¿Qué es arqueo de caja y cómo se hace?

Una situación que sucede prácticamente a diario en una tienda o comercio físico es el arqueo de caja. Para realizar correctamente el recuento, hay que llevar una memoria de todos los movimientos de efectivo que se han registrado en el TPV del local. Además, por supuesto, de saber la fórmula del arqueo de caja.

En este post te explicamos en profundidad qué es el arqueo de caja y cómo realizarlo correctamente. Además abordaremos todos los conceptos necesarios e incluso tienes ejemplos, en función del resultado del arqueo de caja, de las diferentes situaciones a las que nos podemos enfrentar.

¿Qué es arqueo de caja?

El arqueo de caja es el recuento de todas las transacciones de dinero en un periodo determinado (tanto pagos/cobros en efectivo como los realizados en tarjeta). Este recuento tiene como principal propósito comprobar si se ha contabilizado todo el dinero recibido y si el saldo que muestra el terminal punto de venta se corresponde con el efectivo existente dentro de la caja registradora -denominado como saldo de caja-.

Este recuento es aconsejable que se realice al menos una vez al día. Ese dinero está continuamente expuesto al público y, por lo tanto, más expuesto al robo, pérdida o a un simple descuido en su contabilización. Por lo tanto, hay que ser cuidadosos al comparar el saldo de caja con el dinero existente en la caja. Un comercio comienza la jornada de trabajo con una determinada cantidad de efectivo en la caja. Este importe está destinado a dar cambio a los primeros clientes del día y para abonar cualquier gasto imprevisto que pueda surgir como transportes, nóminas de los trabajadores, etc.

Durante el día se realizan ventas a través de múltiples medios de pago: dinero en efectivo, tarjetas de crédito o débito, cheques, vales, etc. que hacen del arqueo de caja un asunto capital en la rutina de cualquier establecimiento de venta al público.

El arqueo se realiza una vez al día, normalmente al cierre del comercio, aunque también se puede hacer en otras circunstancias. Por ejemplo, provocado por un cambio de turno entre los cajeros.

Aquí tienes un vídeo del módulo TPV de myGESTIÓN, su funcionamiento general y cómo se saca el arqueo de caja.

¿Cómo se calcula el arqueo de caja?

Tal y como hemos dicho, el arqueo de caja resulta de calcular la diferencia entre el saldo de caja -lo anotado en los tickets de venta y registrado en nuestro software de gestión online- y el efectivo disponible en la caja -dinero en efectivo más lo cobrado a través del resto de formas de pago disponibles-.

Esta diferencia se calcula a partir de las siguientes variables:

• VD: suma de ventas diarias


• CEF: efectivo al momento del cierre


• CEI: saldo inicial de la caja


• VO: pagos mediante el resto de medios habilitados


• OG: salida de dinero para otras partidas de la empresa


• D: descuentos


• CC: ventas a crédito

Según las variables anteriores, la fórmula matemática que deberíamos aplicar es:

 

VD= CEF + CEI + VO - OG - D - CC

Cálculo del arqueo de caja

Al final del día se debe hacer un arqueo de la caja para verificar que el dinero existente en ella -más los pagos realizados en tarjeta- se corresponde con los tickets de venta realizados por un software de gestión como myGESTIÓN.

Basándonos en la fórmula matemática planteada en el punto anterior. cuando se realiza el recuento de efectivo, el resultado puede arrojar tres situaciones diferentes:

• El dinero existente en la caja coincide exactamente con el saldo de la cuenta de caja. Es decir, las cuentas están saneadas.


• El dinero resultante del arqueo es inferior al saldo de la cuenta de caja (faltante). Es decir, hay dinero faltante.


• El dinero resultante del arqueo es superior al saldo de la cuenta de caja (sobrante). Es decir, hay dinero sobrante.

Pero, ¿y qué son los sobrantes y los faltantes de caja? Son términos contables que se utilizan para expresar cuando el dinero existente en la caja no se corresponde con lo registrado en los datos de ventas porque sobra o falta dinero.

Estos sobrantes o faltantes de dinero son provocados, principalmente, por errores humanos. Se olvida anotar un pago en efectivo a un proveedor que entregó mercancía, no se registra una devolución en efectivo de un pago que se realizó con tarjeta, etc.

Para evitar estos posibles errores en la facturación, lo más aconsejable es utilizar un software TPV para tu comercio integrado en un programa de facturación como myGESTIÓN. Regístrate en la prueba de 15 días y comprueba todas las ventajas que te proporciona un ERP de gestión en tu empresa.

Recuerda que, en nuestro Centro de Asistencia, tienes guías disponibles sobre la aplicación. Para el manual del arqueo de caja, puedes acceder a esta guía.


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