Desventajas de gestionar tu inventario en Excel

 



Las pequeñas y medianas empresas no siempre cuentan con soluciones digitales para la gestión de inventario. El método tradicional es llevar a cabo la gestión de la base de datos directamente a través de un Excel, en el que aparece la relación de productos que hay en inventario, el código de los lotes, su valor unitario, la cantidad de stock, el importe total inventariado y las salidas y entradas de artículos.

El problema que supone la gestión de inventario al modo tradicional es la gran cantidad de errores que se pueden producir, sobre todo cuando se maneja una gran cantidad de productos o quieres expandir tu negocio. Claramente necesitas evolucionar a un software de gestión empresarial como myGESTIÓN, porque la gestión manual de inventario es sólo una gran pérdida de tiempo y una fuente de errores humanos significativa.

Por qué no debes gestionar tu inventario con Excel

El Excel es un programa muy sencillo y al mismo tiempo permite una gran cantidad de operaciones. Si utilizas macros, puedes incluso automatizar muchos cálculos. Eso muestra la razón por la que se ha convertido en uno de los programas de cálculo por excelencia, usado en una gran cantidad de empresas.

El problema, sin embargo, es que a medida que quieras digitalizar tu negocio, el Excel se te va a quedar pequeño enseguida, debido a la gran cantidad de trabajo manual que supone. Recordemos que un negocio de retail no consiste únicamente en la gestión de inventario, sino que tienes que controlar entradas y salidas de inventario continuamente, así como gestionar facturas de ingresos y de gastos.

1. No dispones de la información en tiempo real

En más de una ocasión vas a querer hacer búsquedas en tu control de inventario. Por ejemplo, para ver la disponibilidad de un producto en almacén.

Sin embargo, para que estos datos estén actualizados, tendrían que registrarse automáticamente en tu Excel de control de inventario tan pronto como se produzcan las salidas de almacén.

2. Excel no está diseñado para ser un programa de control de inventario

Aunque el Microsoft Excel es un excelente programa de cálculo, no es un software específico para control de inventario. Esto implica que tienes que preparar las plantillas desde cero y cualquier error humano en cualquier casilla puede generar un desajuste en los datos finales.

3. No lo puedes sincronizar con distintos almacenes y puntos de venta

Tu programa de gestión de inventario trata de reflejar lo que tienes en tu almacén. Si un producto no está disponible, las existencias son 0. Si tienes 10 productos con un coste unitario de 12,99 €, su importe total es de 1299 €. Ahora, si tienes diferentes puntos de venta y actualizas las existencias manualmente, no podrás llevar una gestión de inventario eficaz.

¿La razón? Que tus tiendas (online y offline) dispondrán de datos de existencias que no están actualizados. Por otra parte, si tienes múltiples almacenes y un producto está disponible en un almacén pero no en otro, la gestión de inventario también se hace más compleja.

4. Seguridad de los datos

Si gestionas tus datos de inventario en un Excel, el nivel de seguridad de los datos es muy inferior a lo que debería. El archivo de Microsoft Excel puede estar almacenado en un ordenador, y si hubiera cualquier problema con el disco duro, o un fallo de seguridad por virus informáticos, o un fallo del sistema operativo, podrías perder este documento y quedarte sin inventario.

Cuando menos, necesitas disponer de copias de seguridad actualizadas de tu inventario, de manera que si se perdieran los datos, pudieras recuperarlos. No obstante, siempre será mejor disponer de los datos en un software de gestión en la nube y que no estén en tus propios sistemas informáticos.

5. Movilidad

Vivimos en la era digital y es más que probable que necesites gestionar tu inventario desde distintos puntos de acceso. Pero esto no es posible hacerlo si tienes tu Excel con el control de inventario instalado en el ordenador de la oficina, y no puedes conectarte a éste desde otros dispositivos.

Para facilitar la movilidad en tu empresa, o incluso la disposición del inventario en tiempo real en distintos almacenes, puedes usar un software de gestión en la nube como myGESTIÓN y contratar distintos usuarios según tu necesidad.
Mejora el control de almacén sin utilizar Excel

Uno de los pasos ineludibles de tu negocio es dejar los programas tradicionales y reducir al máximo las tareas manuales.

Cambiar tu inventario de Excel a un programa de gestión empresarial es fácil cuando utilizas una solución de software de inventario flexible y profesional como myGESTIÓN.

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