Análisis de compras: qué es y cómo hacerlo

Toda empresa en el sector retail o la industria necesita llevar a cabo un análisis de compras. Evaluar los proveedores con los que se trabaja, considerar la subida de los precios de proveedores y analizar la evolución de los gastos es determinante para llevar a cabo una estrategia adecuada.

Debes tener en cuenta que la estrategia de compras es un factor diferencial en la competitividad de las organizaciones. Por eso no deberías tomar tus decisiones al azar, ni siquiera utilizando simplemente una hoja de Excel de vez en cuando. Los análisis elaborados manualmente no suelen ofrecer una visión panorámica de la evolución de tus compras y los gastos reales de tu negocio en suministros.

Desde myGESTIÓN queremos ayudarte a entender la importancia del análisis de compras y la manera en que un sistema ERP puede ayudarte a utilizarlo para tomar decisiones en tu negocio.

¿Qué es un análisis de compras?

La gestión de las compras en una empresa consiste en la toma de decisiones sobre compra de materias primas, suministros, servicios y equipos que la empresa utilice para desarrollar sus operaciones. Aquí, cuando hablamos de negocios minoristas, se incluyen principalmente las existencias que vamos a comercializar.

El análisis de compras te permite evaluar cómo han evolucionado tus compras a lo largo del ejercicio, tanto desde un enfoque integral y global como desde una perspectiva agregada, según sucursal o establecimiento al que vayan destinadas las compras.

A través de este tipo de análisis puedes valorar:

• Los costes totales en compras de existencias y suministros


• Los costes divididos por partidas


• Su evolución a lo largo del tiempo, dividida por trimestres, meses o años.


• Las cantidades que se han comprado de cada mercancía

La función del análisis de compras te permite valorar cómo debes actuar para mejorar tu estrategia de compras, desde un punto de vista cuantitativo (necesitas comprar más o menos para ser operativo) o cualitativo (necesitas reevaluar los proveedores con los que trabajas).

Elementos que debes tener en cuenta en un análisis de compras

Hay diferentes aspectos que debes considerar a la hora de estudiar las compras en tu empresa.

Precios por unidad y por monto

¿Cuáles han sido los precios por unidad a lo largo de un período de tiempo? ¿Cómo han evolucionado? ¿Has cambiado de proveedor durante el ejercicio? ¿Cómo ha afectado a las compras?

Todos estos aspectos son de gran relevancia a la hora de hacer un análisis eficaz de las compras, ya que dependiendo del precio, podrás comprar mayor o menor cantidad, aunque no es el único aspecto que debes considerar a la hora de elegir proveedores.

Debes considerar las diferencias en los precios a la hora de adquirir mayor o menor cantidad en tus compras a distribuidores y mayoristas, así como los descuentos a los que puedes acceder.

Costes totales de las compras

¿Cuánto invierte tu empresa en existencias? ¿Cuál es su relación con los ingresos? Analiza los datos agregados e individuales de cada producto, así como los datos globales de tu empresa para poder valorar la evolución de los costes en compras a lo largo del tiempo. Esto te permitirá considerar tu estrategia comercial desde un enfoque global.

Es conveniente también analizar el coste total de las compras en relación a los ingresos por ventas. Esto te permitirá evaluar qué márgenes de beneficio estás obteniendo, tanto del conjunto del negocio como de productos específicos.

Cantidades

¿Cuál ha sido la evolución de las cantidades de cada producto, materia prima o suministro adquirido a lo largo del tiempo? ¿Han aumentado o se han reducido las cantidades? Se trata de un aspecto fuertemente ligado a las ventas y la producción en el caso de las industrias, pero debes considerarlo también desde un punto de vista global.

Hay productos que pasan a formar parte de tu inventario, pero que no se venden. Se trata de un aspecto importante que influirá en tu estrategia de compras, ya que puede que debas reducir o aumentar las cantidades de los productos que estás adquiriendo. Debes tener en cuenta por tanto la importancia de hacer una buena gestión de stock e inventario a través de tu software ERP, ya que esto influirá en tu estrategia de compras.

Costes logísticos

Un análisis de compras no sólo debe contemplar el precio de las materias primas, suministros o productos que vayas a adquirir para tu empresa. Debes valorar también los costes logísticos, ya que estos pueden tener un impacto importante en tus resultados si los gastos de envío o transporte son elevados.

Esto debe contemplarse individualmente, pero también como un factor que afecta a tu estrategia de compras. Si los gastos de aduana o transporte aumentan considerablemente el precio, tus márgenes de beneficio por la venta de dicho producto disminuyen.

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