Cómo optimizar el tiempo que dedicas a tareas administrativas

Si tienes un negocio de tamaño medio, una de las áreas que más tiempo y recursos te consumirá sin duda son las tareas administrativas. A medida que la gestión de la empresa se vuelve más complicada, la maquinaria administrativa se vuelve cada vez más pesada y resulta a su vez más difícil de controlar.

Es en estos momentos cuando hay que empezar a analizar profundamente los procesos internos en la gestión administrativa, ya que la falta de estandarización nos conduce precisamente a reducir nuestra productividad y a la larga obtener menos rentabilidad.

En este post te contaremos algunos consejos para optimizar mejor el tiempo que dedicas a las tareas administrativas.

Consejos para optimizar el tiempo que dedicas a las tareas administrativas

Reducir el tiempo que dedicas a la administración de un negocio te ayudará a poder dedicar más esfuerzo y recursos a otras tareas más creativas.

Nosotros te aconsejamos que no dejes que el área administrativa te absorba, ya que al final te encontrarás con que tu negocio no avanza porque estás pendiente de la contabilidad.

1. Pásate a la digitalización

El primer paso para optimizar el tiempo es optimizar los soportes en los que almacenas la información. Si tienes que manejar cientos o miles de documentos, lo más normal es que muchas a veces acabes perdido entre tantos datos.

Para que eso no te ocurra, lo mejor es que apuestes ya por la digitalización y empiezas a utilizar un sistema de planificación de recursos empresariales. Ahorrarás tiempo y costes invertidos en papel y almacenamiento de datos en la sede de tu empresa.

2. Sistematiza los procesos administrativos

En una empresa en la que se trabaja con máquinas registradoras, por ejemplo, al final del día debes pasar los datos a la contabilidad. Sin embargo, la mejor opción sería que todo esto se pudiera hacer de una sola vez cuando utilizas un sistema TPV que esté conectado con tu inventario y con tu software de contabilidad para que todas las ventas y facturas queden registradas automáticamente.

Esto reduce muy significativamente el número de tareas administrativas que tienes que hacer a lo largo del día, eliminando acciones manuales, que casi siempre suelen ser el origen de muchos errores en la contabilidad.

3. Centraliza la gestión de tienda online y tienda offline

Éste es un problema muchas veces derivado de la entrada de las empresas en el e-commerce. No siempre se acierta en lo que respecta a la gestión. Si estamos utilizando un sistema ERP para nuestra tienda offline y gestionamos las facturas, ventas y datos de clientes de la tienda en línea de manera manual, estamos aumentando notablemente el trabajo que realizamos.

Necesitas un solo sistema ERP, en la nube, con un solo catálogo, o varios si quieres, pero en el mismo programa de gestión. De esta manera, te será mucho más fácil por ejemplo controlar el stock, o ser consciente de las ventas reales que estás obteniendo. También tus clientes lo agradecerán, porque podrás mostrarles en tiempo real si tienes el producto en stock o deben esperar, lo cual va a reducir también trabajo en la gestión de devoluciones.

4. Delega o externaliza la contabilidad de tu negocio

Lo ideal es disponer de un departamento dedicado a contabilidad, si te lo puedes permitir, o en caso de que no, trabajes con una asesoría o gestoría externa que se ocupe de gestionar la contabilidad de tu empresa. No tienes por qué dedicar el grueso de tu tiempo a las tareas administrativas, ya que esto es un trabajo muchas veces mecánico y que requiere de unos conocimientos técnicos que no tienes por qué tener si no eres experto en la materia.

La mejor manera de dosificar tu tiempo y tu esfuerzo es destinar la contabilidad de tu empresa a una gestoría. No obstante, tú seguirás al frente de la gestión de inventario y el control de stock, dos áreas de gran relevancia en cualquier comercio, si bien sería importante que también delegaras estas tareas para que puedas ocuparte de funciones más estratégicas.

5. Estandariza la gestión de tu negocio

Simplificar tu negocio implica que te centres en aquello que mejor se te da y te genera menos trabajo administrativo. Hay trabajos que requieren de una larga y costosa actividad administrativa, pero que podrían llevarse a cabo mucho más rápido si estandarizásemos los procesos y automatizásemos tareas.

Por ejemplo, el envío de e-mails con un contrato automático cuando el cliente compra un producto/ servicio por Internet, u otro tipo de acciones que puedas automatizar utilizando auto-responders con tu sistema de gestión de las relaciones con los clientes, también conocido por las siglas CRM (Customer Relationship Management).

En la medida en la que los procesos estén claros, tu negocio podrá funcionar como una máquina bien engrasada y el trabajo administrativo no te desbordará de tal manera, tal como puede que lo esté haciendo ahora.

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