¿Cuál es la diferencia entre NIF y CIF y qué poner en las facturas?

Uno de los aspectos que hay que entender si te preguntas cómo hacer facturas correctamente es la diferencia entre NIF y CIF. ¿Qué número es el que hay que poner a la hora de hacer una factura en tu negocio? ¿Es necesario tener un CIF para poder hacer facturas, o se puede facturar con el número de identificación fiscal?

En este post vamos a darte algunas de las claves para que entiendas qué es el NIF y qué es el CIF, así como para no equivocarte a la hora de hacer facturas, que puedes realizar más cómodamente a través de un software de facturación online como myGESTIÓN.

¿Qué es el CIF?

Las siglas CIF hacen referencia al Código de Identificación Fiscal. Generalmente se utiliza para reconocer si se trata de la actividad de una persona o de una empresa registrada en el registro mercantil.

Aunque te resulte sorprendente, las siglas CIF desaparecieron desde el 1 de enero del año 2008, con la entrada en vigor del Real Decreto 1065/2007, y técnicamente ahora se utilizan las siglas NIF para ambos casos, popularmente se utilizan las siglas CIF para referirse al código de identificación fiscal de las empresas.

El NIF de las empresas (o CIF, como todavía se le conoce), está formado por una letra, siete números. La letra es diferente dependiendo del tipo de forma jurídica de la organización. Así, por ejemplo, las sociedades limitadas tienen una B como letra inicial en su NIF, mientras que las sociedades anónimas empiezan por una A y las cooperativas por una F.

¿Qué es el NIF?

Las siglas NIF significan Número de Identificación Fiscal y es el código que identifica a las personas físicas. Está recogido en el Documento Nacimiento de Identidad (DNI).

En el caso de las personas extranjeras con residencia en España, las siglas que se utilizan son las de NIE. Este documento está formado por una letra, 7 números y un código de control. En el momento de obtener la nacionalidad, las personas con NIE pasan a obtener un NIF. En cualquier caso, un extranjero con permiso de residencia y trabajo en España puede registrarse como autónomo y desarrollar una actividad por cuenta propia.

¿Qué se utiliza para hacer las facturas a empresas o autónomos, el NIF o el CIF?

Mientras que en el caso de los trabajadores por cuenta propia con una o más actividades profesionales utilizan el NIF para la facturación, las empresas y entidades sin ánimo de lucro con actividad económica tienen que solicitar un número de identificación fiscal a la Agencia Tributaria para poder realizar las facturas de venta o registrar facturas de compra, donde previamente tienes que haberles dado a tus proveedores el NIF de la empresa.

Como el NIF y el CIF en realidad es lo mismo, simplemente debes tener claro que en las facturas debes incluir tu NIF como emisor y el número de identificación de tu proveedor. Si es una empresa, necesitas el NIF de la empresa, y no el NIF particular del Director de la Empresa o el responsable de Contabilidad.

Este NIF/CIF que utilizan las empresas es indispensable para poder realizar facturas. Tanto si eres autónomo y necesitas emitir una factura a una empresa o cualquier persona jurídica, como si tienes diferentes empresas que son proveedores y necesitas que te hagan facturas, es necesario que en la factura aparezca el NIF del emisor y el NIF del receptor.

¿Necesito el NIF para emitir facturas a particulares?

No siempre es obligatorio emitir facturas a particulares. Piensa por ejemplo en muchos comercios minoristas, donde simplemente acudes y pagas el ticket, pero en ningún momento nadie te ha pedido que le enseñes tu DNI para hacerte una factura. Además, como particulares, la factura no es necesaria, ya que no pueden desgravar en sus declaraciones de impuestos.

Las facturas a particulares sólo son obligatorias cuando el importe de la factura es de más de 3.000 euros. En estos casos, sí es obligatorio que emitas factura y ésta debe incluir el NIF del particular que ha realizado la compra. También es obligatorio que emitas una factura a tu cliente si éste te la pide, para lo cual deberá proporcionarte el dato de su NIF.

No obstante, cuando se trata de empresas o de otros autónomos, sí que tienes la obligación de emitir factura.

¿Cómo contabilizar las ventas a particulares sin hacer facturas?

Ahora bien, aunque no tengas obligación de emitir la factura si tiene un importe menor de 3.000 euros, por motivos fiscales y contables sí es importante que emitas una factura simplificada, aunque no dispongas del NIF de tu cliente, ya que te permite tener un justificante de la operación y en un software ERP te va a permitir visualizar claramente los ingresos que has obtenido.

Además, a la hora de llevar la contabilidad o presentar los modelos de impuestos, tu empresa sí que tiene obligación de declarar los ingresos que haya obtenido de los particulares y cuyos movimientos bancarios hayan quedado registrados en la cuenta bancaria de tu empresa, ya que de otra forma no podrías justificar esas operaciones. Por tanto, aunque no tienes que pedirle el DNI a tus clientes en la mayoría de los casos, sí es importante emitir una factura simplificada en tu software de gestión online para poder llevar la contabilidad de tu negocio.

Una factura simplificada es simplemente una factura con el importe que tus clientes han pagado, pero no es necesario que incluya sus datos de identificación.

Con myGESTIÓN puedes crear tanto facturas ordinarias como facturas simplificadas, gestionar la contabilidad de tu empresa y tener el control de todas las operaciones, tanto si dispones del NIF de tu cliente particular como si no te lo ha proporcionado, que es lo más normal.


Etiquetas: Compartir facturascrear facturas