Errores comunes en la gestión de pedidos que podrías evitar

Desde el momento en el que se produce la recepción de un pedido, hasta que el producto se ha entregado, transcurre un tiempo de gran importancia.

Durante ese tiempo intervienen diferentes agentes y actores. Hay que tener constancia de que el pedido se ha recibido, comprobar que se ha producido el pago, enviar la notificación al almacén, avisar al transportista, empaquetar el producto y finalmente entregarlo en la dirección deseada.

Durante todo este proceso, el cliente necesita disponer de información de en qué estado se encuentra su pedido. La tecnología e-commerce ha facilitado esta función, ya que desde una cuenta de usuario, el cliente puede saber cuándo su producto se ha enviado o está en camino. De este modo, además, puede comprobar por sí mismo que los plazos de entrega son los correctos.

La gestión de pedidos, sin embargo, requiere optimización para conseguir los mejores resultados, evitar los errores humanos en los envíos y tratar de hacer las cosas bien en el menor tiempo posible.

Fases de la gestión de pedidos

La gestión de pedidos debe estar estandarizada y funcionar siempre de la misma manera para que sea eficaz. En las grandes empresas todo esto se mide al milímetro, pero en las PYMEs en muchas ocasiones es el propio empresario, o algún empleado o dependiente, quien se ocupa de la gestión de pedidos.

Las cuatro fases principales para la gestión de un pedido son las siguientes:

1. Comprobar todos los días qué pedidos se han producido. Generalmente, el mejor momento es al final o al principio del día, tratando de poner en marcha la entrega inmediatamente.

2. Localizar el producto en el almacén puede ser tarea complicada si disponemos de una gran cantidad de productos. Un programa de gestión de almacén y un buen sistema de etiquetado nos ayudará a tener nuestro almacén mejor organizado.

3. Empaquetar el producto. El embalaje del producto será de suma importancia para impedir que se produzcan retrasos en las entregas, ya que un producto que no está correctamente embalado no puede transportarse.

4. Entregar el producto al transportista. Éste se hará cargo de la entrega del producto y demostrará la recepción de la misma documentalmente mediante la firma del cliente.

5. Enviar la factura al cliente y a contabilidad. Si la factura se ha auto-generado de forma automática a través de nuestra tienda online y se ha enviado al cliente, suele ser de gran valor que podamos automatizar también el envío de esa factura hacia el personal responsable a través de un software de facturación en la nube conectado con nuestra tienda online.

Errores típicos en gestión de pedidos y cómo solucionarlos

Lo primero que hay que determinar es qué errores se están cometiendo actualmente en la gestión de pedidos y cómo afectan al normal desarrollo del ciclo de venta.

Algunos posibles errores que pueden estar ocurriendo son los siguientes:

1. Pedidos que no llegan a la persona encargada de realizar la gestión. En ocasiones, el responsable o responsables de llevar a cabo la gestión de pedidos pueden encontrarse con que algunos de los pedidos no se han recibido. Muchas veces la causa de que esto se haya producido es un error informático en la tienda online, pero también puede ser un problema de mala organización.

A menudo se realizan pedidos por diferentes vías: teléfono, redes sociales, correo electrónico. Hay que determinar cuál va a ser el procedimiento con cada cliente y asegurarse de que todos los pedidos, vengan por la vía que vengan, lleguen a un mismo programa de gestión.

2. Se envía el producto equivocado por un mal etiquetado.La mala gestión de almacén conduce a que en ocasiones, a pesar de cumplirse fielmente con los tiempos de entrega, se haga envío de un producto equivocado, o defectuoso. En este sentido, lo primero que hay que hacer es tratar de mejorar la gestión de nuestro almacén, tanto en lo que respecta al etiquetado e informatización de todos los productos, como asegurar una buena disposición en el mismo para garantizar su integridad.

3.Se piden productos que no están en stock, o están descatalogados.Otro de los problemas en la gestión de pedidos es que es pidan productos que no están disponibles, o se hayan descatalogado, pero todavía se encuentran en la tienda online. O se realizan vía offline, pero el responsable no tiene constancia de que dicho producto no se encuentra en el almacén.

Lo que hacen muchas empresas hoy día es notificar a la distribuidora dónde ha de efectuar la entrega, para que haga el envío directamente, aunque no se disponga del producto en stock. De esta manera se garantiza una compra, a pesar de no tener el producto en existencias.

El problema viene con los productos descatalogados; hay que mantener actualizada la base de datos, para lo cual siempre es conveniente que nuestra tienda online esté sincronizada con nuestro catálogo offline.

Estos son sólo algunos de los errores comunes que se pueden producir en la gestión de pedidos. Pero por experiencia sabes que existen otros que están impidiendo que el ciclo de venta se desarrolle de manera eficaz. Adoptar la tecnología necesaria para asegurar un buen funcionamiento es de gran importancia para lograr el avance del proyecto.


Etiquetas: gestión onlineTienda Onlinegestión de pedidos