Contabilizar una factura: todo lo que debes saber

Contabilizar una factura es realizar una anotación en los libros contables de la empresa para registrar un gasto o un ingreso. Hay que diferenciar entre la contabilización de una factura en los libros contables y el registro de una factura en los libros de facturas emitidas o recibidas.

Los libros de facturación son un simple registro de todos las operaciones comerciales. En cambio, el registro de una factura a nivel contable es más complejo y requiere cierto conocimiento en el área fiscal. Con un programa de Contabilidad y unas nociones básicas, tardas segundos en hacer este proceso.

¿Cómo se contabiliza una factura?

Independientemente de si es un gasto o un ingreso, contabilizar una factura es registrar el asiento contable correspondiente para la posterior desgravación o declaración de impuestos.

La estructura de los asientos contables se realiza con el sistema de contabilidad de partida doble que fija la Agencia Tributaria. Es decir, cada asiento se basa en dos apuntes o anotaciones: el debe y el haber. Cada asiento generado tiene influencia sobre, al menos, dos cuentas diferentes y cada apunte o partida del asiento tiene una contrapartida.

Depende de si se registra una factura de compras o una de ventas, el número de partidas y la estructura del asiento puede variar. Además, hay facturas que pueden estar exentas de IVA -operaciones intracomunitarias-, tener importes negativos -factura rectificativa- o estar sujetas algún tipo de retención como IRPF, lo que afectará a la disposición y configuración del asiento.

Aunque, sin ninguna duda, contar con un programa de Contabilidad como myGESTIÓN ayuda a registrar los asientos de manera automática de cualquier tipo de factura. Con una herramienta para la gestión contable, contabilizar facturas y registrar sus asientos son procesos que te llevarán unos pocos minutos.

¿Cómo contabilizar una factura de compras?

La contabilización de una factura de compras es la anotación del asiento contable de un gasto de la empresa. Por ejemplo, una factura de teléfono, de agua y de Internet; o una factura de proveedor por compra de mercancía o contratación de servicios. Al registrar el asiento de estos gastos dentro de los libros contables, deben contemplarse tres partidas.

Si queremos contabilizar una factura de 1.210 euros, por ejemplo de alquiler de oficina o de local, la estructura del asiento debe ser la siguiente:

• Grupo 400 (Proveedores): el total de la factura ha de ir en el HABER. En el ejemplo, 1.210 euros.


• Grupo 600 (Compra de Mercaderías): la base imponible de la factura ha de ir en el DEBE. En el ejemplo, 1.000 euros.


• Grupo 472 (IVA Soportado): el importe de IVA correspondiente a la factura ha de ir en el DEBE. En el ejemplo, 210 euros.

¿Cómo contabilizar una factura de ventas?

La configuración del asiento de una factura emitida es similar al de una de compras. Vamos a ver un ejemplo práctico de la contabilización de una factura de ventas.

En una operación comercial, la empresa emite la factura por un valor total de 1.210 euros. ¿Cómo contabilizamos esta factura emitida?

• Grupo 400 (Clientes): el total de la factura ha de ir en el DEBE. En el ejemplo, 1.210 euros.


• Grupo 700 (Ventas): la base imponible ha de ir en el HABER. En el ejemplo, 1.000 euros.


• Grupo 477 (IVA Repercutido): el importe de IVA se refleja en el HABER. En el ejemplo, 210 euros.

¿Cómo se contabiliza una factura rectificativa?

Las facturas rectificativas son aquellas facturas que por error o por devolución de mercancía se generan en negativo. La contabilización de una factura rectificativa es muy sencilla. Si cogemos como referencia la factura de ventas, hay que cambiar los importes del DEBE al HABER y viceversa.

Tal y como se refleja en el asiento de la imagen inferior:

¿Cómo se contabiliza una factura con retención de IRPF?

Algunas facturas, por ejemplo las de nóminas de trabajadores, llevan incluida una retención de IRPF. Dicha retención se basa en un porcentaje sobre la base imponible de la factura -nunca sobre el total-. El importe de la retención, además, ha de llevarse a una cuenta 473 de Pagos y Retenciones a Cuenta. Normalmente, las retenciones de IRPF suelen de un 7 % o un 15 %.

Vamos a ver un ejemplo de una factura de ventas con retención de IRPF del 15 %:



Aquí la diferencia radica en las partidas del DEBE del grupo 473. El importe total de la factura es de 1.210 euros, con base imponible de 1.000 euros e IVA de 210 euros. Como se aplica una retención de IRPF, se calcula el 15 % de la base imponible, es decir, 1.000 euros.

Por lo tanto, al contabilizar una factura con IRPF -de compras o ventas-, hay que tener en cuenta que hay que crear otra partida que vaya a la cuenta 473 de Pagos y Retenciones a Cuenta del Plan General Contable.

Facturas sin IVA, recargo de equivalencia e Inversión del Sujeto Pasivo

Ya hemos visto en los ejemplos anteriores cómo contabilizar facturas con IVA. Ahora bien, ¿sabes cómo se registra en contabilidad una operación exenta de IVA?, ¿con IVA extranjero?, ¿una factura con recargo de equivalencia?, ¿y las de Inversión del Sujeto Pasivo? Vamos a verlo:

Contabilizar una factura intracomunitaria

Hay determinadas operaciones que por su naturaleza no deben llevar IVA. Este es el caso de las facturas intracomunitarias, es decir, facturas de compras o ventas realizadas fuera de España pero dentro del marco económico de la Unión Europea.

Vamos a ver cómo se anota en los libros contables una factura intracomunitaria:



Como se aprecia en la imagen, la partida del IVA Repercutido está al 0 % puesto que es una operación entre empresas registradas en el ROI -Registro de Operadores Intracomunitarios-.

Si la factura fuera a un cliente particular que reside dentro de la UE, la factura SÍ que debe aplicarse el porcentaje de IVA extranjero.

Contabilizar una factura de Inversión del Sujeto Pasivo

La Inversión del Sujeto Pasivo se da en ciertas operaciones comerciales en las que el comprador es el que tiene la obligación de declarar el IVA. Es decir, se invierte el sujeto pasivo del impuesto, que suele ser el emisor, al receptor de los productos o servicios.

Para saber cómo se contabiliza una factura con Inversión del Sujeto Pasivo echa un vistazo a este vídeo:

¿Cómo se contabiliza una factura con recargo de equivalencia?

El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA al que están sometidos aquellas empresas que venden directamente al cliente final. Generalmente, comercios y tiendas de venta al por menor.

Depende del porcentaje de IVA que se aplique, el porcentaje del recargo de equivalencia varía. Si a un producto se le aplica el tipo de IVA general del 21 %, el recargo de equivalencia será el 5,2 %. En caso de que dicho producto esté sujeto a un IVA reducido del 10 %, el recargo sería de 1,4 %, y si el IVA es superreducido, del 4 %, el recargo se quedaría en 0,5 %.

Aquí tienes un ejemplo con el tipo de IVA general del 21 % y recargo de equivalencia al 5,2 %:



En este vídeo también te dejamos varios ejemplos de cómo traspasar a Contabilidad facturas con recargo de equivalencia:

Contabilización de las facturas pendientes de recibir

Para poder contabilizar facturas que están pendientes de recibir, es decir, ya se han realizado esas adquisiciones pero todavía no se ha emitido la factura de compras. El PGC contempla una subcuenta específica para estos casos: la 4009.

En este artículo puedes ver un ejemplo práctico de cómo proceder a la hora de contabilizar facturas pendientes de recibir.

¿Se puede contabilizar un pago sin factura?

Sí, un pago sin factura se puede contabilizar. Pero, ¿cómo se apuntan este tipo de movimientos en la contabilidad de la empresa? En ocasiones, quizá tengas que adelantar un pago a un proveedor de una factura que aún no has recibido. Para esta situación existe la subcuenta 4009 del Plan General Contable.

Pero, ¿qué sucede con el IVA? ¿Puedo declararlo para desgravarlo? El IVA sólo puede deducirse una vez se haya recibido la factura. Provisionalmente, puedes llevarlo a una cuenta de HP IVA Soportado no deducible.

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Todas los asientos que se aprecian en las imágenes de este artículo, se han realizado desde el módulo de Contabilidad de myGESTIÓN. Al crear una factura desde el ERP, independientemente de su naturaleza -rectificativa, intracomunitaria, factura simplificada o ticket, etc.-, se traspasa con un clic al módulo contable y se genera el asiento automáticamente.

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