¿Cómo mejorar la confiabilidad del inventario?

Tu empresa tiene quizás un inventario. Pero, ¿es este fiable? ¿los datos que tienes incluidos en él realmente reflejan el stock con el que cuentas ahora mismo en tu empresa? Los errores de inventario son un síntoma de la falta de confiabilidad de tus bases de datos, que no se corresponden realmente con las existencias que tienes en el almacén.

Una empresa puede disponer de cientos, miles o incluso decenas de miles productos. Gestionar todos esos artículos de manera que tengas un control de la trazabilidad eficaz en tu almacén no es nada sencillo, y de hecho, cuando no se utilizan herramientas digitales para identificar, etiquetar y organizar tu inventario, lo más habitual es que se cometan errores que reduzcan el porcentaje de fiabilidad en el control o recuento de existencias.

En este post vamos a darte algunos consejos para mejorar la confiabilidad de tu inventario.

Qué problemas genera la falta de confiabilidad del inventario

Que tu inventario no sea objetivo y confiable puede suponer una serie de problemas para tu organización:

1. Merma de inventario

La merma consiste en la reducción del número de mercancías en inventario que se produce por la diferencia entre el contenido del libro de inventario y el stock real. Esto puede deberse a diversas razones: por ejemplo, porque tu inventario se ha reducido, porque no has controlado bien las fechas de caducidad o porque has tenido que tirar productos a la basura. Pero también puede tratarse de una merma porque el producto se ha deteriorado por ubicarlo en un mal sitio o darle algún golpe al manipularlo.

2. Exceso de trabajo de conteo

Necesitas volver a contar unidades físicas una y otra vez porque tu inventario no es preciso. Realmente no sabes cuántos productos tienes, ya que tus documentos no reflejan la realidad de lo que se guarda en el almacén. Todo esto consume tiempo de tus empleados, lo que supone una pérdida de productividad para tu equipo.

3. Desabastecimiento

Si no sabes lo que tienes realmente, ¿cómo puedes venderlo? Ofrecer productos que no tienes en stock y no tienes forma de conseguir a corto plazo supone importantes riesgos. El desabastecimiento es una realidad que puede afectar a tu empresa cuando hay un inventario impreciso, ya que afectará a tu política de compras.

4. Mayores probabilidades de robo

Cuando desconoces tus existencias, es mucho más difícil detectar el robo. Podrías estar perdiendo productos de tu tienda sin ser consciente de ello. En muchos negocios no existen cámaras de seguridad ni sistemas de alarma que permitan avisar cuando un cliente sale de la tienda con un producto que no ha pasado por caja.

Esto podría estar ocurriendo ahora mismo en tu negocio sin que lo sepas. Puede ocurrir en un determinado momento en el que no estás atento a lo que ocurre en tu tienda. Te das cuenta de que se han ido produciendo robos cuando haces el conteo de inventario, y te das cuenta de que lo anotado en tus libros no coincide con la situación real.

Cómo hacer que tu inventario sea más preciso

Si quieres hacer que tu inventario sea más confiable y preciso, hay algunos aspectos que debes tener en cuenta:

1. Integra la gestión de ventas y control de inventario

Para que tu inventario sea más preciso, necesitas que haya la máxima integración de procesos. Siempre que se vende un producto, este debe cobrarse a través del sistema TPV, la venta debe quedar registrada a nivel contable y tu inventario se tiene que actualizar en tiempo real. Esto sólo se logra cuando hay una buena integración entre punto de venta, almeces y existencias.

La mejor forma de lograr esto es a través de un software para gestión de inventarios tipo ERP, como myGESTIÓN, que te permite disponer de tu solución de gestión conectada con tu TPV para que todas las ventas se registren de forma automatizada. De esta forma, la gestión empresarial está 100 % integrada y accesible desde una sola herramienta en la nube.

2. Identifica tus productos

Además, es necesario llevar una buena gestión de almacén, donde lo primero y fundamental es realizar una identificación adecuada de los productos. El sistema tradicional y que siempre ha dado buenos resultados es el código de barras. Hoy día es imposible realizar la impresión de etiquetas y añadirlas a tus productos para que se puedan identificar fácilmente. También existen otras tecnologías, como el RFID, que te permiten llevar a cabo una identificación adecuada. Después sólo necesitas un lector de códigos para poder detectar e identificar los productos.

3. Asegura la coherencia de tu inventario

Un inventario puede ser incoherente porque hay procesos que no están funcionando bien. Por ejemplo, la entrada de productos. Hay productos que llegan y no se registran en el inventario, ni se cuenta con un albarán de los productos recibidos. ¿Problema? Que tu inventario será más grande de lo que en realidad reflejan tus libros. También puede producirse lo contrario. Que salgan productos, pero estos no se haya registrado. Aquí el problema puede ser que tienes múltiples puntos de venta, y no todos están conectados con tu ERP.

Esto es habitual por ejemplo cuando gestionas las ventas de tu eCommerce por un lado y las ventas en tu establecimiento físico por otro. Necesitas una solución ERP que integre todas las ventas y todas las salidas de inventario. Para ello, necesitas un programa de gestión que te facilite los procesos.

Esperamos que estos consejos te ayuden a tener un inventario más confiable y puedas evitar los errores habituales que se producen en la gestión del stock. Descubre la solución de software ERP myGESTIÓN para tu empresa.


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