Cómo afecta la ley antifraude al software empresarial

La normativa contra el fraude fiscal afecta, entre otros aspectos y especialmente, a todas las herramientas de gestión empresarial. La ley antifraude implica cambios sustanciales en el sector de los software que utilizan las empresas. Es decir, deben cumplir unos requisitos mínimos que garanticen que su uso sea acorde a la normativa fiscal.

El texto Antifraude sobre los programas de gestión se condensa en la Ley 11/2021 publicada en el BOE el pasado verano de 2021. Te resumimos en unas pocas líneas en qué consiste la ley y cómo te afecta al facturar desde una herramienta como myGESTIÓN.Vamos a ver cómo afecta la ley antifraude a los software de gestión o facturación empresarial.

¿Qué es un software de gestión antifraude?

Un software antifraude es un programa para la gestión empresarial que cumple con todos los requisitos exigidos por la ley contra el fraude fiscal. Su objetivo principal es la lucha contra el uso fraudulento de los sistemas de facturación o contables para engañar u ocultar ingresos a Hacienda.

Según la normativa, cualquier programa de gestión debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos que se administran con la herramienta. El programa informático no debe permitir falsear, manipular o adulterar en modo alguno la información que se introduce en él. Ni por parte del administrador de la sociedad ni por otro cualquier otro trabajador integrante de la misma.

¿Cuándo entra en vigor la ley antifraude de software?

Desde el 1 de julio de 2023 está activo el periodo voluntario para cumplir con la normal. Como fecha prevista, a partir del 1 de julio de 2025 la ley ya estará completamente instaurada y deben cumplirla todas las empresas, sin excepción. Tanto para los proveedores de ERP como myGESTIÓN como para las empresas que utilizan este tipo de software.

¿Qué cambios implica la nueva Ley Antifraude?

La norma recibe el nombre de Medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y pretende regular algunas actividades en materia tributaria como las criptomonedas, la fijación de un nuevo límite a los pagos en efectivo o la prohibición de las famosas amnistías fiscales. Estos son los puntos más importantes que contempla la ley antifraude:

• Software de doble uso: aboga por la prohibición total del uso de este tipo de programas que permiten la ocultación, manipulación o eliminación de datos contables o fiscales en las empresas. Más abajo ampliamos la información sobre cómo afecta exactamente la ley antifraude al software.


• Huella digital: la herramienta de gestión, contabilidad y facturación tiene que contemplar en cada factura la referencia de la anterior para establecer una relación y enlace entre ellas que dificulte su manipulación. De esta manera, se garantiza la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos en la facturación por parte de la empresa.


• Código QR para cada factura: aunque no es definitivo, la ley propone que todas las facturas contemplen este código de seguimiento. El cliente puede verificar a través de la identificación QR si la factura y la operación se ha llevado a cabo con normalidad.


• Modificación, ocultación o anulación de datos: el ERP tiene que garantizar que, como usuario, no sea posible alterar las transacciones ya registradas, esconder o camuflar datos como procesos contables de facturación o de gestión.


• Registro de eventos: la solución elegida tiene que llevar el registro de todas las actividades que se han llevado a cabo desde el software de facturación. Emisión de facturas, albaranes, asientos contables...

Ley Crea y Crece y Ley Antifraude

La Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude en España persiguen objetivos diferentes pero complementarios dentro del contexto empresarial. La ley de creación y crecimiento de empresas se centra en facilitar el emprendimiento y el crecimiento de pymes. Para ello, reduce las barreras en el emprendimiento y permite, por ejemplo, constituir una Sociedad de Responsabilidad Limitada con un capital social de sólo 1 euro, lo que representa una disminución significativa respecto al mínimo de 3.000 euros anterior.

Además, fomenta la digitalización y la eficiencia en los procesos administrativos e incluye la obligación de utilizar la factura electrónica en las transacciones comerciales, lo que ayuda a controlar y reducir la morosidad?.

¿Qué es un software de doble uso?

Sin duda, una de las principales medidas de la Ley 11/2021 es la persecución de los programas de doble uso o de uso fraudulento. Es decir, las herramientas informáticas de gestión y facturación que posibilitan el manejo de una caja paralela. Permiten tanto registrar las facturas que se van a declarar, ocultar aquellas que no se quieren revelar o manipular importes cuando no se debe.

Un programa informático de gestión, facturación o contabilidad debe garantizar ''la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros'', tal y como se recoge en el BOE.

Si estás utilizando myGESTIÓN, no debes preocuparte por nada. Cumplimos estrictamente con la normativa antifraude. Si utilizas otros software de gestión y facturación, debes estar atento a que el sistema informático no permita:

• Llevar contabilidades paralelas. Es decir, que no se puede registrar la denominada caja o contabilidad B


• Registrar o alterar transacciones diferentes a las anotaciones y que estas no puedan rastrearse


• Debe garantizar la inalterabilidad, conservación, integridad, legibilidad, accesibilidad y trazabilidad de los datos introducidos


• ''No se certifiquen estando obligado a ello, por disposición reglamentaria los sistemas fabricados, producidos o comercializados'', tal y como contempla el apartado f del artículo 201 BIS de la ley antifraude

Cómo cumple la normativa antifraude el software de myGESTIÓN

Ya sabes lo que no puede hacer un programa de gestión empresarial si no quieres exponerte a una multa. myGESTIÓN está completamente adaptado a la ley y cumple rigurosamente con ella:

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  • Integridad: se almacenan todos los datos necesarios y obligatorios para la emisión de cualquier documento de compra-venta. No se permite eliminar facturas ya emitidas para que no existan huecos en la facturación ni permitir la ocultación de ciertas operaciones de compra-venta
  
  
  • Conservación: todos los datos que se introducen en el programa están alojados de manera permanente y no se eliminan en ningún momento (excepto petición expresa del usuario)
  
  
  • Accesibilidad: cada usuario accede con sus credenciales a la información que se le ha autorizado y cada acceso está controlado y monitorizado. Puedes añadir diferentes roles a los trabajadores. Por ejemplo para que un usuario sólo acceda a Ventas. Además, los datos son de fácil localización en caso de estar en un proceso de requerimiento de información
  
  
  • Legibilidad: todos los datos introducidos en el sistema son perfectamente legibles y entendibles por cualquier persona. Además, los datos se pueden exportar en formato PDF, Excel o TXT
  
  
  • Trazabilidad: se registra cada usuario/trabajador que ha creado un documento de compras o de ventas e incluso la fecha y hora exacta en que lo hizo. Se registran todas las acciones, por ejemplo la modificación de una factura y quién fue la persona que realizó ese cambio
  
  
  • Inalterabilidad: el ERP garantiza que las facturas ya emitidas y registradas no se puedan manipular o alterar a posteriori sin que quede indicado la persona o usuario que ha modificado esos registros y el motivo de dicha modificación
  
  
  
  

¿Cómo afecta la ley antifraude a tu software de gestión?

Como medida de lucha contra la morosidad y el fraude fiscal, las facturas electrónicas serán obligatorias y deben incluir dos nuevas características: huella digital y código QR. Igual que el TicketBAI en el País Vasco, todos los documentos llevarán un código para poder remitir la factura directamente a la Agencia Tributaria. Este último punto es opcional.

La huella digital tiene el objetivo de identificar a la factura anterior a la emitida y es uno de los requisitos que los programas de facturación deben cumplir para garantizar la inalterabilidad de las datos introducidos. Además, se lanza el sistema VERI*FACTU, una suerte de software capaz de recibir y validar facturas electrónicas.

Los software de gestión utilizados por las empresas deben estar adaptados a los cambios que trae esta normativa contra el fraude fiscal a partir de 2024, que especialmente afectan a la emisión de facturas.

¿Puedo seguir utilizando el Excel?

No, este tipo de programas no están contemplados como aptos para la emisión de facturas acorde a la Ley Antifraude. Ni Excel, Word, Access o aplicaciones de similar naturaleza que no fueron diseñadas para gestionar la facturación. El principal motivo es que estos programas no están diseñados para tal fin y permiten la alteración, ocultación o modificación de datos sin dejar constancia alguna. Precisamente, este es el principal objetivo que busca atajar la Ley Antifraude.

myGESTIÓN, tu software antifraude

myGESTIÓN es un software de gestión empresarial que cumple estrictamente con todo el reglamento antifraude y sus exigencias normativas. La herramienta ha pasado diferentes auditorías de seguridad que certifican el cumplimiento del sistema para con la normativa contra la elusión fiscal. No es posible eliminar facturas ya creadas, modificar su numeración o su serie manualmente, alterar los registros de pagos/cobros o los importes.

Además de la ejecución de todas las exigencias legales, myGESTIÓN cuenta con otros requerimientos exigidos para algunos negocios. Por ejemplo, la facturación electrónica o el programa TicketBAI en País Vasco:

• Facturación electrónica: hasta 2025 no será obligatoria para todas las pymes y autónomos españoles. Lo más lógico es que el software antifraude también permita emitir y enviar facturas electrónicas o FacturasE. Tanto a particulares como a organismos públicos. Además, la ley contempla en estos casos que la factura tendrá que ser enviada en tiempo real a la AEAT de ''forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados por medios electrónicos''. Antes o después, este será un requisito más que cumplir, y en myGESTIÓN ya vamos un paso por delante desde hace varios años.


• TicketBAI: si eres autónomo o empresario en el País Vasco, recuerda que el programa TicketBAI ya está activo en todas las diputaciones forales de Araba, Gipuzkoa y Bizkaia. Su utilización es muy similar al de la facturas electrónicas y puedes comunicar los tickets o facturas directamente a la agencia tributaria foral correspondiente.

Como productores, distribuidores o comercializadores de myGESTIÓN, nos exponemos a sanciones de 150.000 euros si no llevamos a cabo la adaptación del software a la ley antifraude. Como imaginarás, hemos trabajado a conciencia para que la solución certifique el cumplimiento estricto con la ley. Puedes estar seguro de que myGESTIÓN es un programa de gestión que cumple de manera estricta con el reglamento de la ley antifraude.


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