Facturación Manual vs. Facturación Electrónica

Uno de los debates que tiene que abordar una PYME es su proceso de facturación. ¿Qué hacer, facturación manual vs. facturación electrónica? Si quieres mejorar tu negocio, debes ser consciente de que las tareas administrativas reducen el tiempo que dedicas a la generación de valor y rentabilidad. Aunque son imprescindibles para cumplir con la normativa y llevar una buena gestión empresarial, lo ideal es que el proceso de facturación sea lo más rápido, eficaz y automatizado posible.

Para que tengas claro cuáles son las diferencias entre facturación manual vs. facturación electrónica, en este post vamos a mostrarte cómo funcionan ambos modelos de facturación y qué ventajas tendría para ti entrar de lleno en la digitalización de tu negocio.

¿Qué es la facturación manual?

La facturación manual consiste sencillamente en el proceso de crear facturas de forma manual, lo que requiere la intervención de un empleado. Eso quiere decir que el empleado o autónomo debe crear una factura individualmente cada vez que se produce una venta. Además, debe guardar y almacenar las facturas de gastos que recibe.

Por lo general, entendemos por facturación manual la creación de facturas en papel. Es lo que suelen hacer las micropymes o negocios tradicionales de pequeño tamaño. Disponen de un blog de facturas en el que escriben manualmente las facturas con un bolígrafo. Afortunadamente este modelo tradicional está ya prácticamente en desuso.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica consiste en el proceso de crear las facturas de una empresa o autónomo utilizando para ello medios informáticos.

Una factura electrónica es un documento que se crea, envía y recibe de forma electrónica. Tiene la misma validez que una factura impresa. Se trata de una alternativa a las facturas tradicionales en papel.

Hay diferentes formas de llevar a cabo la facturación electrónica:

• Creación de facturas con Excel o Word: cada vez que tienes que hacer una factura, en este caso no usas un bloc con plantillas de factura, sino que las haces digitalmente. Para ello, creas la factura manualmente en una hoja de Excel o Word.


• Crear facturas a partir de plantillas: es un método para hacer facturas que viene precisamente del anterior. Como se tarda mucho tiempo en crear las facturas desde cero, se utiliza una plantilla base y simplemente se cambian los datos fiscales del cliente, los importes y los impuestos.

Aunque con estos dos modelos se generan facturas electrónicas, lo cierto es que el proceso de creación sigue llevándose de forma manual. Tiene que intervenir un trabajador para crear las facturas, hacer los cálculos y entregar el documento al cliente, ya sea que lo haga en mano o a través de Internet.

Hay que tener en cuenta que crear las facturas con Excel no es en realidad un sistema de facturación electrónica efectivo. Aunque las facturas se hacen utilizando programas informáticos, el proceso de creación de las facturas sigue siendo manual y no puede automatizarse.

En este sentido, podríamos incluso considerarlo como un modelo de facturación semi-electrónica, ya que aunque tengas las facturas en formato digital, el problema es similar al que tendrías si las facturas estuvieran en papel: tienes que hacer los cálculos del IVA, IRPF, Sociedades… de forma manual y entrando en cada factura para consultar los datos.

Diferencias entre facturación manual vs. facturación electrónica

Llegados a este punto, vemos que hay diferencias entre facturación manual y facturación electrónica muy importantes:

Facturación manual

• Las facturas se almacenan en papel y ocupan espacio.


• Es fácil que las facturas se pierdan o se traspapelen.


• El proceso de crear facturas manualmente da lugar a muchos errores.


• Si se produce cualquier accidente, como un incendio, puedes perder las facturas de tu negocio.


• Desde la aprobación Ley Crea y Crece, la factura electrónica es obligatoria y tienes que adaptarte sí o sí para evitar posibles multas.

Facturación electrónica

• El proceso de crear las facturas es más rápido


• Las facturas se almacenan digitalmente


• Se ahorra tiempo al poder enviar las facturas por correo electrónico


• Existen programas que te permiten crear facturas electrónicas y te aportan muchas más ventajas, como ver tus datos en gráficas, o hacer la contabilidad.

¿Cuál es la mejor forma de crear facturas electrónicas?

Hay una alternativa dentro de los tipos de facturación electrónica, que llega gracias a las soluciones de software ERP. Se trata de crear facturas electrónicas con un software de gestión empresarial.

De esta forma, se resuelven muchos problemas:

• Los datos de las facturas se almacenan en la nube, bajo la máxima seguridad.


• Los cálculos de los impuestos e importes se realizan automáticamente.


• Puedes programar el envío automático de las facturas electrónicas.


• A la hora de calcular los modelos del IVA, Sociedades e IRPF, se pueden calcular automáticamente a partir de tus datos de facturas.


• Puedes disponer de gráficos e informes en tiempo real sobre los ingresos y gastos de tu negocio.


• No tienes que estar pendiente de que los números de factura sean correctos, ya que se numeran automáticamente.


• Puedes descargar las facturas en pdf.

En definitivas cuentas, trabajar con un ERP online te permite crear facturas electrónicas, pero el proceso de creación es mucho más automatizado.

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