¿Cómo mantener tu inventario actualizado?

Uno de los problemas principales que tiene un comercio es tener el inventario actualizado. Si no lo haces de forma digital, tener el control de todos los artículos que hay en tu tienda puede convertirse en un auténtico caos. Y no es un asunto de poca importancia, porque las existencias son un activo de tu empresa y las puedas convertir en ingresos y beneficios según las ventas que realices.

Para mantener tu inventario actualizado, nosotros te recomendamos que utilices un software de gestión empresarial que te permita tener un TPV integrado en tu software ERP, de manera que cada vez que se produzca una compra, las existencias se actualicen de forma automática.

Formas de gestionar el inventario

Las empresas de mayor o menor tamaño siguen diferentes estrategias para la gestión del inventario. Afortunadamente ya hay mucha concienciación sobre la importancia de digitalizar la gestión de inventario, pero aún así hay todavía muchas empresas que continúan realizando procesos manuales por diversos motivos.

Éstas son las formas en las que actualmente las empresas gestionan su inventario:

Gestión manual

Utilizas un programa como el Access o el Excel para actualizar manualmente las existencias según las ventas que has logrado. Quizás lo hagas una vez al mes o a la semana. Por regla general, los pequeños negocios que no realizan demasiadas operaciones de venta al mes, suelen utilizar este sistema.

Pero también puede pasar en muchas empresas B2B, ya que quizás haces unas pocas operaciones al mes, donde vendes tu producción a unos clientes con los que trabajas habitualmente. Quizás también te devuelven productos, por lo que debes gestionar la logística y actualizar las existencias en tu inventario.

Desventaja: El problema de la gestión manual es que te obliga a anotar los cambios o variaciones en tu inventario de manera manual. Eso quiere decir que debes realizar los cálculos manualmente y que no estás trabajando con un inventario en tiempo real.

Gestión con software de inventario, pero sin integración con TPV

Quizás estás trabajando con un software de gestión de almacén con el que realizas el inventario, por lo que no utilizas programas de ofimática. Puede que estés de hecho trabajando con un programa de gestión en la nube, lo que permite que no tengas que tener instalada la herramienta en tus propios sistemas y puedas disponer de un extra de seguridad.

Sin embargo, no todo el mundo que trabaja con un programa de gestión de almacén tiene su inventario permanentemente actualizado. Puede haber muchas ventas que se procesan de forma manual, ya que no cuentas con un TPV, con lo que al final tienes que actualizar las existencias en tu programa manualmente.

Desventaja: Debes tener este punto muy claro: un software ERP que no incluya un TPV no te está ahorrando tiempo. Tendrías el mismo problema que si gestionas el inventario en Access o Excel, o cualquier programa de gestión de inventario que tengas instalado en tu ordenador y que no esté conectado con tu TPV.

Gestión de inventario con ERP, con almacén y TPV integrados

Hay una tercera posibilidad, que te permite gestionar tu inventario de manera mucho más eficiente. Y lo que es más importante, te permite mantener tu inventario actualizado en tiempo real, ya que podrías gestionar todas las ventajas con tu software TPV, que estaría integrado con tu software ERP, de manera que todas las existencias se actualizarían automáticamente.

Si produces nuevas unidades, puedes añadirlas a tu ERP y tu inventario se actualizaría automáticamente. Si compras a proveedores, como es el caso de muchos comercios, sólo tendrías que dar de alta los nuevos productos en tu software ERP para que el inventario esté actualizado.

Por otra parte, cada vez que se produzcan ventas, las existencias se actualizarán de forma automática y podrás trabajar así de manera más eficiente. No tendrías que perder el tiempo en tareas administrativas como mantener el inventario actualizado cada vez que se registren ventas, ya que todo esto se haría de manera automática.

¿Por qué tu inventario no está actualizado aunque trabajas con un ERP?

Hay una posibilidad de que tu inventario no esté actualizado de forma automática, aunque trabajes con un ERP. Es el caso de muchas empresas que se han lanzado a vender online, y disponen de su propia tienda en Prestashop o WordPress con WooCommerce, pero están experimentando grandes ineficiencias, así como problemas con la confiabilidad del inventario. El motivo es que no todas las ventas que se realizan en tu tienda se hacen a través del sistema TPV que tienes instalado en tu comercio físico.

Los clientes que compran online están utilizando un TPV virtual para realizar el pago, por lo que dichas ventas no se registran en tu software ERP… a menos que trabajes con un ERP que te permita asegurar la integración con tu tienda online. En ese caso, ya no tendrías que actualizar manualmente las variaciones de existencias en el inventario como resultado de las ventas que se realicen en tu eCommerce.

La solución de software de gestión myGESTIÓN es la herramienta ideal para que puedas integrar tu tienda online con tu ERP. Además, dispones de un sistema TPV mostrador integrado en tu software de gestión para que puedas procesar todas las ventas y compras desde el mismo programa, de manera que puedas mantener tu inventario siempre actualizado.


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