Errores habituales en los flujos de comunicación interna en una empresa

Los flujos de comunicación interna muchas veces plantean dificultades en las organizaciones que no se han digitalizado. Muchas tareas se gestionan a través de correos electrónicos o por teléfono a través del envío de archivos, lo que puede dar lugar a numerosas ineficiencias.

En este post queremos hablarte de esas ineficiencias que quizás están lastrando la productividad de tu empresa. Además te mostraremos cómo un software ERP puede ayudarte a corregirlas.

Errores comunes en los flujos de comunicación interna

Existen al menos cinco errores habituales en los flujos de comunicación interna de una empresa. Muchas veces la falta de digitalización es el causante directo de estos fallos, que tienen como repercusión una mayor ineficiencia, baja operatividad y productividad.

1. Archivos con múltiples revisiones

Cuando se trabaja con archivos de Excel o Word, es muy probable que los hayas guardado con distinto nombre. Esto genera confusión a la hora de consultar información en ellos, ya que no se sabe cuál es el archivo correcto, o si hay datos que se han actualizado posteriormente.

Si trabajas en equipo, muchas veces también se desconoce qué personas han llevado a cabo modificaciones en los archivos. Esto puede ocurrir con facturas, contratos o documentos en los que se han realizado revisiones porque una de las partes lo ha solicitado.

2. Dispersión de los datos en diferentes plataformas

En las empresas se suele trabajar en equipo, lo que implica que muchas veces se tienen que enviar archivos de un ordenador a otro. El problema que esto plantea si no se trabaja en la nube es que los datos de un archivo en un ordenador pueden ser diferentes a los de otro.

Esto genera ineficiencias, ya que es imprescindible que la última persona que modificó el archivo lo envíe a quien lo necesite a través del correo electrónico.

La dispersión de los datos no sólo se produce a nivel interno, sino también cuando se trabaja con una plataforma de eCommerce. Puede haber unos datos diferentes sobre existencias, pedidos, facturas, precios o productos en tu tienda online, tu inventario y en tu libro de facturas.

3. Protección de datos y seguridad

La comunicación interna no es óptima si para poder trabajar en equipo y en remoto es necesario poner en riesgo la protección de los datos personales. Aunque muchas empresas han implementado soluciones de VPN para proteger la identidad de los usuarios al navegar por Internet y controlar la entrada y salida de datos, esto no es una realidad en todas las empresas, donde se comparten archivos con datos personales a través de Drive o Gmail al margen de los flujos de trabajo de la empresa.

Si por ejemplo los empleados se llevan el portátil a casa para trabajar, y descargan en éste facturas o documentos relacionados con la empresa, puede producirse una fuga de datos personales hacia ordenadores que no son de la empresa.

Lo ideal es que toda la información esté centralizada en tu ERP en la nube y que ninguna persona necesite descargar archivos de éste, ya que las facturas o albaranes se pueden enviar directamente a través del software, sin necesidad de descargar el documento.

4. Información sobre procesos y procedimientos

Los procesos que debe seguir cada miembro del personal deben estar anotados en manuales y protocolos. De este modo, se evita que los profesionales tengan que improvisar para realizar determinadas tareas cuando la empresa no les ha facilitado un procedimiento adecuado para realizarlas.

Cuando no existen procedimientos, se corren mayores riesgos. Esto ocurre en el ámbito de la gestión administrativa de la empresa, pero también y sobre todo en el área de producción. Necesitas un software de planificación de la producción que te permita asignar tareas a los operarios y realizar un seguimiento de todas las actividades.

5. Comunicación entre directivos y empleados

Los flujos de comunicación en una empresa pueden y deben llevarse a cabo en distintas direcciones:

• De la dirección a los empleados: la comunicación entre los directivos de cada área del negocio y los empleados se lleva mejor a cabo cuando se establecen procesos, procedimientos y protocolos, así como sistemas de comunicación interna, que los empleados puedan seguir para estar en contacto con sus directivos. Los procesos sistematizados ayudan a reducir las dudas y eliminar reuniones o llamadas telefónicas constantes que pueden disminuir la productividad del equipo.


• De los empleados a la dirección: las acciones de los empleados en la gestión administrativa, compras, pedidos, producción... se pueden supervisar fácilmente a través de un software ERP con gestión de roles o accesos de los usuarios.


• Entre empleados: el propio software ERP actúa también para facilitar la comunicación entre empleados, tanto del mismo departamento como entre diferentes áreas de la empresa.


• Entre empleados y clientes: la mejor solución en estos casos implica sistematizar las comunicaciones a través de un CRM.


• Entre empleados y proveedores: lo ideal es facilitar la gestión de proveedores a través de una intranet donde se pueda intercambiar información.

Desde esta perspectiva, es evidente que para mejorar los flujos de comunicación interna en la empresa hace falta un ERP en la nube, que además integre otras funcionalidades como CRM, TPV, conector eCommerce, software contable o herramienta de control de la producción.


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