Ventajas de la contabilidad automatizada

El proceso de gestión contable suele quitar una gran cantidad de tiempo a las empresas. La contabilidad automatizada aportaría numerosos beneficios. La labor contable es un trabajo en el que, dependiendo del tamaño y complejidad de la empresa, necesita personal dedicado exclusivamente a ello. En las microempresas, cuando no se delega en una gestoría externa y es el propio gerente quien lo realiza, la cantidad de tiempo que puede consumir es elevada.

Llevar bien la contabilidad de una empresa conlleva una serie procesos que si se realizan manualmente pueden ser muy confusos y dar lugar a errores contables que luego se reflejen en la presentación de las cuentas anuales, o en los modelos tributarios del Impuesto de Sociedades o el IVA.

En este post te mostraremos qué es la contabilidad automatizada o automática, y qué ventajas supondría para tu empresa.

¿Qué es la contabilidad automatizada?

Se trata de llevar a cabo la gestión de los libros contables (Libro Diario, Libro de Inventario, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Cuentas Anuales…) y libro de actas de manera automatizada, utilizando para ello un software de gestión contable que te permita agilizar los procesos para que puedan funcionar de manera óptima.

Desde esta perspectiva, no tendrías que hacer los cálculos manualmente, ya que a partir de las facturas introducidas en tu software de facturación, se podrían realizar las diferentes anotaciones y asientos contables de manera automática.

Además, también supone la posibilidad de realizar algunas operaciones de gestión contable, como por ejemplo la conciliación bancaria, de manera completamente automatizada, sin que tengas que comprar los datos de los extractos bancarios con la información de facturación.

Muchas empresas utilizan para ello, en lugar de un software contable, un sistema ERP con módulo de contabilidad, lo que facilita la integración de ambas herramientas y todos los beneficios de ambos tipos de soluciones.

¿Cuáles son los beneficios de llevar una contabilidad automatizada?

La gestión contable automatizada o automatización contable permite que las empresas, especialmente las de menor tamaño, puedan ahorrar una gran cantidad de tiempo, y evitar así que los profesionales tengan que dedicar demasiado tiempo a tareas manuales.

Estos son algunos de los beneficios directos de la automatización de la contabilidad.

1. Ahorro de tiempo

La automatización en la contabilidad permite un ahorro importante de tiempo al eliminar la necesidad de realizar tareas manuales repetitivas.

Procesos como la entrada de datos, la generación de informes y la conciliación bancaria se pueden completar en una fracción del tiempo que llevaría hacerlo manualmente.

2. Reducción o eliminación de errores

La implementación de un software de gestión de contabilidad minimiza los errores humanos asociados con la entrada y procesamiento manual de datos.

Los errores en los registros contables pueden tener consecuencias de enorme calado para tu negocio. En caso de algunos errores graves te pueden poner multas por incumplimiento normativo.

3. Preparación automática de los libros contables y balance

Los sistemas de contabilidad automatizados permiten la preparación automática de libros contables y balances, facilitando el cierre de períodos contables y la generación de estados financieros.

Utilizar un ERP con módulo de contabilidad te permite recopilar y consolidar automáticamente la información necesaria de las diversas transacciones y operaciones realizadas durante el periodo.

Al final del periodo contable, los libros y balances pueden ser generados con solo unos pocos clics, lo que no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que la información presentada sea precisa y esté actualizada.

4. Conciliación bancaria automática

La conciliación bancaria automática es una función clave de un software de contabilidad. Durante el ejercicio contable, las empresas tienen múltiples entradas y salidas (ingresos y gastos), lo que está corroborado por los extractos bancarios.

Sin embargo, hay que asegurarse de que haya una coincidencia adecuada entre las operaciones que has realizado y la información que aparece en tus libros contables y en tu sistema de facturación.

5. Integración entre área de facturación y contabilidad

Una de las ventajas de la contabilidad automatizada es que los datos que aparecen en tus libros de facturas de ingresos y gastos se registran automáticamente en los libros contables, sin que tengas que realizar operaciones manuales para ello. Gracias a esto, puedes evitar multitud de fallos y confusiones.

La integración entre el programa de facturación y el software contable facilita que el proceso de gestión contable sea mucho más rápido y eficiente. Si creas las facturas siempre con tu software de gestión myGESTIÓN, te va a resultar mucho más fácil llevar la gestión contable, ya que el módulo de contabilidad reflejará tus datos ya introducidos.

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