¿Qué es la caja chica y cómo se integra con el TPV?

Uno de los aspectos vinculados a la gestión de la tesorería y la liquidez en las empresas es la caja chica. Todos los gastos de una empresa deben estar debidamente justificados, si bien hay que tener en cuenta que para poder operar de manera eficaz no es necesario que todo tenga que pasar por la aprobación por parte de los responsables del departamento o la empresa, lo que retrasaría mucho los procesos.

En este post te mostraremos qué es la caja chica y cómo se integra con el sistema TPV para que puedas disponer de dinero inmediato en tu negocio de manera sencilla.

¿Qué es la caja chica?

La caja chica es un concepto que se refiere a una pequeña cantidad de dinero que una empresa suele tener disponible para afrontar una serie de gastos menores que deben llevarse a cabo en el día a día o de manera urgente, como por ejemplo el material de oficina o el transporte.

Contar con una caja chica en la empresa supone disponer de un instrumento financiero cuyo objetivo es facilitar el flujo de efectivo diario, sin por ello tener que depender de un proceso complejo en el que se tenga que solicitar permisos a responsables de presupuesto o dirección para pequeñas transacciones.

¿Qué ventajas tiene poseer una caja chica?

Contar con un fondo de caja chica en una empresa supone importantes ventajas, especialmente si estamos hablando de gestionar los pequeños gastos diarios o imprevistos.

Estas son algunas de sus principales ventajas:

1. Ayuda a afrontar los imprevistos

La caja chica te permite ahorrar tiempo en trámites burocráticos a la hora de realizar determinadas transferencias o pagos formales por cuestiones menores. Las empresas necesitan disponer de herramientas que les permitan hacer frente a las compras urgentes o imprevistas, de manera que se puedan llevar a cabo sin perder tiempo.

2. Reduce la carga administrativa

Lo ideal es que tu equipo no tenga que dedicar tiempo a realizar solicitudes de pagos por cuestiones menores. Tampoco que los pequeños pagos se tengan que reembolsar en la nómina, al asumirlos el empleado, lo que complica la gestión.

Lo más adecuado es que se pueda utilizar el dinero de la caja chica para afrontar este tipo de gastos y así evitar que se acumule el trabajo administrativo por aspectos que no afectan de manera importante a tu empresa.

3. Simplifica tus presupuestos

Los presupuestos de las empresas suelen tener una cantidad fija asignada para cada área del negocio. Pero como existen muchos pequeños gastos imprevistos, la caja chica puede servir como base para facilitar el flujo de efectivo, sin que ello requiera una planificación extremadamente exhaustiva. Con la caja chica te aseguras de que vas a disponer de un saldo para afrontar dichos gastos.

4. Logra la máxima flexibilidad

Los pequeños negocios, que requieren con frecuencia adquirir materiales o realizar pequeños pagos diarios, pueden funcionar de manera más flexible y sencilla si disponen de la caja chica para poder afrontar dichos pagos. De otro modo, tendrían que dedicar un enorme esfuerzo al cumplimiento escrupuloso del presupuesto.

5. Mejora de la eficiencia operativa

Un buen manejo del dinero ayuda a tu negocio a mejorar la eficiencia operativa. No tendrás que incurrir en retrasos o pérdida de productividad por no poder acceder a dinero en efectivo para afrontar determinadas necesidades a corto plazo.

¿Cómo se integra la caja chica con el TPV?

Es de gran importancia que en tu empresa puedas contar con un sistema TPV para poder hacer una gestión eficaz de la caja chica.

Generalmente, los pagos por gastos menores se suelen llevar a cabo en efectivo, por lo que contar con un software Terminal Punto de Venta en el que puedas tener dinero efectivo guardado facilita que puedas utilizarlo en determinados momentos para hacer frente a determinados pagos, sin que tener que realizar una transferencia o utilizar una tarjeta de la empresa.

Por otra parte, hay sistemas TPV que te permiten registrar los pagos de la caja chica, lo que facilita la transparencia y te permite tener un control más efectivo sobre los movimientos de dinero. El software TPV, conectado con tu ERP, te va a permitir así registrar automáticamente los gastos que realices, obtener informes financieros, gestionar la tesorería y flujo de efectivo y automatizar los procesos de contabilización para que no se produzcan errores y todo quede debidamente reflejado en tus datos, sin que ello te suponga un trabajo administrativo elevado.

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