Contabilidad del autónomo, ¿se puede hacer en un Excel?

En principio, la contabilidad del autónomo es mucho más sencilla que la de una sociedad. Pero en cualquier caso si eres freelance vas a tener que llevar unos libros de facturas.

No todos los autónomos tienen claro qué es lo que tienen que hacer. ¿Basta con utilizar un Excel para hacer un libro de facturas?

En un artículo anterior ya te hablamos sobre la idoneidad o no de hacer facturas en Excel. Hablemos ahora propiamente de la obligación de hacer la contabilidad y si es lo más adecuado para un autónomo.

¿Qué contabilidad debes llevar como autónomo?

A menos que seas un autónomo societario, es decir, que hayas creado una sociedad mercantil, por lo general la contabilidad del autónomo no es complicada.

Sólo debes asegurarte de que mantienes tus correspondientes libros de facturas.

• Libro de ingresos: es la suma de las facturas que has emitido en el territorio nacional, con el IVA y la retención del IRPF desglosados.


• Libro de gastos: es la suma de las facturas que te han hecho y que puedes desgravar, con el desglose de IVA y retención del IRPF cuando proceda.


• Libro de bienes de inversión: donde se registra, de manera detallada, todo el inmovilizado material e inmaterial que se puede amortizar. Por ejemplo, si tienes una furgoneta, puedes indicar aquí las cuotas de amortización y el valor de adquisición.


• Libro de operaciones intracomunitarias: son aquellas facturas emitidas o recibidas de entidades ubicadas en otros países de la Unión Europea. Si estás registrado como operador en el Registro de Operadores Intracomunitarios, cuando trabajas con otras empresas, puedes no necesitar pagar IVA.

Y ésta viene a ser toda la contabilidad obligatoria que puedes necesitar hacer como autónomo.

Muchos freelance, al ver que no es demasiado trabajo, utilizan simplemente un Excel para poner una suma o relación de todas sus facturas. El problema viene cuando las facturas empiezan a aumentar o cuando tenemos que hacer declaraciones. Que los pequeños errores nos pueden salir muy caros si no utilizamos un programa adecuado.

¿Por qué es mejor llevar tu contabilidad online?

Como autónomo puedes llevar tu contabilidad online con un programa adecuado para ello. Si tus facturas empiezan a aumentar y empieza a ser cada vez más complejo no cometer errores, es mucho llevar tus libros de facturas al día a través de un software de facturación.

Hay al menos 5 razones por las que un autónomo debería pasarse a un programa de gestión contable.

• Si trabajas manualmente, cometerás más errores. Es decir, si todas las operaciones de suma de bases imponibles, IVA, retenciones de IRPF, etc, las realizas de manera manual con Excel, es más fácil que puedas cometer un error. ¿Por qué? Porque tienes que ir abriendo todos los meses o trimestres las facturas que has hecho y empezar a sumar los importes.


• Se pierde mucho tiempo usando Excel. Tu trabajo es la actividad que realizas habitualmente. Evita el tiempo dedicado a tareas administrativas innecesarias. No tienes por qué perder horas y horas comprobándolo todo. Con un software de facturación y contabilidad online puedes tener los datos ya actualizados y listos para presentar, tan pronto como hagas las facturas de ese trimestre.


• Dispones de cuadros de mando. En lugar de tener que hacer gráficas de Excel para ver una comparativa de tus ingresos y gastos, puedes visualizar esta información automáticamente desde el programa. Esto te da una idea claramente de dónde estás y cuánto te queda para llegar a tus objetivos de facturación.


• Si vendes productos, necesitas automatizar tickets y transacciones. Un autónomo que haga pocas facturas al mes puede no tener ese problema. Pero si vendes productos y estás vendiendo constantemente desde tu local, necesitas sí o sí un software de facturación, que además de gestionar tu contabilidad disponga de TPV. De otro modo te será mucho más complicado gestionar tanto volumen de facturas y operativamente sería una locura.


• Lo puedes consultar desde cualquier parte. No te hará falta tener tu ordenador delante para crear facturas, o consultarlas. Puedes hacerlo desde una app móvil o desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Tu software está online y sólo tú puedes acceder con tu usuario y contraseña.

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Etiquetas: contabilidad autónomos