté integrada con el ERP, por lo que es conveniente que utilices un software ERP con conector eCommerce que te permita mantener sincronizados todo el stock, pedidos, precios y facturas de la tienda con el programa de gestión empresarial.

Por otra parte, para vender online necesitas una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes, es decir, un software CRM. Un buen ERP como myGESTIÓN integra también este tipo de solución para que no tengas que desarrollarla o utilizar herramientas externas, haciendo el proceso de gestión de tu negocio más complicado. Con myGESTIÓN puedes gestionar tu empresa de manera fácil, cómoda, integrada y desde una sola herramienta con todas las funcionalidades.


Etiquetas: transformación digital