7 formas de mejorar la comunicación en una empresa

Optimizar la comunicación interna es sin duda uno de los retos del nuevo año para que las empresas sean más productivas. ¿Qué hacer para mejorar la comunicación de una empresa? Muchos de los errores que se cometen en las operaciones de un negocio suelen tener que ver con las herramientas de comunicación y la información disponible que hay en cada departamento.

Hoy día, cuando todo lo manejamos de forma digital, nos damos cuenta de la cantidad de tiempo que se pierde en errores derivados de los procesos manuales y la comunicación tradicional.

En este post te mostraremos 7 formas en las que puedes mejorar la comunicación en una empresa.

Formas de mejorar la comunicación en una empresa

Cada empresa tiene sus características y procesos, pero es importante tener en cuenta algunos consejos para mejorar la comunicación de tu equipo.

1. Centraliza todos los datos

Lo ideal es que todos los datos de tu empresa (facturas, albaranes, documentos de trabajo…) estén en un solo lugar, de manera que puedas garantizar la seguridad de la información y facilitar el acceso a cada persona responsable de cada área.

Lo ideal es utilizar un ERP en la nube en la que puedas contar con múltiples módulos para todas las áreas de tu negocio, desde almacén y producción hasta CRM.

2. Establece herramientas de comunicación digital

Hay formas de facilitar que tu equipo se pueda comunicar en remoto, y no siempre es necesario un correo electrónico, una llamada telefónica o una reunión. Cuando todos disponen de acceso a un mismo software ERP, podemos tener una visión de conjunto y así el área de almacén podrá saber en tiempo real los pedidos que debe servir cada día.

3. Automatiza más procesos

Muchos de los errores de comunicación con los que nos encontramos habitualmente en realidad no son tales, sino una muestra de que hay un bajo nivel de automatización de procesos. Cuanta menos automatización, más tiene que coordinarse tu equipo para realizar tareas manuales, y también es mayor la probabilidad de error.

Si quieres una mejor comunicación en tu empresa, aumenta la automatización de procesos asegurando una integración entre las distintas áreas de negocio. La comunicación entre el área de ventas, almacén, producción, contabilidad y tienda online debería ser fluida gracias a la automatización que proporciona el software ERP.

4. Controla la productividad

Si no hay un control de la productividad, es fácil que haya una desconexión entre las tareas que están realizando los trabajadores y la dirección de la empresa. Lo ideal es que esto no ocurra.

Por ejemplo, piensa que si utilizas un software de control de la producción puedes medir y controlar la productividad de cada operario en tu empresa, asegurando que de esta forma haya transparencia entre las acciones realizadas por el personal y la empresa.

5. Gestiona las órdenes de trabajo de forma automática

Muchos errores en la gestión de tareas del personal tiene que ver con la planificación, y también con las dificultades para asegurar una comunicación fluida entre el área de ventas y los profesionales que trabajan en remoto o en situación de movilidad.

Éste es un problema que especialmente afecta a las empresas de servicio técnico, ya que los profesionales se están desplazando por carretera y muchas veces no pueden atender llamadas o mensajes mientras están conduciendo. Lo ideal es utilizar un software SAT que te permita organizar el trabajo y enviar órdenes de trabajo de forma eficaz.

6. Facilita la comunicación en la gestión de los clientes

La comunicación interna deficiente suele tener efectos negativos en la comunicación con los clientes. Y esto al final se traduce en más clientes insatisfechos y reducción de los ingresos.

Lo ideal es que puedas gestionar la comunicación y las relaciones con tus clientes a través de un software CRM que te permita coordinar a tu equipo comercial, hacer un seguimiento de los últimos contactos que tuvieron comunicación con la empresa y enfocar de manera estratégica la relación con los clientes potenciales.

7. Potencia tu liderazgo para planificar tareas y gestionar equipos

El liderazgo de la dirección de la empresa ocupa un papel muy importante en la comunicación interna. Es por esta razón por la que muchos negocios no tienden a funcionar, ya que hay un cierto descontrol y descoordinación entre los objetivos de la dirección y la realidad de las personas que están trabajando.

Si quieres que haya una comunicación eficaz para transmitir los objetivos de la empresa, estos deben estar claros de inicio. Y para ello es imprescindible tener un conocimiento exhaustivo del mercado, la demanda y el historial de datos de la empresa, algo que puedes hacer a través de tus cuadros de mando, en los que puedes visualizar si se están cumpliendo los KPIs establecidos o si, por el contrario, no se están logrando los objetivos de negocio.

Hacer un seguimiento eficaz es el primer paso para tomar las medidas que ayuden a cambiar la situación. Los líderes deben basar la comunicación de la empresa en la realidad del negocio, teniendo en cuenta los datos y las perspectivas de la empresa de cara al futuro.


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