Diferencias entre ERP y Software de Gestión Documental

Cuando te planteas implementar un software para gestionar tu negocio de forma digital, a veces el primer impulso puede ser buscar un software de gestión documental.

Al fin y al cabo, hasta ahora has estado trabajando con programas de ofimática, como Excel o Access, a la hora de gestionar tus finanzas, y piensas que lo único que necesitas para digitalizar tu negocio es un programa de gestión documental para tenerlo todo almacenado en la nube y poder acceder desde cualquier lugar.

Pero, ¿es eso realmente lo que necesitas? Es importante conocer las diferencias entre un ERP y un software de gestión documental, ya que es muy probable que empezar a gestionar documentos en la nube no beneficie demasiado a tus procesos. Esto es, al fin y al cabo, de lo que se trata.

Cuáles son las diferencias entre un software ERP y un programa de gestión documental

El ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta de planificación de negocio que reúne todas las funcionalidades para la gestión de un negocio. Se trata de una solución estratégica, que tiene que ayudarte con las finanzas, la contabilidad, el control de la producción si eres una industria, el programa TPV para cobrar a tus clientes y el sistema CRM para la gestión de las comunicaciones con estos.

No se trata de gestionar documentos o archivos, o tenerlos almacenados en la nube por carpetas, sino de disponer de una herramienta que te permite optimizar tus procesos.

1. Automatización de tareas manuales vs. almacenamiento

Cuando trabajas con un gestor documental en el que almacenas archivos, sigues teniendo que realizar muchas tareas manuales. La información financiera sigue continúa en las facturas y no se calcula de manera automática los ingresos y gastos mensuales. Tienes que calcularlos de manera manual a través de otro tipo de software.

En cambio, con un sistema ERP automatizas el proceso de calcular tus ingresos y gastos o la presentación de los modelos de impuestos. No te limitas a almacenar documentos en la nube y realizar el cálculo manualmente.

2. Control de la trazabilidad de documentos

El ERP te aporta las mismas ventajas que un mero software de almacenamiento en la nube o un gestor documental; puedes controlar la trazabilidad de los documentos, descargarlos desde cualquier ordenador, acceder desde cualquier sistema con tu usuario y contraseña.

Es decir, aunque el ERP no es un programa de gestión documental, te permite generar documentos, descargarlos, automatizar el envío de estos a tus clientes o proveedores, y tener el control de los permisos de los usuarios que pueden realizar las distintas operaciones.

3. Actualización de datos en tiempo real

Cuando trabajas con un ERP en la nube, puedes ver los datos actualizados en tiempo real en todos los módulos de gestión de tu empresa.

Si se crea una nueva factura, automáticamente va a poder verse que han aumentado los ingresos mensuales, sin que tenga que haber una persona que lo actualice a posteriori manualmente.

No es necesario elaborar informes de ventas o de ingresos manualmente; tampoco para la gestión de los gastos, ya que basta con mecanizar las facturas. Podrás ver los datos en tiempo real.

¿Qué tiene en común un ERP con un software documental?

Un aspecto que tiene en común el software de gestión documental más básico y el ERP es que ambos te permiten acceder de manera remota a los datos de tu empresa.

Eso siempre que estemos hablando de un software en la nube.

Ambos tipos de programas te permiten controlar la seguridad, configurar usuarios y gestionar el flujo de documentos que entran y salen en tu negocio. Muchos ERP online  pueden llevar además integrado un gestor documental integrado.

Ahora bien, debes tener claro que se trata de dos programas con funcionalidades distintas. El ERP te va a ayudar a automatizar tareas manuales, mejorar la eficiencia y optimizar tus procesos, mientras que el gestor documental está más orientado al almacenamiento de documentos y la seguridad.

La digitalización va mucho más allá de gestionar tu negocio en la nube

Hay muchos programas en la nube que pueden ayudar a tu negocio. Pero la transformación digital de una empresa va mucho más allá de empezar a utilizar herramientas cloud.

Digitalizar una empresa supone implementar procesos digitales que ayuden realmente al funcionamiento de tu negocio. Se trata de que las funciones que antes se desarrollaban manualmente ahora se puedan hacer con mejores resultados.

• De forma más rápida y productiva.


• Con menos carga de trabajo.


• Con menos probabilidad de errores.


• Facilitando el trabajo en equipo.

Un ERP te permite así dar un salto en la gestión de tu negocio para no depender más de la confección de archivos de manera manual. Podrás seguir creando y descargando tus facturas en pdf, almacenar tus documentos o incluso escanear documentos y subirlos a tu red con la ayuda del gestor documental integrado.

Pero esto podrás hacerlo desde un enfoque distinto, reuniendo todas las necesidades de tu negocio en una sola herramienta. Porque no se trata de seguir trabajando con archivos desde la nube, sino de optimizar los procesos de negocio para mejorar la comunicación interna y mejorar tu productividad.

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